Apabila jawatankuasa tidak sepakat tentang keutamaan
Jawatankuasa sudah bermesyuarat dua kali, dan setiap kali berakhir dengan dua kumpulan yang sama tanpa keputusan.
Jawapan ringkas
Berhenti membahaskan pendirian dan tulis keputusan dalam satu ayat, siapa yang berkuasa membuatnya, dan tarikh ia mesti dibuat. Perselisihan sering berterusan kerana tiada siapa menyatakan siapa yang memutuskan.
Kemudian bandingkan pilihan, termasuk versi acara yang lebih kecil atau lebih lewat, mengikut beberapa kriteria yang dipersetujui, dan biarkan individu atau badan yang berkuasa memilih.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Senaraikan fakta yang diterima kedua-dua kumpulan, kemudian perkara yang mereka berbeza. Perbezaan biasanya lebih sedikit daripada yang disangka.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Dua keutamaan yang diperjuangkan, ditulis secara neutral | Sama ada kumpulan berbeza tentang matlamat atau hanya kaedah | Pengerusi jawatankuasa |
| Tarikh keputusan diperlukan, dan sebabnya | Tarikh akhir pembekal atau pendaftaran yang bergantung padanya | Ketua urus setia |
| Terma rujukan jawatankuasa dan peraturan undian | Cara dokumen tadbir urus menyelesaikan kebuntuan | Setiausaha kehormat; penasihat undang-undang jika tidak jelas |
| Bajet dan masa tersedia bagi setiap pilihan | Kos dan apa yang disingkirkan oleh setiap pilihan | Bendahari; penanggungjawab program |
Siapa yang berhak memutuskan
Dokumen tadbir urus persatuan atau organisasi menentukan siapa yang memecahkan kebuntuan: pengerusi, undian, lembaga atau majlis. Bacalah sebelum mesyuarat seterusnya. Jika ia senyap atau tidak jelas, tanya setiausaha kehormat atau penasihat undang-undang.
Ketua projek boleh menyusun pilihan dan mengendalikan sesi, tetapi kebuntuan tentang kuasa bukan untuk mereka selesaikan.
- Siapa memutuskan kebuntuan: ditetapkan oleh dokumen tadbir urus; sahkan dengan setiausaha kehormat.
- Siapa menetapkan tarikh keputusan: pengerusi, disokong tarikh akhir pembekal.
- Siapa menyimpan helaian pilihan: ketua urus setia atau fasilitator neutral yang dipersetujui.
- Siapa boleh merujuk isu ke peringkat lebih tinggi: pengerusi, kepada lembaga atau majlis.
Pilihan yang realistik, termasuk berhenti atau mengecilkan skala
Jangan hadkan pilihan kepada kehendak satu kumpulan sahaja. Perintis, acara yang lebih kecil atau penangguhan mungkin lebih sesuai untuk semua.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Pengerusi memutuskan | Pengerusi memilih selepas pusingan pandangan ringkas dan berstruktur, jika dokumen tadbir urus membenarkan. | Pantas, tetapi satu kumpulan mungkin berasa tidak didengari. |
| Susun mengikut kriteria | Setujui tiga kriteria seperti nilai kepada ahli, kos dan beban kerja, beri skor setiap pilihan, dan bincangkan jurang. | Lebih jelas, tetapi perlu persetujuan tentang kriteria dahulu. |
| Gabung pada skala yang lebih kecil | Kekalkan kedua-dua keutamaan dalam bentuk yang dikurangkan, contohnya satu sesi setiap satu. | Tiada kumpulan mendapat segalanya; skop dan kos perlu disemak semula. |
| Tangguhkan keputusan atau acara | Tetapkan tarikh tegas untuk keputusan, atau pindahkan acara. | Tenang, tetapi tempahan dan kos pembekal mungkin berterusan. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Hantar helaian pilihan satu muka surat kepada jawatankuasa sebelum mesyuarat, dengan keputusan, kuasa dan tarikh di bahagian atas. Selepas keputusan, hantar rekod ringkas apa yang diputuskan dan sebabnya.
Pembekal dan peserta berdaftar tidak perlu diberitahu sehingga ada keputusan yang mengubah mereka. Elakkan mengedarkan perselisihan di luar jawatankuasa.
- Sebelum mesyuarat: keputusan yang diperlukan ialah [keputusan]. Ia akan dibuat oleh [badan atau jawatan] pada [tarikh], menggunakan [kriteria]. Sila baca helaian pilihan dan hantar pembetulan menjelang [tarikh].
- Selepas mesyuarat: jawatankuasa memutuskan [keputusan] pada [tarikh]. Sebab: [dua atau tiga]. Tindakan: [penanggungjawab dan tarikh bagi setiap satu].
- Kepada pembekal, hanya jika terjejas: penganjur telah mengesahkan [elemen]. Perubahan lanjut akan dimaklumkan menjelang [tarikh].
Susulan dan mengelak berulang
- Rekodkan keputusan, sebab dan siapa yang membuatnya dalam log keputusan.
- Jalankan diagnostik kesediaan untuk melihat keputusan lain yang masih terbuka.
- Setujui peraturan kebuntuan untuk masa depan, ditulis dalam terma rujukan.
- Semak dalam empat hingga enam minggu sama ada keputusan itu bertahan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah jawatankuasa rekaan berpecah antara rangkaian dan kandungan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Kesihatan Awam mempunyai jawatankuasa persidangan seramai sembilan orang. Empat mahu program rangkaian lebih panjang. Empat mahu lebih banyak kandungan gaya klinikal. Seorang belum membuat keputusan.
Ketua urus setia menulis keputusan di bahagian atas satu halaman: format separuh hari kedua, diputuskan oleh pengerusi selepas satu lagi mesyuarat, tidak lewat tiga minggu sebelum pendaftaran pembekal dibuka. Jawatankuasa bersetuju pada tiga kriteria: nilai kepada ahli, kos dan beban kerja. Selepas pemarkahan, mereka memilih versi yang lebih kecil bagi kedua-duanya: satu sesi rangkaian dilanjutkan dan dua sesi kandungan.
Gunakan sendiri
Helaian keputusan jawatankuasa
Salin ke dokumen dan edarkan sebelum mesyuarat seterusnya.
- Keputusan yang diperlukan, dalam satu ayat:
- Siapa berkuasa (dan di mana ia ditulis):
- Tarikh keputusan dan apa yang bergantung padanya:
- Fakta yang diterima kedua-dua pihak:
- Perkara yang masih dipertikaikan:
- Kriteria yang dipersetujui (sehingga tiga):
- Pilihan, setiap satu dengan kos, masa dan beban kerja:
- Skor atau catatan bagi setiap kriteria:
- Keputusan, oleh siapa, pada tarikh apa:
- Tindakan dengan penanggungjawab dan tarikh; catatan log telah dibuat (ya/tidak):
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dokumen tadbir urus jelas dan pengerusi sanggup memutuskan.
- Perselisihan tentang kaedah, bukan tujuan acara.
- Masih ada masa sebelum sebarang tarikh akhir pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa sudah bermesyuarat beberapa kali tanpa kemajuan dan tarikh akhir hampir.
- Kuasa tidak jelas atau dipertikaikan.
- Anda memerlukan orang neutral untuk menyusun pilihan dan mengendalikan sesi.
Mahu bantuan menyusun keputusan?
Jika jawatankuasa anda memerlukan orang neutral untuk menyusun pilihan, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: menyusun pilihan, kelebihan dan kekurangan serta tarikh keputusan dalam format neutral, serta menyenaraikan keputusan yang belum selesai dengan cadangan penanggungjawab. Ketua projek persidangan juga boleh mengendalikan mesyuarat keputusan jika skop itu dipersetujui. Jawatankuasa dan dokumen tadbir urusnya tetap memutuskan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana jika pengerusi ialah salah satu kumpulan?
Semak dokumen tadbir urus tentang siapa yang boleh memutuskan dalam kes itu, contohnya lembaga atau undian. Tanya setiausaha kehormat dan jangan meneka.
Bolehkah orang luar memutuskan untuk jawatankuasa?
Tidak. Fasilitator boleh menyusun pilihan dan mengendalikan sesi, tetapi keputusan dibuat oleh mereka yang berkuasa.
Patutkah kami menangguhkan acara untuk memberi masa?
Hanya jika tarikh yang lebih lewat realistik dengan venue dan pembekal. Bandingkan dengan pilihan lain dari segi kos dan usaha sebelum memutuskan.
Bagaimana mengelak kebuntuan yang sama pada masa akan datang?
Tulis peraturan kebuntuan dalam terma rujukan dan setujui kriteria bagi pilihan program pada mesyuarat pertama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.