Apabila taklimat berubah selepas pembekal dilantik
Majlis meminta sesuatu yang baharu, sedangkan venue dan pembekal AV sudah bekerja mengikut taklimat lama.
Jawapan ringkas
Anggap permintaan baharu itu sebagai perubahan, bukan pembetulan. Catat apa yang diberitahu kepada pembekal, apa yang kini dimahukan majlis dan siapa yang boleh meluluskan perbezaannya sebelum membalas mana-mana pihak.
Kemudian bandingkan dua atau tiga pilihan, termasuk mengekalkan taklimat asal, dan biarkan orang yang sesuai untuk meluluskan membuat pilihan.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Mulakan dengan memisahkan apa yang boleh ditunjukkan secara bertulis daripada apa yang diandaikan. Lajur kanan menunjukkan siapa untuk ditanya.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Taklimat yang menjadi asas sebut harga pembekal, dan tarikhnya | Sama ada kontrak pembekal membenarkan perubahan skop, dan atas syarat apa | Penandatangan kontrak; penasihat undang-undang untuk syarat |
| Apa yang kini dimahukan majlis, dengan ayat mereka sendiri | Sama ada ahli majlis bersetuju sesama mereka tentang skop baharu | Pengerusi majlis |
| Deposit yang dibayar dan tarikh bayaran | Sama ada venue mempunyai bilik lain yang kosong pada tarikh sama | Bendahari; wakil venue |
| Bajet yang diluluskan dan ruang lebihan yang dinyatakan | Sama ada perbelanjaan tambahan akan diluluskan, dan oleh siapa | Bendahari atau jawatankuasa kewangan |
Siapa yang berhak memutuskan
Tiga orang yang berbeza biasanya memegang tiga keputusan yang berbeza. Majlis atau pengerusinya memutuskan sama ada program berubah. Bendahari atau jawatankuasa kewangan memutuskan sama ada bajet diubah. Ketua urus setia memutuskan cara kerja dilaksanakan.
Sama ada pembekal boleh menolak, menetapkan semula harga atau menamatkan kontrak selepas perubahan ialah persoalan kontrak. Bawa kepada penandatangan kontrak atau penasihat undang-undang. Ketua projek boleh menyediakan soalan, tetapi tidak menjawabnya.
- Skop program: majlis atau pengerusi, disahkan secara bertulis.
- Perubahan bajet: bendahari atau jawatankuasa kewangan.
- Syarat pembekal: penandatangan kontrak, dengan nasihat undang-undang jika perlu.
- Penyelarasan harian: ketua urus setia atau ketua sementara yang dinamakan.
Pilihan yang realistik
Menyusun pilihan bersama menjelaskan kos dan manfaat setiap satu. Masukkan juga pilihan menghentikan perubahan itu.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Kekalkan taklimat asal | Balas kepada majlis dengan kos dan masa tambahan yang akan timbul, dan kekalkan pelan yang ditempah. | Majlis mungkin kecewa; tiada perbincangan baharu dengan pembekal. |
| Terima perubahan sepenuhnya | Kemukakan permintaan perubahan bertulis, minta sebut harga semula dan dapatkan kelulusan bajet dahulu. | Kos dan masa mungkin meningkat; venue atau AV mungkin tidak dapat menampung. |
| Terima sebahagian perubahan | Tambah satu elemen, contohnya satu sesi tambahan, dan tangguhkan selebihnya ke tahun depan. | Perubahan kos lebih kecil; sebahagian ahli masih belum dipenuhi. |
| Tangguhkan keputusan | Tetapkan tarikh membuat keputusan, maklumkan pembekal bahawa taklimat sedang disemak, dan elak komitmen baharu. | Lebih tenang, tetapi tempahan dan tarikh akhir pembekal terus berjalan. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Beritahu majlis dahulu dengan pilihan, bukan cadangan yang dipersembahkan seolah-olah keputusan. Beritahu pembekal hanya selepas orang yang meluluskan membuat pilihan, supaya mereka tidak membuat sebut harga atas permintaan yang mungkin ditarik balik.
Mesej ringkas kepada pembekal boleh seperti draf di bawah. Sesuaikan fakta dengan kes anda.
- Kepada majlis: kami menerima permintaan untuk [perubahan]. Pembekal dilantik berdasarkan taklimat bertarikh [tarikh]. Pilihannya [A, B, C] dengan kesan yang disenaraikan. Sila sahkan siapa meluluskan dan bila.
- Kepada pembekal: penganjur sedang mempertimbangkan perubahan pada [elemen]. Tiada perubahan disahkan. Sila beritahu maklumat yang diperlukan untuk menilainya dan bila anda boleh membalas.
- Kepada peserta berdaftar, jika program awam terjejas: kami akan mengesahkan program menjelang [tarikh].
Susulan dan mengelak berulang
- Rekodkan taklimat asal, permintaan dan keputusan dalam log keputusan.
- Gunakan pembina permintaan perubahan untuk merekodkan skop, kesan kos dan masa, dan biarkan ruang kelulusan kosong sehingga orang yang meluluskan menandatangani.
- Bandingkan pelan asal dan pelan yang disemak dalam pembanding kesan perubahan.
- Minta pembekal membuat sebut harga skop yang disemak atas syarat yang sama, dan bandingkan dengan penormal sebut harga pembekal.
- Tambah peraturan pada taklimat seterusnya: perubahan selepas pelantikan memerlukan permintaan bertulis dan orang yang dinamakan untuk meluluskan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah majlis rekaan menambah sesi pecahan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Penganalisis Perolehan Malaysia menempah dewan hotel dan pembekal AV untuk persidangan sehari satu bilik bagi kira-kira 300 peserta. Enam minggu kemudian majlis meminta dua bilik sesi pecahan.
Ketua urus setia merekodkan apa yang dinyatakan dalam sebut harga setiap pembekal. Beliau bertanya kepada venue sama ada bilik kedua wujud pada tarikh itu, dan bertanya kepada pembekal AV apa yang diperlukan untuk menilai perubahan. Beliau menghantar tiga pilihan kepada majlis dengan kesan kos dan masa, dan meminta bendahari menyatakan sama ada bajet tambahan ada. Majlis memilih perubahan separa: satu sesi pecahan, tertakluk kepada jawapan venue.
Gunakan sendiri
Helaian keputusan perubahan taklimat
Salin ke dokumen dan lengkapkan sebelum membalas majlis atau pembekal.
- Taklimat asal (tarikh dan versi):
- Perubahan yang diminta, oleh siapa, pada tarikh apa:
- Pembekal dan venue yang sudah bekerja mengikut taklimat asal:
- Syarat kontrak tentang perubahan, seperti yang disahkan oleh penandatangan atau penasihat undang-undang:
- Pilihan yang dipertimbangkan, termasuk mengekalkan yang asal:
- Kesan setiap pilihan pada kos, masa dan beban kerja:
- Orang yang meluluskan bajet dan keputusan:
- Orang yang meluluskan program dan keputusan:
- Mesej untuk dihantar, siapa menghantar, bila:
- Catatan yang ditambah dalam log keputusan (ya/tidak):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Perubahan kecil dan pembekal mengesahkan secara bertulis bahawa ia muat.
- Seorang individu boleh mengurus keputusan dan majlis bersetuju tentang siapa meluluskan.
- Kontrak mudah dan tiada siapa mempertikaikan apa yang dipersetujui.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Perubahan menyentuh venue, AV dan pendaftaran serentak dan tiada siapa memegang gambaran penuh.
- Majlis dan bendahari tidak sepakat sama ada perubahan berbaloi dengan kosnya.
- Anda memerlukan tenaga tambahan untuk menyediakan pilihan dan soalan pembekal dengan segera.
Mahu semakan terhad bagi taklimat yang berubah?
Jika perubahan ini menyentuh venue, AV dan pendaftaran serentak, kongsi taklimat asal dan perubahan yang diminta. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: menyemak taklimat asal, perubahan yang diminta dan soalan pembekal yang belum selesai, kemudian memberi urus setia anda senarai keputusan mengikut keutamaan dan siapa patut mengambil setiap satu. Perkara kontrak dan undang-undang diputuskan oleh penandatangan atau penasihat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami beritahu pembekal tentang permintaan itu serta-merta?
Beritahu bahawa perubahan sedang dipertimbangkan, bukan bahawa ia dipersetujui. Tanya apa yang mereka perlukan untuk menilainya. Tangguhkan permintaan rasmi sehingga orang yang meluluskan membuat pilihan.
Siapa memutuskan sama ada kos tambahan berbaloi?
Bendahari atau jawatankuasa kewangan memutuskan tentang bajet. Majlis memutuskan sama ada perubahan program cukup penting untuk dimohon. Pisahkan kedua-dua keputusan itu.
Bolehkah kami menolak perubahan itu?
Boleh, jika orang yang sesuai untuk meluluskan bersetuju. Terangkan kos dan masa yang akan bertambah, dan tawarkan untuk menimbangnya semula pada edisi seterusnya.
Adakah ia perkara undang-undang jika pembekal membantah?
Mungkin. Syarat kontrak anda perlu dibaca oleh penandatangan atau penasihat undang-undang. Sediakan fakta dan soalan, kemudian serahkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.