Apabila sebut harga pembekal tidak boleh dibandingkan
Tiga sebut harga ada di atas meja, dan tiada dua yang menerangkan perkara yang sama.
Jawapan ringkas
Jangan pilih yang paling murah atau paling dikenali. Mula-mula letakkan setiap sebut harga pada asas yang sama: skop yang sama, kuantiti yang sama, pengecualian yang disenaraikan, tarikh yang sama.
Jika sesuatu tiada, tandakan sebagai tidak diketahui dan tanya pembekal. Jangan anggap baris yang tiada sebagai percuma.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Senaraikan apa yang dinyatakan setiap sebut harga, dalam katanya sendiri, kemudian apa yang tidak dinyatakan. Jurang ialah maklumat.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Apa yang termasuk dalam setiap sebut harga, baris demi baris | Item yang dimasukkan satu pembekal dan ditinggalkan yang lain | Setiap pembekal, ditanya secara bertulis |
| Taklimat atau spesifikasi yang diberikan kepada setiap pembekal | Sama ada ketiga-tiganya menerima taklimat yang sama | Ketua urus setia; e-mel dihantar |
| Cukai, caj perkhidmatan dan tarikh sah laku yang dinyatakan | Sama ada harga termasuk atau tidak cukai dan caj perkhidmatan | Setiap pembekal |
| Baris bajet yang mesti dipenuhi sebut harga | Sama ada bajet termasuk cukai | Bendahari |
Siapa yang berhak memutuskan
Jawatankuasa atau penanggungjawab perolehan memutuskan siapa yang dilantik, mengikut peraturan perolehan organisasi. Kewangan mengesahkan bajet. Penanggungjawab program mengesahkan keperluan.
Sebarang soalan tentang sama ada sebut harga mengikat, atau maksud sesuatu terma, dibawa kepada penandatangan atau penasihat undang-undang. Ketua projek boleh membandingkan dan menyediakan soalan, tetapi pilihan dan sebarang kontrak ialah milik anda.
- Keperluan dan spesifikasi: penanggungjawab program.
- Bajet: bendahari atau jawatankuasa kewangan.
- Pelantikan: jawatankuasa atau penanggungjawab perolehan, mengikut peraturan anda sendiri.
- Terma kontrak: penandatangan atau penasihat undang-undang.
Pilihan yang realistik
Kelewatan untuk sebut harga semula bukan kegagalan. Pilih pilihan yang memberi maklumat setanding pada kadar yang dibenarkan program.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Seragamkan dan bandingkan | Masukkan semua baris dalam satu carta, tandakan yang tidak diketahui, dan bandingkan secara setara. | Pantas; item tidak diketahui kekal sehingga pembekal menjawab. |
| Minta semua pembekal sebut harga semula atas satu spesifikasi | Keluarkan satu taklimat bertulis dan templat sepunya. | Lebih perlahan; perbandingan paling adil. |
| Senarai pendek dua dan jelaskan | Gugurkan yang paling kurang sesuai dan minta dua yang tinggal menjelaskan pengecualian. | Lebih pantas; risiko kehilangan pilihan baik terlalu awal. |
| Hentikan sementara pelantikan | Tetapkan tarikh keputusan dan tunggu jawapan. | Lebih tenang; semak sama ada tarikh dan tempahan venue boleh menunggu. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Hantar soalan penjelasan yang sama kepada setiap pembekal, dengan ayat yang sama, dan tarikh balasan yang sama. Simpan balasan secara bertulis. Beritahu pembekal bahawa belum ada keputusan dan apa tarikh keputusannya.
Beritahu jawatankuasa item mana yang tidak diketahui dan apa yang akan berubah. Jangan kemukakan cadangan pilihan sehingga carta lengkap.
- Kepada setiap pembekal: untuk membandingkan sebut harga atas asas yang sama, sila sahkan secara bertulis: (1) apa yang termasuk bagi [item]; (2) apa yang dikecualikan; (3) sama ada harga termasuk cukai dan caj perkhidmatan; (4) tempoh sah laku sebut harga. Sila balas menjelang [tarikh].
- Kepada jawatankuasa: tiga sebut harga diterima. Carta perbandingan menunjukkan [bilangan] item masih tidak diketahui. Kami menjangka melengkapkan perbandingan menjelang [tarikh] dan mencadangkan [proses].
- Kepada pembekal yang tidak dipilih, selepas keputusan: terima kasih atas sebut harga anda. Kami telah memilih [pendekatan lain / pembekal lain] untuk acara ini.
Susulan dan mengelak berulang
- Masukkan setiap sebut harga ke dalam penormal sebut harga pembekal supaya item yang tiada ditandakan dan bukan diberi harga sifar.
- Rekodkan pilihan dan sebab dalam log keputusan.
- Jika spesifikasi berubah semasa membandingkan, kemukakan melalui permintaan perubahan.
- Simpan satu templat permintaan piawai untuk sebut harga akan datang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perbandingan sebut harga audio visual rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pentadbir Perubatan menerima tiga sebut harga AV untuk persidangan sehari. Satu termasuk dua projektor dan juruteknik sepanjang hari. Satu menyenaraikan peralatan sahaja. Satu menyenaraikan harga yang lebih rendah tetapi menyatakan bekalan elektrik untuk katering dan penggantungan sebagai tambahan.
Ketua urus setia membina carta dengan setiap baris dan menandakan yang tidak diketahui: jam juruteknik, penggantungan, cukai. Beliau menghantar soalan yang sama kepada ketiga-tiganya. Dua membalas dalam seminggu dan satu meminta panggilan. Jawatankuasa membandingkan secara setara dan memutuskan meminta pembekal peralatan sahaja membuat sebut harga semula dengan juruteknik sebelum memilih.
Gunakan sendiri
Carta perbandingan sebut harga
Salin ke hamparan. Isi satu baris bagi setiap item dan satu lajur bagi setiap pembekal. Tulis Tidak diketahui, bukan sifar, jika sebut harga senyap.
- Item atau perkhidmatan yang diperlukan (satu setiap baris):
- Pembekal A: termasuk (ya/tidak/tidak diketahui), kuantiti, harga:
- Pembekal B: termasuk (ya/tidak/tidak diketahui), kuantiti, harga:
- Pembekal C: termasuk (ya/tidak/tidak diketahui), kuantiti, harga:
- Cukai dan caj perkhidmatan yang dinyatakan (termasuk/tidak/tidak diketahui):
- Tarikh sah laku setiap sebut harga:
- Pengecualian yang disenaraikan oleh setiap pembekal:
- Soalan yang dihantar, tarikh, balasan yang diterima:
- Jumlah selepas yang tidak diketahui diselesaikan:
- Keputusan, oleh siapa, tarikh; catatan log telah dibuat (ya/tidak):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Skop mudah dan sebut harga berbeza hanya pada beberapa baris yang jelas.
- Seorang individu boleh mengendalikan soalan dan menyimpan carta.
- Tarikh keputusan memberi masa untuk penjelasan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Sebut harga berbeza dalam skop, layanan cukai dan pengecualian, dan jawatankuasa mahu cadangan.
- Spesifikasi itu sendiri tidak jelas.
- Anda memerlukan carta bebas dan soalan penjelasan dalam masa singkat.
Mahu perbandingan yang boleh dipercayai oleh jawatankuasa anda?
Jika sebut harga anda berbeza dalam skop dan pengecualian, kongsi spesifikasi dan sebut harga itu. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: menyemak spesifikasi, menyediakan carta setara, menyenaraikan soalan penjelasan bagi setiap pembekal dan menunjukkan keputusan yang tinggal. Pemilihan pembekal dan penandatanganan kontrak diputuskan oleh jawatankuasa dan penandatangan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami memilih sebut harga paling rendah?
Hanya selepas skop setanding. Harga rendah mungkin meninggalkan item yang dimasukkan oleh pembekal lain.
Bagaimana jika pembekal tidak mahu menjelaskan?
Rekodkan bahawa item itu tidak diketahui dan anggap sebagai risiko. Pertimbangkan sama ada hendak meneruskan dengan pembekal itu.
Bolehkah kami tunjukkan harga seorang pembekal kepada yang lain?
Elakkan. Kongsi spesifikasi dan soalan, bukan harga pembekal lain.
Berapa banyak sebut harga yang diperlukan?
Ikut peraturan perolehan anda sendiri. Jika tiada, setujui satu sebelum mengumpul sebut harga.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.