Apabila penceramah utama membatalkan penyertaan
Penceramah yang paling ramai peserta ingin dengar telah menarik diri, dan program sudah diterbitkan.
Jawapan ringkas
Semak apa yang sudah ada secara bertulis, kemudian putuskan tujuan sesi itu: topik, nama penceramah yang menarik peserta, atau pembukaan program. Pengganti hanya berkesan jika ia memenuhi tujuan yang sama.
Bandingkan pengganti, sesi yang dibentuk semula, mengalihkan slot dan mengekalkan program seperti sedia ada, dan biarkan penanggungjawab program memilih.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Berpegang pada fakta yang didokumenkan dan anggap apa yang dikatakan penceramah secara tidak rasmi sebagai belum disahkan sehingga ditulis.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Mesej penceramah, tarikhnya dan sebab yang diberikan | Sama ada penarikan diri muktamad, atau tarikh atau format boleh mengubahnya | Penceramah atau wakilnya |
| Perjanjian penceramah, taklimat dan sebarang janji | Apa yang dinyatakan oleh perjanjian tentang penarikan diri, perjalanan, yuran dan bahan | Penandatangan; penasihat undang-undang untuk terma |
| Cara penceramah dipromosikan dan di mana program diterbitkan | Peserta berdaftar mana yang berkata mereka mendaftar terutamanya untuk penceramah ini | Mesej pendaftaran; urus setia |
| Slot sesi, topik dan hadirin yang disasarkan | Siapa lagi yang boleh membincangkan topik, dan ketersediaan mereka | Penanggungjawab program; jawatankuasa |
Siapa yang berhak memutuskan
Penanggungjawab program atau pengerusi persidangan memutuskan apa yang sesi itu akan menjadi, dan siapa yang dijemput. Jawatankuasa memutuskan sama ada menukar bahan yang diterbitkan. Bahagian kewangan memutuskan tentang sebarang yuran atau kos perjalanan bagi pengganti.
Sama ada yuran, deposit atau perbelanjaan perlu dibayar selepas penarikan diri bergantung pada perjanjian penceramah dan ialah soalan untuk penandatangan atau penasihat undang-undang. Sebarang soalan privasi atau kebenaran tentang rakaman atau bahan dibawa kepada orang yang bertanggungjawab.
- Pengganti atau bentuk semula: penanggungjawab program atau pengerusi.
- Perubahan program diterbitkan: jawatankuasa.
- Yuran dan kos: bendahari.
- Terma perjanjian: penandatangan atau penasihat undang-undang.
Pilihan yang realistik
Pengganti bukan satu-satunya jawapan. Bandingkan setiap pilihan dengan tujuan sesi itu, dan pastikan pilihan untuk tidak mengubah apa-apa turut dipertimbangkan.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Jemput penceramah pengganti | Hubungi satu atau dua alternatif bagi topik yang sama, dengan taklimat bertulis. | Memerlukan jawapan ya atau tidak dengan pantas; tarikannya mungkin berbeza. |
| Bentuk semula sesi | Tukar slot kepada panel dimoderasi atau perbincangan ahli. | Mengekalkan topik; mengubah format dan jangkaan hadirin. |
| Alih slot | Gerakkan sesi lebih awal atau lewat, atau gabungkan dengan sesi lain. | Lebih sedikit perubahan pada bahan diterbitkan; terhad oleh program. |
| Kekalkan program, dengan notis yang jelas | Gantikan nama sahaja dan beritahu peserta dengan jelas. | Mudah; sebahagian peserta mungkin kecewa. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Beritahu jawatankuasa dahulu dengan pilihan. Hubungi bakal pengganti melalui telefon atau mesej dengan taklimat yang jelas dan tarikh balasan yang singkat. Kemas kini program yang diterbitkan hanya selepas pengganti disahkan secara bertulis.
Beritahu peserta dengan jelas, tidak lama selepas keputusan, apa yang berubah dan apa yang tidak. Tawarkan saluran soalan, tanpa menjanjikan bayaran balik atau terma kecuali organisasi telah memutuskannya.
- Kepada jawatankuasa: [penceramah] telah menarik diri daripada [slot] pada [tarikh], sebab seperti yang dinyatakan. Pilihannya [A, B, C]. Sila sahkan keputusan dan tarikh.
- Kepada bakal pengganti: kami mencari penceramah untuk [topik] pada [tarikh] bagi [hadirin]. Slotnya [minit]. Sila beritahu menjelang [tarikh] sama ada anda boleh dipertimbangkan.
- Kepada peserta berdaftar: [penceramah] tidak dapat menyertai kami. Sesi akan [perubahan]. Selebihnya program kekal. Soalan: [saluran].
Susulan dan mengelak berulang
- Gunakan penjana taklimat penceramah acara untuk merangka taklimat bagi pengganti atau moderator, dengan medan tidak diketahui dibiarkan terbuka.
- Rekodkan perubahan dan siapa meluluskan dalam log keputusan.
- Jalankan diagnostik kesediaan untuk menyemak kebergantungan sesi lain.
- Kemas kini program yang diterbitkan, bahan rakan atau penaja jika mereka dijanjikan sebutan, dan halaman penceramah serentak.
- Pada masa akan datang, namakan penceramah atau moderator simpanan bagi sesi utama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seorang penceramah utama rekaan menarik diri
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Juruukur Maritim mempunyai ucaptama pembukaan yang diterbitkan, dan kebanyakan 180 peserta berdaftarnya menyebutnya sebagai sebab hadir. Lima minggu sebelum acara, penceramah menulis bahawa beliau tidak lagi dapat bermusafir.
Ketua urus setia meminta pengesahan bertulis daripada penceramah dan menghantar perjanjian penceramah kepada penandatangan untuk dibaca. Penanggungjawab program memutuskan ucaptama itu bertujuan membuka hari dengan topik semasa, bukan kerana nama. Dua alternatif dihubungi dengan taklimat bertulis; satu menerima. Jawatankuasa meluluskan perubahan, dan peserta diberitahu dengan jelas dalam dua hari.
Gunakan sendiri
Helaian taklimat pengganti penceramah
Salin ke dokumen. Biarkan medan tidak diketahui terbuka dan jangan mereka nama, biodata atau yuran.
- Penarikan diri: tarikh, ayat tepat, sebab seperti yang dinyatakan:
- Rujukan perjanjian penceramah dan soalan dihantar kepada penandatangan (tarikh):
- Tujuan sesi (topik, tarikan, pembukaan, keseimbangan):
- Slot, tempoh, format dan hadirin:
- Calon pengganti dan tarikh keputusan:
- Taklimat untuk diberi kepada pengganti (topik, hadirin, masa, kebenaran, tarikh akhir teknikal):
- Yuran, perjalanan atau kos lain: belum diputuskan / diluluskan oleh:
- Bahan diterbitkan untuk dikemas kini:
- Mesej kepada peserta dan tarikh:
- Keputusan, oleh siapa, tarikh; catatan log telah dibuat (ya/tidak):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sesi itu sebahagian kecil program dan alternatif mudah dicari.
- Perjanjian jelas dan tiada siapa mempertikaikannya.
- Jawatankuasa boleh memutuskan dengan cepat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penceramah ialah sebab utama ramai orang mendaftar.
- Perjanjian tidak jelas tentang yuran atau perbelanjaan.
- Anda perlu menyediakan taklimat dan menghubungi calon dalam beberapa hari.
Mahu bantuan dengan proses penggantian?
Jika anda perlu menyediakan taklimat dan menghubungi calon dalam beberapa hari, kongsi program dan mesej penceramah. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: menyemak program, tujuan sesi dan keputusan terbuka, dan memberi jawatankuasa anda senarai tindakan mengikut keutamaan dengan penanggungjawab. Ketua projek persidangan kemudian boleh menyelaraskan tugas yang dipersetujui seperti merangka taklimat, menghubungi calon dan mengemas kini bahan diterbitkan. Terma perjanjian diputuskan oleh penandatangan atau penasihat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Mestikah kami mencari pengganti yang sama terkenal?
Tidak semestinya. Putuskan dahulu untuk apa sesi itu. Panel dimoderasi atau format lain mungkin lebih sesuai.
Adakah kami menawarkan bayaran balik kepada peserta?
Itu keputusan organisasi, dan bergantung pada apa yang dijanjikan dan terma pendaftaran. Tanya penandatangan atau penasihat sebelum berkata apa-apa.
Bolehkah kami masih menggunakan nama penceramah dalam promosi?
Buang nama itu selepas penarikan diri disahkan. Kemas kini semua bahan diterbitkan serentak.
Bagaimana jika penceramah menawarkan menyertai dalam talian?
Anggap sebagai pilihan lain dan minta persetujuan bertulis, termasuk perkara teknikal dan kebenaran.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.