Membahagikan kos dan tanggungjawab acara bersama dewan perniagaan
Acara bersama bermula dengan jabat tangan, kemudian invois pertama bertanya siapa menandatangani, membayar atau menanggung kerugian.
Jawapan ringkas
Pisahkan tiga keputusan: siapa bertanggungjawab atas setiap tugas, siapa membuat kontrak dan membayar setiap pembekal, dan bagaimana pendapatan serta sebarang lebihan atau kekurangan dikongsi. Tulis sebagai perjanjian satu muka surat, minta bendahari dan jawatankuasa setiap dewan perniagaan meluluskannya, dan lampirkan matriks tanggungjawab supaya setiap tugas mempunyai seorang penanggungjawab.
Cara cukai, perakaunan dan undang-undang dikendalikan bagi pendapatan dan kos bersama ialah soalan untuk akauntan, juruaudit atau peguam setiap dewan perniagaan. Penganjur menyenaraikannya dan merekodkan jawapan.
Mengapa pembahagian sama rata menimbulkan masalah
Pembahagian sama rata nampak adil, tetapi dewan perniagaan berbeza dari segi bilangan ahli, venue yang boleh ditawarkan, masa kakitangan dan tunai. Satu dewan mungkin menanggung risiko pembekal manakala yang lain membawa kebanyakan khalayak.
Pertikaian biasanya datang daripada penanggungjawab yang tidak jelas dan perubahan yang tidak dirancang, bukan daripada pembahagian itu sendiri.
Model pembahagian kos
| Model | Cara ia berfungsi | Sesuai untuk | Perkara untuk diawasi |
|---|---|---|---|
| Bahagian sama | Setiap dewan membayar bahagian kos yang sama dan menerima bahagian pendapatan yang sama. | Dewan perniagaan yang sama saiz dan sumbangan. | Usaha atau khalayak yang tidak sama boleh menimbulkan rasa tidak puas hati. |
| Berkadar dengan ahli atau perwakilan | Bahagian mengikut bilangan ahli setiap dewan atau perwakilan yang dibawa. | Dewan perniagaan yang saiznya sangat berbeza. | Memerlukan tarikh kiraan yang dipersetujui dan cara untuk mengesahkannya. |
| Mengikut sumbangan dalam bentuk barangan atau perkhidmatan | Venue, masa kakitangan dan penceramah dinilai dan ditolak daripada kos tunai. | Dewan perniagaan yang mempunyai venue atau kakitangan untuk ditawarkan. | Memerlukan kaedah penilaian yang dipersetujui, jika tidak pertikaian timbul. |
| Peneraju membayar, yang lain membayar balik | Satu dewan membuat kontrak dan membayar, kemudian mengeluarkan invois kepada yang lain mengikut jadual yang dipersetujui. | Acara dengan satu kontrak pembekal utama. | Peneraju menanggung aliran tunai dan risiko; tarikh invois mesti ditetapkan. |
Turutan keputusan
- Senaraikan setiap baris kos dan setiap baris pendapatan, seperti venue, katering, penceramah, percetakan, pendapatan pendaftaran dan sebarang pendapatan penajaan yang dipersetujui oleh dewan perniagaan untuk diterima.
- Namakan seorang penanggungjawab bagi setiap baris dan setiap pembekal.
- Putuskan dewan mana menandatangani setiap kontrak pembekal dan memegang deposit, dan nyatakan secara bertulis.
- Pilih model pembahagian, dan sepakati jadual pembayaran bagi sumbangan dewan perniagaan rakan kongsi.
- Putuskan siapa memegang pendapatan tiket dan pendaftaran, siapa mengeluarkan resit, dan bagaimana akaun dipadankan.
- Sepakati apa yang berlaku kepada lebihan atau kekurangan, dan apa yang berlaku jika acara ditangguh atau dibatalkan.
- Tetapkan peraturan perubahan: sebarang kos lebih daripada had yang dipersetujui, atau sebarang perubahan skop, memerlukan keputusan oleh orang yang dinamakan, direkodkan dalam log keputusan.
Soalan untuk pihak yang berkelayakan
- Kepada akauntan atau juruaudit setiap dewan perniagaan: bagaimana pendapatan dan kos bersama patut direkodkan, dan adakah mana-mana bahagian susunan itu menimbulkan soalan cukai atau pelaporan?
- Kepada peguam atau setiausaha setiap dewan perniagaan: adakah perlembagaan atau mana-mana peraturan memerlukan kelulusan jawatankuasa atau perjanjian bertandatangan bagi acara bersama atau dana yang dikongsi?
- Kepada venue dan pembekal: entiti mana dinamakan pada kontrak, siapa menerima invois, dan apakah terma pembatalan dan pembayaran?
- Kepada penanggung insurans atau broker anda: polisi dewan mana meliputi acara, dan adakah perlindungan tambahan diperlukan?
Tanggungjawab yang mudah terlepas pandang
- Siapa menjawab pertanyaan ahli dan perwakilan pada hari acara dan pada minggu sebelumnya.
- Siapa memegang akaun platform pendaftaran dan data yang dipegangnya.
- Siapa meluluskan jemputan penceramah dan program.
- Siapa mengesahkan pemadanan akaun akhir dan melapor kepada setiap jawatankuasa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Acara bersama rekaan dan pembahagian kos
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja. Jumlah ialah contoh, bukan cadangan.
Dua dewan perniagaan rekaan, Dewan Perniagaan Alpha dan Dewan Perniagaan Beta, merancang forum bersama sehari dengan jumlah kos ilustrasi RM 80,000 dan pendapatan pendaftaran dijangka RM 50,000.
Mereka memilih model sumbangan: Alpha menyediakan venue dan platform pendaftaran, Beta menyediakan pengurusan program dan penceramah. Kekurangan bersih RM 30,000 dibahagi 50:50 selepas venue dinilai sebagai sumbangan dalam bentuk barangan pada jumlah yang dipersetujui. Alpha menandatangani kontrak venue dan Beta menandatangani perjanjian penceramah.
Kedua-dua bendahari meluluskan perjanjian satu muka surat. Peraturan perubahan menetapkan bahawa sebarang kos tambahan lebih daripada RM 2,000 pada baris bajet memerlukan kedua-dua bendahari mengesahkan secara bertulis.
Gunakan sendiri
Helaian kos dan tanggungjawab acara bersama
Salin satu baris bagi setiap kos atau pendapatan. Lengkapkan bersama kedua-dua bendahari dan minta setiap jawatankuasa meluluskannya.
| Baris item | Penanggungjawab | Dewan yang membuat kontrak | Peraturan pembahagian | Tarikh pembayaran | Had perubahan | Soalan terbuka untuk akauntan atau peguam |
|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Perancang kapasiti kalendar acara berkala
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua dewan perniagaan yang sama saiz berkongsi satu venue dan satu pembekal utama.
- Bendahari bertemu secara tetap dan jawatankuasa sudah meluluskan susunan itu.
- Helaian bajet yang direkodkan dan log keputusan sudah cukup.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiga dewan perniagaan atau lebih dengan saiz ahli dan laluan kelulusan berbeza.
- Kos sentiasa berubah dan tiada siapa memegang bajet baris demi baris.
- Tanggungjawab bertindih dan pembekal menerima arahan daripada beberapa orang.
Perlukan seseorang untuk memegang bajet dan senarai tugas bersama?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan helaian kos dan tanggungjawab bersama kedua-dua bendahari, memberi taklimat kepada pembekal tentang siapa membuat kontrak dan siapa meluluskan, menjejak perubahan berbanding had yang dipersetujui dan melapor kepada setiap jawatankuasa. Pendapat perakaunan, cukai dan undang-undang tetap di tangan penasihat setiap dewan perniagaan, dan pembayaran tetap dibuat dewan perniagaan. Hantar senarai rakan kongsi dan tarikh anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah pembahagian sama rata paling adil?
Ia paling mudah. Jika dewan perniagaan berbeza saiz, khalayak atau sumbangan, model berkadar atau dalam bentuk barangan mungkin terasa lebih adil; sepakati sebelum kos ditanggung.
Siapa patut memegang wang?
Satu dewan atau akaun bersama yang diluluskan kedua-dua jawatankuasa. Sepakati siapa mengeluarkan resit dan siapa memadankan akaun.
Bagaimana jika acara mengalami kerugian?
Putuskan peraturan perkongsian sebelum acara, dan rekodkan siapa meluluskan sebarang perbelanjaan tambahan.
Adakah kami memerlukan perjanjian bertulis?
Ya, yang ringkas. Tanya peguam atau setiausaha setiap dewan sama ada peraturannya memerlukan bentuk atau kelulusan tertentu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.