Merancang forum perniagaan antara persatuan
Forum yang dikongsi beberapa persatuan mencapai lebih ramai ahli, dan setiap persatuan mempunyai jawatankuasa dan kalendar sendiri.
Jawapan ringkas
Sepakati empat perkara sebelum apa-apa diumumkan: persatuan mana mengetuai urusan harian, bagaimana jawatankuasa program dibentuk, bagaimana ahli setiap persatuan dilayan semasa pendaftaran, dan bagaimana percanggahan diselesaikan. Tulis semuanya pada satu muka surat dan minta jawatankuasa setiap persatuan meluluskannya.
Wang ialah keputusan berasingan. Selesaikan tujuan dan tadbir urus dahulu, kemudian gunakan halaman kos dan tanggungjawab untuk pembahagiannya.
Apa yang berubah apabila lebih daripada satu persatuan terlibat
Setiap persatuan bertanggungjawab kepada jawatankuasa dan ahli sendiri. Keputusan yang boleh dibuat satu urus setia dalam sehari mungkin memerlukan mesyuarat jawatankuasa di tempat lain, dan kalendar jawatankuasa jarang sepadan.
Forum antara persatuan juga bersaing dengan acara setiap persatuan sendiri, jadi tarikh perlu disemak berbanding kesemuanya.
Pilihan tadbir urus
| Keputusan | Pilihan | Kelebihan dan kekurangan |
|---|---|---|
| Persatuan peneraju | Satu persatuan mengetuai untuk setahun, atau kepimpinan bergilir mengikut edisi. | Peneraju tetap lebih pantas; giliran terasa lebih adil tetapi memerlukan serah tugas setiap kali. |
| Jawatankuasa program | Kerusi sama rata bagi setiap persatuan, atau kerusi mengikut saiz keahlian. | Kerusi sama rata mengelakkan pertikaian; kerusi mengikut saiz keahlian boleh mencerminkan saiz khalayak dengan lebih baik. |
| Pengerusi | Pengerusi bebas, atau pengerusi daripada persatuan peneraju. | Pengerusi bebas lebih mudah menyelesaikan kebuntuan tetapi perlu dicari dan diberi taklimat. |
| Akses ahli | Kadar sama untuk semua persatuan ahli, atau kadar ahli mengikut persatuan. | Satu kadar mudah; kadar berasingan boleh mewujudkan masalah perbandingan. |
| Akses bukan ahli | Terbuka kepada semua, jemputan sahaja, atau melalui penaja ahli. | Akses terbuka meluaskan capaian; jemputan sahaja melindungi identiti forum. |
Turutan penyediaan
- Adakan mesyuarat ringkas urus setia dan sepakati tujuan forum, khalayak dan satu ukuran kejayaan.
- Rangka halaman tadbir urus yang merangkumi pilihan di atas dan hantar kepada jawatankuasa setiap persatuan untuk kelulusan.
- Semak tarikh berbanding kalendar acara, mesyuarat jawatankuasa dan tempoh cuti setiap persatuan. Perancang kalendar bersama boleh menunjukkan pertindihan antara acara serentak.
- Sepakati imbangan program: topik dan slot penceramah mencerminkan ahli setiap persatuan, dengan satu peraturan untuk memutuskan kebuntuan.
- Sepakati komunikasi: siapa menghantar jemputan, senarai siapa digunakan, dan bagaimana logo serta nama setiap persatuan dipaparkan.
- Sepakati bagaimana data pendaftaran dipegang dan dikongsi, dan minta penasihat perlindungan data mengesahkan ayatnya.
- Tetapkan panggilan dua mingguan urus setia dan log keputusan, dan rekodkan siapa meluluskan setiap perubahan.
Soalan untuk diselesaikan secara bertulis
- Jawatankuasa mana meluluskan program akhir, dan adakah ia memerlukan kelulusan setiap persatuan atau peneraju sahaja?
- Jika satu persatuan menarik diri selepas tarikh diumumkan, apa yang berlaku kepada acara dan komitmen yang telah dibuat?
- Siapa memegang nama forum, senarai mel dan bahan selepas acara jika perkongsian berakhir?
- Bagaimana acara sendiri setiap persatuan diletakkan supaya forum tidak bersaing dengannya?
Selepas forum
Adakan semakan bersama ringkas dengan wakil jawatankuasa setiap persatuan, dan putuskan sama ada mengulang, menggilirkan peneraju atau menukar rakan.
Kemas kini halaman tadbir urus sebagai dokumen kerja untuk edisi seterusnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum rekaan tiga persatuan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Tiga badan rekaan, Persatuan Pengilang Contoh, Persatuan Logistik Contoh dan Dewan Usahawan Kecil Contoh, merancang forum sehari untuk kira-kira 250 perwakilan tentang rantaian bekalan serantau.
Urus setia pengilang mengetuai edisi pertama dan kepimpinan bergilir selepas itu. Jawatankuasa program mempunyai dua kerusi bagi setiap badan dan seorang pengerusi bebas. Semua ahli membayar kadar yang sama. Jawatankuasa setiap badan meluluskan nota tadbir urus satu muka surat sebelum tarikh diumumkan.
Apabila semakan kalendar menunjukkan badan logistik sudah mengadakan majlis makan malam tahunan dalam dua minggu yang sama, urus setia menganjakkan forum tiga minggu dan merekodkan keputusan itu.
Gunakan sendiri
Helaian tadbir urus forum antara persatuan
Salin satu baris bagi setiap keputusan. Minta jawatankuasa setiap persatuan meluluskan helaian yang lengkap sebelum pengumuman.
| Keputusan | Pendekatan dipersetujui | Jawatankuasa yang meluluskan bagi setiap persatuan | Tarikh diluluskan | Penanggungjawab tindakan susulan | Pertindihan kalendar disemak | Soalan terbuka |
|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Perancang kapasiti kalendar acara berkala
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua persatuan yang pernah bekerjasama dan mempunyai jadual jawatankuasa yang serupa.
- Satu urus setia boleh mengetuai dan yang lain menerima kalendarnya.
- Pertikaian program dan penjenamaan tidak mungkin berlaku.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiga badan atau lebih, masing-masing dengan kalendar jawatankuasa dan asas ahli berbeza.
- Tarikh terus berubah kerana pertindihan dengan acara setiap badan.
- Tiada urus setia mempunyai tenaga untuk mengejar kelulusan daripada semua jawatankuasa.
Perlukan seseorang untuk memegang garis masa bersama?
Ketua projek persidangan boleh merangka helaian tadbir urus bersama urus setia, menyemak tarikh berbanding kalendar setiap badan, mengendalikan panggilan dua mingguan, menjejak kelulusan jawatankuasa dan menyimpan log keputusan. Setiap persatuan tetap membuat keputusan jawatankuasanya sendiri dan memegang data ahlinya. Hantar senarai persatuan dan tarikh sasaran anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak persatuan boleh berkongsi satu forum?
Tiada had tetap, tetapi setiap badan tambahan menambah kalendar jawatankuasa dan laluan kelulusan. Penyelaras khusus biasanya membantu apabila terdapat tiga badan atau lebih.
Patutkah persatuan peneraju bergilir?
Giliran terasa adil tetapi memerlukan serah tugas setiap edisi. Peneraju tetap untuk tempoh tertentu dengan semakan pada akhirnya ialah pilihan lain.
Siapa memegang senarai perwakilan?
Sepakati secara bertulis sebelum pendaftaran dibuka dan semak teks persetujuan dengan penasihat perlindungan data.
Bagaimana jika persatuan bersaing untuk ahli yang sama?
Nyatakan khalayak forum dan peraturan promosi dalam nota tadbir urus, dan kekalkan acara sendiri setiap persatuan di luar forum.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.