Semak sama ada pasukan mampu mengurus acara sepanjang tahun
Urus setia anda mengendalikan beberapa acara setahun, ada yang bertindih, dan orang yang sama mengetuai semuanya.
…
Jawapan ringkas
Perancang ini meletakkan beban kerja setiap peranan pada kalendar, hari demi hari, dan menandakan tempoh apabila beban melebihi ketersediaan yang anda nyatakan. Acara berulang dikembangkan supaya pertembungan pada kitaran kemudian juga kelihatan.
Dua komitmen sepenuh masa pada hari yang sama tidak boleh dipikul oleh seorang ketua. Alat ini melaporkannya sebagai konflik.
Apa yang dimasukkan
- Peranan: orang atau jawatan yang memikul kerja acara, dengan ketersediaan sebagai bahagian minggu sepenuh masa. 100 bermaksud sepenuh masa dan 50 bermaksud separuh.
- Komitmen: satu baris bagi setiap tempoh beban kerja untuk satu peranan, dengan nama acara, tarikh mula dan tamat serta beban sebagai bahagian minggu sepenuh masa.
- Ulangan: bagi acara yang berulang, sela ulangan dalam hari dan bilangan ulangan.
- Tugasan kongsi: beri label yang sama kepada baris yang menyokong beberapa acara, seperti penghubung penceramah, supaya kerja itu dikira sekali sahaja.
Cara kapasiti disemak
Bagi setiap hari, alat ini menambah beban yang terpakai pada sesuatu peranan. Baris dengan label tugasan kongsi yang sama dikira sekali, pada beban terbesar. Jika jumlah melebihi ketersediaan peranan, tempoh itu ialah konflik dan acara yang terlibat dinamakan.
Tempoh yang bersambung tanpa berkongsi hari bukan pertembungan. Beban yang sama tepat dengan ketersediaan dianggap muat.
Perkara yang tidak diketahui
Beban kosong bermaksud tidak diketahui. Baris itu dikecualikan dan disenaraikan, tidak dikira sebagai sifar. Peranan tanpa ketersediaan tidak disemak untuk konflik.
Cuti umum, cuti peribadi dan corak separuh masa tidak diketahui alat ini. Kurangkan angka ketersediaan untuk mengambil kira perkara itu.
Menggunakan keputusan
Konflik ialah isyarat untuk membuat keputusan: ubah tarikh, kongsi tugasan, tambah tenaga atau gugurkan sesuatu. Rekodkan pilihan dalam log keputusan dan semak apa yang perlu disampaikan setiap orang dalam pembina taklimat acara.
Jika anda menimbang menambah tenaga luar, lembaran dalaman atau luar membandingkan tugasan, jam dan kemahiran.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua acara fiktif dalam sebulan
Angka fiktif, untuk menunjukkan bagaimana pertembungan muncul.
Sebuah persatuan fiktif mempunyai forum tahunan dari 2 hingga 27 November dan perbincangan meja bulat dari 16 hingga 20 November, kedua-duanya pada 100 peratus untuk ketua acara. Alat ini menandakan 16 hingga 20 November pada beban gabungan 200 berbanding ketersediaan 100.
Penyelaras memikul penghubung penceramah untuk kedua-dua acara pada 30 peratus. Oleh kerana kedua-dua baris berkongsi label, beban dikira sekali dan penyelaras kekal dalam ketersediaan 50 peratus.
Gunakan sendiri
Lembaran kalendar kapasiti
Senaraikan komitmen setiap peranan, kemudian tambah beban bagi tarikh yang bertindih dan bandingkan dengan ketersediaan.
| Peranan | Ketersediaan (% sepenuh masa) | Acara | Mula | Tamat | Beban (% sepenuh masa) | Bertindih dengan |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara sedikit, peranan jelas dan alat tidak menunjukkan konflik dalam tempoh yang anda masukkan.
- Satu pertembungan boleh diselesaikan dengan mengubah tarikh atau berkongsi tugasan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ketua yang sama diperlukan sepenuh masa pada beberapa acara dan kalendar tidak boleh diubah.
- Acara berulang sepanjang tahun dan seseorang perlu memastikan pelan, pembekal dan serah tugas berjalan antara acara.
- Jawatankuasa mahu satu pihak menyelaraskan keputusan bagi semua acara serentak.
Mahu satu kalendar dan seorang ketua bagi semua acara berkala?
Jika pasukan anda sudah penuh, pengurusan program berkala boleh memegang kalendar tahunan, tempoh beban kerja dan serah tugas antara acara. Keputusan tetap di tangan jawatankuasa anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai serta skop kerjanya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah seorang ketua meliputi dua acara sepenuh masa serentak?
Tidak boleh. Dua komitmen sepenuh masa pada hari yang sama berjumlah 200 peratus, jadi alat ini menunjukkan konflik.
Apakah fungsi label tugasan kongsi?
Baris bagi peranan yang sama dengan label yang sama dikira sekali pada beban yang lebih besar, kerana satu kerja menyokong kedua-dua acara.
Bagaimana jika saya tidak tahu ketersediaan seseorang?
Biarkan kosong. Peranan itu ditandakan dan tidak disemak untuk konflik.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.