Melindungi nilai kepada ahli apabila vendor menaja forum perdagangan
Sokongan vendor boleh membolehkan forum perdagangan diadakan, tetapi ahli mungkin menganggap program itu iklan.
Jawapan ringkas
Tulis dasar penaja yang ringkas sebelum mana-mana vendor didekati: apa yang forum akan dan tidak akan tawarkan, siapa memutuskan kandungan program, bagaimana item penajaan dilabelkan, dan data ahli apa yang boleh dan tidak boleh diterima vendor. Minta jawatankuasa meluluskannya, dan laksanakan dengan cara yang sama kepada setiap vendor.
Ini tentang cara jawatankuasa melindungi ahli. Mencari dan menyetujui penaja ialah urusan komersial berasingan; lihat penajaan dan pengkomersialan acara.
Di mana nilai kepada ahli hilang
Ahli cepat perasan apabila ucaptama ialah promosi produk, apabila senarai perwakilan diserahkan kepada vendor tanpa amaran, atau apabila pesaing vendor dihalang daripada bilik.
Apabila ahli tidak lagi mempercayai program, forum kehilangan khalayak yang menjadikannya bernilai untuk dibiayai.
Pilihan dasar untuk jawatankuasa
| Bidang | Pilihan | Soalan untuk diselesaikan |
|---|---|---|
| Kawalan program | Jawatankuasa memilih topik dan penceramah; vendor boleh mencadangkan tetapi tidak memutuskan. | Siapa mempunyai kata putus bagi setiap sesi, dan bagaimana ia direkodkan? |
| Sesi ditaja | Slot yang dilabelkan dengan jelas, atau tiada sesi ditaja dalam program utama. | Bagaimana slot ditaja ditandakan pada program dan di dalam bilik? |
| Penceramah vendor | Dibenarkan dengan pembentang bersama pelanggan atau ahli, atau hanya dalam slot berlabel. | Apakah standard yang perlu dipenuhi ceramah vendor, dan siapa menyemak? |
| Data perwakilan | Tiada perkongsian, perkongsian atas persetujuan, atau ahli memilih vendor mana boleh menghubungi mereka. | Apakah notis dan ayat persetujuan yang diperlukan semasa pendaftaran? |
| Kawasan pameran atau demo | Berasingan daripada sesi, terma asas yang sama untuk semua vendor. | Bagaimana vendor dihalang daripada mendekati perwakilan dalam sesi? |
| Vendor bersaing | Terbuka kepada semua yang memenuhi kriteria, atau bilangan terhad bagi setiap kategori. | Peraturan apa yang terpakai, dan bagaimana ia diterangkan kepada vendor? |
Turutan
- Sepakati bersama jawatankuasa apa yang paling dihargai ahli daripada forum, menggunakan maklum balas tahun lepas atau tinjauan ringkas ahli.
- Tulis dasar penaja pada satu muka surat, merangkumi enam bidang di atas, dan minta jawatankuasa meluluskannya.
- Beri dasar yang sama kepada setiap vendor, dengan terma yang sama, sebelum sebarang perbincangan tentang sokongan.
- Semak sebarang permintaan vendor berbanding dasar dan rekodkan pengecualian serta siapa meluluskannya dalam log keputusan.
- Labelkan item ditaja secara konsisten pada program, papan tanda dan halaman pendaftaran.
- Beri taklimat kepada hos dan moderator tentang cara mengendalikan sesi yang beralih menjadi promosi jualan.
- Minta maklum balas ahli selepas forum tentang sama ada program terasa bebas, dan semak dasar bersama jawatankuasa.
Soalan untuk pihak yang bertauliah
- Kepada peguam atau setiausaha persatuan anda: adakah perlembagaan atau mana-mana peraturan menghadkan cara persatuan menerima sokongan, menamakan penyokong atau berurusan dengan vendor bersaing?
- Kepada penasihat perlindungan data anda: apakah notis dan persetujuan yang diperlukan sebelum sebarang butiran perwakilan diberikan kepada vendor?
- Kepada akauntan anda: bagaimana sokongan vendor patut direkodkan dan diakui?
- Kepada setiap vendor: bahan dan penjenamaan apa yang mereka rancang bawa, dan adakah ia selaras dengan dasar dan peraturan venue?
Apa yang diselaras ketua projek
Aliran kerja penyelarasan merangkumi menjejak dasar, mengendalikan taklimat vendor, mengurus kalendar program dan menyimpan log keputusan. Mencari penaja boleh dimasukkan sebagai skop berasingan, dan hasil penaja atau jualan tiket bergantung pada pasaran anda.
Jawatankuasa tetap membuat keputusan tentang kandungan dan siapa yang diterima.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum perdagangan rekaan dengan enam vendor penyokong
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan, Persatuan Pembekal Teknologi Contoh, merancang forum sehari untuk kira-kira 200 ahli, dengan enam vendor yang berminat dikaitkan dengan program.
Jawatankuasa menulis dasar satu muka surat: hanya jawatankuasa memilih topik dan penceramah, dua slot vendor berlabel muncul pada waktu petang, dan vendor membentang bersama pembentang ahli. Pendaftaran menawarkan kotak persetujuan berasingan untuk dihubungi vendor. Kawasan pameran terletak di foyer, jauh daripada bilik sesi.
Seorang vendor meminta slot ucaptama. Pengerusi merekodkan permintaan itu, menggunakan dasar dan menawarkan sesi petang yang berlabel sebagai gantinya. Keputusan direkodkan dalam log dengan tarikh dan siapa meluluskannya.
Gunakan sendiri
Helaian dasar penaja dan nilai kepada ahli
Salin satu baris bagi setiap bidang dasar. Lengkapkan bersama jawatankuasa, kemudian beri versi akhir kepada setiap vendor.
| Bidang | Peraturan dipersetujui | Pembuat keputusan | Pengecualian dibenarkan dan siapa meluluskan | Komunikasi kepada ahli | Tarikh taklimat vendor | Soalan terbuka untuk peguam atau penasihat |
|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Perancang kapasiti kalendar acara berkala
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Beberapa vendor, jawatankuasa yang sudah bersetuju apa yang boleh diterima, dan forum yang cukup kecil untuk diawasi pengerusi.
- Sokongan vendor sederhana dan tidak menyentuh keputusan program.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai vendor dengan kepentingan bersaing dan permintaan untuk slot kandungan dan data.
- Jawatankuasa berbelah bahagi tentang apa yang boleh diterima dan keputusan dibuat kes demi kes.
- Tiada sesiapa mempunyai masa untuk memberi taklimat kepada vendor, menjejak pengecualian dan memastikan program bebas.
Perlukan seseorang untuk menyelaras aliran kerja dasar penaja?
Ketua projek persidangan boleh merangka helaian dasar bersama jawatankuasa anda, mengendalikan taklimat vendor, menyimpan log keputusan pengecualian, melabel item secara konsisten pada program dan papan tanda, dan memberi taklimat kepada hos tentang peraturan. Jawatankuasa anda memutuskan apa yang diterima dan penasihat anda sendiri menjawab soalan undang-undang dan data. Jika anda juga mahu bantuan mencari penaja, lihat penajaan dan pengkomersialan acara. Hantar senarai vendor dan tarikh anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah vendor dibenarkan bercakap?
Itu keputusan jawatankuasa. Ramai forum membenarkannya dalam slot berlabel, atau dengan pembentang bersama pelanggan atau ahli, dan memastikan program utama tetap bebas.
Bolehkah vendor mendapat senarai perwakilan?
Hanya dengan notis dan persetujuan yang disahkan penasihat perlindungan data anda. Menghubungi perwakilan atas persetujuan mereka ialah pendekatan lazim.
Bagaimana dengan vendor bersaing?
Tetapkan peraturan yang terpakai kepada semua, seperti terbuka kepada setiap vendor yang memenuhi kriteria, dan terangkan secara bertulis pada permulaan.
Bagaimana kami tahu ahli merasakan forum bebas?
Tanya dalam tinjauan selepas acara dan bandingkan dengan tahun lepas, kemudian laraskan dasar.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.