Perkara yang dikekalkan pemasaran apabila acara diserahkan kepada pihak luar
Pelaksanaan acara akan diserahkan kepada ketua projek luaran, dan pemasaran tidak pasti apa yang masih menjadi tanggungjawabnya.
Jawapan ringkas
Pemasaran patut tetap memegang semua yang menentukan khalayak, mesej dan data: untuk siapa acara itu, apa yang dinyatakan atas nama organisasi, siapa boleh melihat data peserta dan bagaimana prospek disusuli selepas itu. Yang diserahkan kepada pihak luar ialah tugas penyelarasan dan pelaksanaan, bukan jenama atau hubungan dengan pelanggan.
Tuliskan senarai yang dipegang pemasaran dalam taklimat projek pada hari pertama, supaya ketua projek tahu keputusan mana yang kembali kepada pemasaran untuk kelulusan.
Pegang keputusan, serahkan tugas
Ujian yang berguna ialah bertanya sama ada sesuatu keputusan mengubah cara organisasi dilihat atau apa yang diketahuinya tentang khalayak. Jika ya, pemasaran tetap memegangnya. Jika ia berkaitan penjadualan, mengejar pembekal atau logistik, ia boleh berpindah kepada ketua projek.
Ketua projek kemudian bekerja mengikut keputusan pemasaran dan tidak membuatnya sendiri.
Dipegang pemasaran berbanding diserahkan
| Bidang | Dipegang pemasaran | Diserahkan kepada ketua projek atau pembekal |
|---|---|---|
| Khalayak | Segmen sasaran, senarai jemputan, keutamaan | Menjejak pendaftaran berbanding sasaran dan melaporkan kekurangan |
| Mesej dan jenama | Penempatan jenama acara, peraturan jenama, kelulusan akhir teks awam | Menggunakan teks yang diluluskan pada borang, taklimat papan tanda dan e-mel |
| Data dan persetujuan | Siapa memegang data peserta, kenyataan persetujuan, siapa boleh menggunakan senarai | Mengumpul data melalui proses pendaftaran yang dipersetujui |
| Laman pendaftaran | Tawaran, nada dan kelulusan | Menyediakan, menguji dan memantau, dengan perubahan direkodkan |
| Penceramah dan kandungan | Sama ada kandungan sesuai dengan mesej | Mengesahkan logistik, tarikh akhir dan bahan |
| Susulan | Pengendalian prospek, mesej terima kasih dan kesinambungan kempen | Membekalkan senarai kehadiran dan ringkasan maklum balas tepat pada masanya |
| Ukuran kejayaan | Apa yang dikira sebagai hasil yang baik | Mengumpul angka yang dipersetujui lebih awal |
Tiga keputusan untuk dimuktamadkan dengan ketua projek
- Siapa meluluskan perubahan teks awam apabila pemasaran tidak dapat dihubungi, dan dalam tempoh berapa lama.
- Di mana data peserta disimpan, siapa boleh mengeksportnya dan bila salinan dipadam. Rujuk pegawai privasi anda untuk peraturan yang terpakai.
- Apa yang pemasaran perlu lihat setiap minggu, supaya tidak terkejut dengan angka pendaftaran atau perubahan pembekal.
Perkara untuk dielakkan
Jangan serahkan fail jenama lalu lepas tangan. Jangan minta ketua projek meluluskan mesej bagi pihak anda, dan jangan benarkan pembekal menggunakan logo atau nama organisasi dalam promosi mereka sendiri tanpa persetujuan bertulis daripada pemasaran.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum korporat dengan pelaksanaan diserahkan kepada pihak luar
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah syarikat logistik rekaan mengadakan forum pelanggan untuk 150 tetamu jemputan dan telah melantik ketua projek luaran untuk pelaksanaan. Pengurus pemasaran memegang senarai jemputan, teks jemputan dan pelan susulan.
Ketua projek menjalankan proses pendaftaran, mengumpul keperluan diet dan kebolehcapaian serta menghantar nota status setiap hari Jumaat. Pemasaran meluluskan sebarang perubahan teks jemputan dalam satu hari bekerja, dan senarai peserta dikongsi dengan pasukan jualan hanya selepas pemasaran mengesahkan kenyataan persetujuan.
Gunakan sendiri
Senarai keputusan yang dipegang pemasaran
Lengkapkan senarai ini sebelum ketua projek memulakan kerja dan lampirkan pada taklimat.
- Penanggungjawab segmen khalayak sasaran dan senarai jemputan:
- Mesej dan penempatan jenama diluluskan oleh:
- Siapa meluluskan teks awam, dan pengganti yang meluluskan:
- Tempoh maksimum pemasaran meluluskan perubahan:
- Siapa memegang data peserta dan siapa boleh mengeksport:
- Kenyataan persetujuan dan tempat ia dipaparkan:
- Kelulusan laman pendaftaran oleh:
- Penggunaan nama atau logo kami oleh pembekal memerlukan kelulusan bertulis daripada:
- Maklumat mingguan yang pemasaran mahu daripada ketua projek:
- Penanggungjawab susulan dan tarikh senarai peserta diserahkan:
- Ukuran kejayaan yang dipersetujui sebelum acara:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pemasaran sudah menjalankan pendaftaran dan susulan dan hanya memerlukan bantuan logistik.
- Acara kecil dan seorang penanggungjawab pemasaran boleh meluluskan dengan cepat.
- Pembekal sudah dilantik dan mengetahui peraturan jenama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pelaksanaan berpindah kepada pihak luar dan tiada siapa menulis apa yang pemasaran kekalkan.
- Pemasaran dan operasi sama-sama meluluskan teks dan proses tersekat.
- Anda mahu ketua projek menjalankan status mingguan dan menandakan keputusan yang kembali kepada pemasaran.
Mahu keputusan yang dipegang pemasaran ditulis dalam taklimat?
Ketua projek persidangan boleh menukar senarai keputusan anda kepada bahagian taklimat yang ringkas, menghalakan kelulusan kembali kepada pemasaran dan melapor setiap minggu tentang perkara yang memerlukan keputusan. Hantarkan tarikh acara dan kerja yang anda rancang untuk diserahkan, dan kami membalas dengan apa yang pemasaran patut pegang.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah ketua projek mempunyai akses kepada senarai peserta kami?
Hanya apa yang diperlukan peranan itu, mengikut peraturan data yang ditetapkan pegawai privasi anda. Setujui secara bertulis sebelum sebarang data dikongsi.
Bolehkah ketua projek menulis e-mel acara kami?
Mereka boleh menggubal berdasarkan teks yang diluluskan, tetapi pemasaran meluluskan teks akhir.
Bagaimana jika pemasaran terlalu sibuk untuk meluluskan dengan cepat?
Namakan pengganti yang meluluskan dan tempoh respons, dan rekodkan kedua-duanya dalam log keputusan.
Bagaimana menerangkan pembahagian ini kepada pembekal?
Kongsikan matriks tanggungjawab yang ringkas supaya setiap pembekal tahu siapa meluluskan apa.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.