简要回答
营销团队应保留所有界定受众、讯息和数据的事项：活动面向谁，以机构名义说什么，谁可以查看参会者数据，以及活动后如何跟进潜在客户。外包交出的是协调和执行任务，品牌和客户关系仍留在营销团队。
在第一天就把保留事项写进项目简报，让项目负责人知道哪些决定要回到营销团队批准。
保留决定，移交任务
一个有用的检验方法是问：这个决定会不会改变机构给人的印象，或机构对受众的了解？如果会，营销团队保留。如果只涉及排期、催办供应商或后勤，就可以交给项目负责人。
这样项目负责人是按营销团队的决定做事，而不是替它做决定。
保留与移交对照
| 范围 | 营销团队保留 | 移交项目负责人或供应商 |
|---|---|---|
| 受众 | 目标群体、邀请名单、优先次序 | 对照目标追踪报名情况并报告缺口 |
| 讯息与品牌 | 活动定位、品牌规则、对外措辞的最终批准 | 把已批准的措辞用于表格、标牌简报和电邮 |
| 数据与同意 | 参会者数据的归属、同意声明、谁可以使用名单 | 通过约定的报名流程收集数据 |
| 报名页面 | 优惠、语气和签批 | 搭建、测试和监察，并记录更改 |
| 讲者与内容 | 内容是否符合机构的讯息 | 确认后勤、截止日期和材料 |
| 跟进 | 潜在客户处理、感谢讯息和后续活动 | 按时提供出席名单和反馈摘要 |
| 成功衡量 | 什么算好结果 | 收集事先约定的数字 |
要与项目负责人谈定的三个决定
- 营销团队联系不上时，谁批准对外措辞的修改，时限是多久。
- 参会者数据存放在哪里，谁可以导出，副本何时删除。适用规则请咨询贵机构的隐私负责人。
- 营销团队每周需要看到什么，以免对报名人数或供应商变动感到意外。
要避免的做法
不要交出品牌文件就不再过问。不要请项目负责人替您批准讯息。供应商若要把机构的标志或名称用于自己的宣传，须先获得营销团队书面同意。
实例演示 · 虚构示例
外包执行的企业论坛
以下机构和数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的物流公司办客户论坛，邀请 150 位嘉宾，并委任外部项目负责人负责执行。营销经理保留邀请名单、邀请函措辞和跟进计划。
项目负责人负责报名流程，收集饮食和无障碍需求，并每周五发出进度说明。邀请函措辞如有修改，营销团队在一个工作日内批准。营销团队确认同意声明后，参会者名单才交给销售团队。
可直接使用
营销团队保留事项清单
在项目负责人开始之前填完此清单，并附在简报中。
- 目标受众群体和邀请名单负责人：
- 讯息与定位的批准人：
- 对外措辞的批准人及后备批准人：
- 营销团队批准修改的最长时间：
- 参会者数据负责人及可导出的人员：
- 同意声明及其显示位置：
- 报名页面的签批人：
- 供应商使用我方名称或标志须获书面批准，批准人：
- 营销团队希望项目负责人每周提供的资料：
- 跟进负责人及交付参会者名单的日期：
- 活动前约定的成功衡量标准：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 营销团队本来就负责报名和跟进，只需要后勤方面的协助。
- 活动规模小，一位营销负责人就能很快批准。
- 供应商已经委任，并了解品牌规则。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 执行交给外部，却没有人写下营销团队保留什么。
- 营销团队和营运团队都要批准措辞，流程因此停滞。
- 您希望由项目负责人主持每周进度汇报，并标出需要回到营销团队的决定。
希望把保留事项写进简报？
项目负责人可以把您的保留清单写成简报中的一个简短部分，把审批送回营销团队，并每周汇报需要作出的决定。请把活动日期和打算外包的工作发给我们，回复会说明营销团队应保留什么，以及我们可以接手哪些部分。
主办方常见问题
项目负责人应该能查看我们的参会者名单吗？
只限该角色所需的部分，并遵守贵机构隐私负责人订下的数据规则。共享任何数据之前先书面约定。
项目负责人可以替我们写活动电邮吗？
可以根据已批准的措辞起草，但最终文字由营销团队批准。
营销团队太忙，不能很快批准怎么办？
指定后备批准人和回复时限，并记录在决策记录中。
如何向供应商说明这个分工？
分享一份简短的职责矩阵，让每家供应商知道谁批准什么。
相关资源
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