Bolehkah perunding acara bekerja dengan pembekal yang sudah dilantik?
Venue, platform pendaftaran dan pembekal audio visual sudah dilantik; adakah bantuan luar bermaksud bermula semula?
Jawapan ringkas
Boleh. Ketua projek boleh menyelaras pembekal yang sudah anda pilih, kerana kontrak kekal seperti sedia ada dan tugas ketua projek ialah menjelaskan kerja antara mereka: siapa menyampaikan apa, pada bila, dan siapa memutuskan apabila rancangan dua pembekal bertembung.
Langkah pertama ialah semakan pembekal: kumpulkan apa yang dinyatakan setiap kontrak, kemudian senaraikan apa yang tidak jelas atau tiada penanggungjawab. Perubahan terma ialah keputusan anda dan penasihat anda.
Apa yang berubah dan apa yang tidak
Kontrak, harga dan hubungan anda tetap dengan organisasi anda. Perunding tidak merundingkan semula melainkan anda memintanya, dan tidak menandatangani bagi pihak anda.
Yang berubah ialah seorang memegang gambaran gabungan: tarikh akhir, tugasan yang bergantung antara satu sama lain, soalan terbuka dan keputusan.
Apa yang perlu dikongsi pada permulaan
- Setiap kontrak yang ditandatangani atau pengesahan tempahan, dengan skop dan jadual bayaran.
- Nama dan peranan wakil setiap pembekal.
- Aturcara dan garis masa semasa, walaupun masih draf.
- Sebarang masalah, kelewatan atau percanggahan yang diketahui.
- Siapa dalam organisasi anda yang boleh meluluskan perubahan dan perbelanjaan.
Di mana pembekal yang sudah dilantik lazimnya meninggalkan ruang kosong
| Ruang kosong | Contoh lazim | Apa yang dilakukan ketua projek |
|---|---|---|
| Skop antara pembekal | Siapa membekalkan elektrik, kabel atau internet ke meja pendaftaran tidak ditulis dalam mana-mana kontrak. | Menyenaraikan perkara itu, meminta setiap pembekal mengesahkan secara bertulis dan membawa jawapannya kepada anda. |
| Garis masa yang tidak bertemu | Masa akses tempat acara lebih lewat daripada keperluan pembinaan pentas. | Meletakkan kedua-dua tarikh bersebelahan dan mencadangkan pilihan untuk anda putuskan. |
| Maklumat yang tiba lewat | Butiran lembaran aturcara sampai kepada pasukan audio visual dua hari sebelum acara. | Menetapkan tarikh setiap pembekal menerima apa yang diperlukan. |
| Perubahan yang melibatkan kos | Perubahan susun atur bilik menjejaskan dua pembekal. | Mengumpul kos dan kesan daripada setiap pembekal dan membentangkan satu keputusan. |
| Kuasa yang tidak jelas | Pembekal meminta kelulusan daripada tiga orang berbeza. | Menamakan satu laluan permintaan dan merekodkan keputusan. |
Apabila keadaan menjadi lebih sukar
Jika pembekal tidak berprestasi, kontrak menentukan pilihan anda. Ketua projek boleh mendokumenkan apa yang berlaku dan menyediakan fakta, tetapi sebarang notis atau tuntutan ialah urusan anda dan penasihat undang-undang anda.
Jika pembekal yang dilantik bercanggah dengan terma satu sama lain, nyatakan lebih awal; lebih murah bertanya sekarang daripada menyelesaikannya di tapak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menyelaras tiga pembekal yang sudah dilantik
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan telah melantik sebuah hotel, platform pendaftaran dan syarikat audio visual untuk forum dua hari dengan 220 perwakilan. Enam minggu sebelum acara, urus setia seramai dua orang sudah tertekan.
Ketua projek membaca ketiga-tiga perjanjian dan mendapati lima perkara terbuka, termasuk siapa menyediakan skrin untuk kawasan pendaftaran dan bila pasukan audio visual boleh memasuki dewan. Setiap pembekal mengesahkan kedudukannya secara bertulis, urus setia memutuskan dua perkara dan perkara kelima, pemunggahan lewat malam, diserahkan kepada hotel untuk disahkan. Ketua projek mengemas kini senarai itu sehingga acara.
Gunakan sendiri
Pek soalan serah tugas pembekal
Hantarkan soalan ini kepada setiap pembekal yang dilantik, dan minta jawapan bertulis menjelang tarikh yang ditetapkan.
- Apakah yang termasuk dalam skop yang disahkan, dan apakah yang dikecualikan?
- Tarikh dan masa mana anda memerlukan akses, maklumat atau keputusan daripada kami?
- Apa yang anda perlukan daripada pembekal lain, dan daripada siapa?
- Apakah proses anda untuk perubahan, dan siapa dalam organisasi kami boleh memintanya?
- Apakah tarikh bayaran dan syarat pembatalan atau perubahan?
- Siapa wakil anda sebelum acara, dan siapa yang berada di tapak?
- Apakah risiko atau perkara terbuka yang sudah anda lihat?
- Maklumat apa yang anda perlukan untuk menghasilkan lembaran aturcara atau pelan akhir anda?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembekal tidak ramai, kontrak jelas dan seorang dalam pasukan anda ada masa untuk menyelaras.
- Acara mengulangi format yang pernah dijalankan pasukan anda.
- Tiada soalan skop terbuka antara pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal bekerja di ruang yang sama atau pada tarikh yang sama dan tiada siapa memegang gambaran keseluruhan.
- Kontrak ditandatangani pada masa berbeza oleh orang berbeza dan ruang kosong mula muncul.
- Anda mahu seseorang menyemak pembekal, menyenaraikan perkara terbuka dan memastikannya selesai sehingga acara.
Mahu pembekal yang dilantik diselaras, bukan diganti?
Ketua projek persidangan boleh menyemak kontrak sedia ada anda, menyenaraikan ruang kosong dan tugasan yang bergantung antara satu sama lain, menghantar pek soalan dan menjalankan penyelarasan pembekal sehingga acara. Hantarkan senarai pembekal dan tarikh anda, dan kami membalas dengan apa yang perlu disemak dahulu.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah perunding akan mengambil alih urusan kami dengan pembekal?
Tidak. Organisasi anda tetap menjadi pelanggan. Ketua projek menyelaras bagi pihak anda dalam skop yang dipersetujui.
Bolehkah ketua projek mengubah apa yang pembekal dikontrakkan untuk lakukan?
Hanya penandatangan sah anda boleh bersetuju dengan perubahan. Ketua projek menyediakan pilihan dan merekodkan keputusan.
Bagaimana jika pembekal yang kami lantik tidak cukup baik?
Dokumenkan fakta dahulu dan tanya penasihat anda tentang hak kontrak. Keputusan menggantikan pembekal terpulang kepada anda.
Bagaimana merekodkan siapa bertanggungjawab atas apa?
Gunakan matriks tanggungjawab dan simpan keputusan dalam log keputusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.