Pembahagian tugas pasukan komunikasi dan ketua acara
Pasukan komunikasi dan ketua acara masing-masing menyangka pihak lain akan menghantar pengumuman penceramah.
Jawapan ringkas
Bahagikan kerja mengikut perkara yang menjadi tanggungjawab setiap pihak: ketua acara bertanggungjawab atas apa yang berlaku di dan sekitar acara, manakala pasukan komunikasi bertanggungjawab atas apa yang dinyatakan organisasi kepada umum. Perkara di antara keduanya, seperti pengumuman penceramah dan makluman peserta, memerlukan seorang penggubal dan seorang yang dinamakan untuk meluluskan.
Tuliskan pembahagian itu tugas demi tugas sebelum pengumuman pertama perlu dibuat. Matriks tanggungjawab memperlihatkan tugas tanpa penanggungjawab atau dengan dua penanggungjawab semasa ia masih murah untuk dibetulkan.
Dua jenis tanggungjawab
Ketua acara bertanggungjawab atas aturcara, venue, pembekal, lembaran aturcara dan data pendaftaran. Pasukan komunikasi bertanggungjawab atas suara organisasi, peraturan jenama, hubungan media dan kenyataan umum.
Masalah bermula di sempadan. E-mel kepada peserta berdaftar ialah operasi acara, tetapi teksnya juga ialah organisasi yang bersuara.
Pembahagian permulaan
| Tugas | Biasanya diketuai | Meluluskan | Dirujuk |
|---|---|---|---|
| Nama acara, mesej utama, penggunaan jenama | Komunikasi | Ketua komunikasi | Ketua acara |
| Kandungan aturcara dan pengesahan penceramah | Ketua acara | Jawatankuasa atau penaja acara | Komunikasi |
| Pengumuman penceramah dan aturcara | Komunikasi menggubal | Ketua acara mengesahkan fakta, komunikasi meluluskan teks | Penceramah |
| Laman pendaftaran dan e-mel pengesahan | Ketua acara | Ketua acara | Komunikasi untuk nada |
| Makluman peserta tentang venue, masa atau perubahan | Ketua acara menggubal | Pegawai kanan yang dinamakan untuk meluluskan | Komunikasi |
| Jemputan media dan pertanyaan akhbar | Komunikasi | Ketua komunikasi | Ketua acara untuk fakta |
| Fotografi, rakaman dan kenyataan persetujuan | Ketua acara | Penanggungjawab soalan privasi | Komunikasi |
| Kenyataan umum jika berlaku masalah | Komunikasi menggubal | Eksekutif kanan | Ketua acara untuk fakta |
Tempat serah tugas lazimnya gagal
- Fakta berubah selepas teks diluluskan, contohnya masa sesi berubah tetapi hantaran media sosial sudah dijadualkan.
- Dua orang boleh meluluskan, lalu masing-masing menunggu yang lain, atau masing-masing meluluskan versi berbeza.
- Pasukan komunikasi dimaklumkan tentang acara selepas tarikh diumumkan.
- Soalan peserta tiba di media sosial dan tiada siapa bertanggungjawab atas jawapannya.
Tetapkan jadual kerja
Adakan semakan mingguan ringkas selama lima belas minit dengan senarai bersama bahan yang akan diterbitkan dalam dua minggu akan datang. Ketua acara membawa fakta yang disahkan, dan pasukan komunikasi membawa kalendar penerbitan.
Tetapkan tempoh masa kelulusan dan peraturan jika orang yang meluluskan tidak dapat dihubungi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan dengan pengumuman penceramah bersama
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah institut profesional rekaan merancang persidangan sehari dengan 280 peserta dijangka. Pasukan komunikasinya seramai dua orang merancang siri pengumuman selama tiga minggu, dan ketua acaranya ialah seorang pengurus urus setia.
Mereka bersetuju ketua acara menyimpan helaian penceramah yang disahkan dengan status bagi setiap orang. Komunikasi hanya menggubal setiap pengumuman daripada helaian itu, dan ketua acara mengesahkan fakta dalam satu hari bekerja. Apabila seorang penceramah menarik diri, helaian itu diubah dahulu dan komunikasi menarik balik hantaran berjadual pada hari yang sama.
Gunakan sendiri
Helaian kerja pembahagian tugas komunikasi dan ketua acara
Salin jadual ini, senaraikan setiap tugas yang dilihat orang ramai untuk acara anda dan isi satu nama bagi setiap sel. Tugas dengan dua nama di lajur Meluluskan atau tiada nama di lajur Menggubal memerlukan keputusan.
| Tugas | Menggubal | Mengesahkan fakta | Meluluskan teks | Menerbitkan | Pengganti jika tiada |
|---|---|---|---|---|---|
| Pengumuman penceramah | |||||
| Laman pendaftaran | |||||
| Makluman peserta | |||||
| Hantaran media sosial semasa acara | |||||
| Pertanyaan media | |||||
| Terima kasih dan susulan selepas acara |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kedua-dua pasukan sudah bekerjasama dan garis kelulusan telah ditulis.
- Acara kecil dan seorang sahaja boleh meluluskan teks dengan cepat.
- Helaian fakta yang disahkan mudah dikemas kini.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada pasukan yang mempunyai tenaga untuk mengejar fakta, pembekal dan kelulusan sekali gus.
- Beberapa jabatan mahu bersuara dalam pengumuman dan tiada siapa menjadi pengadil.
- Anda mahu ketua projek memegang helaian fakta yang disahkan dan menjalankan semakan mingguan.
Mahu pembahagian dipersetujui sebelum pengumuman bermula?
Ketua projek persidangan boleh menggubal pembahagian tanggungjawab bersama pasukan komunikasi anda, mengemas kini helaian fakta yang disahkan dan menjalankan semakan mingguan antara kedua-dua pihak. Hantarkan peranan yang terlibat dan tarikh pengumuman awam pertama anda, dan kami membalas dengan perkara yang perlu dipersetujui dahulu.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut menjaga laman pendaftaran?
Biasanya ketua acara, kerana ia memegang fakta operasi dan data peserta. Komunikasi menyemak nada dan penggunaan jenama.
Siapa meluluskan teks jika kedua-dua pasukan tidak sepakat?
Namakan seorang pegawai kanan terlebih dahulu. Tanpa itu, percanggahan diselesaikan oleh sesiapa yang paling kurang sibuk.
Patutkah komunikasi menghadiri mesyuarat perancangan acara?
Komunikasi patut menghadiri mesyuarat yang menentukan fakta awam seperti tarikh, penceramah dan tempat. Semakan mingguan ringkas biasanya mencukupi selepas itu.
Di mana keputusan direkodkan?
Gunakan log keputusan supaya setiap kelulusan dan tarikh mudah dicari.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.