Kami sudah ada agensi acara: perlukah ketua projek di pihak pelanggan?
Agensi sudah dilantik dan invois mula masuk, namun jawatankuasa masih rasa tiada sesiapa yang mengemudi.
Jawapan ringkas
Agensi menyampaikan apa yang diarahkan kepadanya. Ia tidak boleh menentukan tujuan anda, meluluskan aturcara atau perbelanjaan anda, atau bercakap bagi pihak jawatankuasa. Seseorang di pihak anda perlu melakukannya dengan pantas dan konsisten, dan itulah peranan ketua projek di pihak pelanggan.
Ia tidak semestinya kerja sepenuh masa. Ia memerlukan seorang yang dinamakan dengan kuasa, masa khusus dan skop yang jelas.
Apa yang diurus agensi dan apa yang hanya boleh diputuskan anda
| Biasanya urusan agensi | Hanya penganjur boleh memutuskannya |
|---|---|
| Mencari dan menyelaras pembekal dalam skop yang dipersetujui | Tujuan, peserta dan apa yang dikira berjaya |
| Jadual produksi dan lembaran aturcara bagi skop yang dikontrak | Kandungan aturcara, penceramah dan apa yang disampaikan di pentas |
| Penyampaian pada hari acara bagi perkara yang dikontrak | Kelulusan bajet, kuasa menandatangani, keputusan bayaran |
| Sebut harga dan laporan bagi skopnya sendiri | Hubungan dengan ahli dan pihak berkepentingan serta mesej sensitif |
| Membangkitkan isu yang dilihatnya dalam kerja sendiri | Pilihan yang perlu diseimbangkan, seperti kos berbanding kualiti |
Apa yang sebenarnya dilakukan ketua di pihak pelanggan
- Memberi agensi satu suara, supaya ahli jawatankuasa tidak masing-masing menghantar arahan.
- Menukar pendapat jawatankuasa kepada keputusan dan merekodkannya dalam log keputusan.
- Menyemak hasil agensi berbanding taklimat sebelum sampai kepada jawatankuasa.
- Memegang bahagian acara yang agensi tidak dilantik untuknya, seperti penceramah, komunikasi ahli atau kewangan.
- Menyemak skop, permintaan perubahan dan invois sepadan dengan apa yang dipersetujui.
Tanda anda memerlukannya
Agensi bertanya soalan sama kepada tiga ahli jawatankuasa berbeza dan mendapat tiga jawapan. Perubahan skop muncul sebagai invois dan bukan keputusan. Kerja jatuh di antara skop agensi dan masa urus setia, seperti logistik penceramah atau susulan pendaftaran.
Jika urus setia sudah menguruskan agensi setiap hari di samping kerja lain, peranan itu wujud dalam praktik tetapi tiada sesiapa diberi masa atau sokongan untuknya.
Tanda anda mungkin tidak memerlukannya
- Skop sempit, contohnya venue dan AV sahaja, dan seorang kakitangan sudah memegang selebihnya.
- Agensi mempunyai pengurus akaun khusus dan ketua anda sendiri ada masa sebenar setiap minggu.
- Acara itu ulangan dengan pembekal yang stabil dan sejarah keputusan yang kemas.
Cara menetapkan peranan ini
- Tulis apa yang agensi dilantik untuk lakukan, berdasarkan kontrak dan taklimat.
- Senaraikan apa yang di luar skop itu dan siapa yang meliputinya sekarang, menggunakan matriks tanggungjawab.
- Tentukan siapa bercakap bagi pihak penganjur kepada agensi dan siapa boleh meluluskan perbelanjaan, kemudian maklumkan agensi secara bertulis.
- Sepakati semakan mingguan dan format status yang turut dilihat jawatankuasa.
- Semak selepas empat minggu dan laraskan jam atau kuasa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Satu agensi, tiga jawatankuasa dan satu penanggungjawab yang tiada
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan fintech rekaan melantik agensi untuk venue, AV dan pendaftaran. Jawatankuasa aturcara, jawatankuasa penajaan dan jawatankuasa kewangan masing-masing menghantar e-mel kepada agensi. Agensi, yang cuba membantu, membuat perubahan yang sesuai dengan sesiapa yang menulis terakhir.
CEO persatuan menamakan ketua perkhidmatan ahli sebagai ketua di pihak pelanggan selama enam jam seminggu sehingga acara, dan memaklumkan agensi bahawa hanya orang itu boleh meluluskan perubahan. Logistik penceramah, yang di luar skop agensi, ditugaskan dalam matriks kepada seorang sukarelawan yang dinamakan.
Gunakan sendiri
Pembahagian peranan agensi dan penganjur
Isikan bersama agensi pada mesyuarat seterusnya dan simpan bersama kontrak.
- Skop agensi seperti dikontrak (senarai):
- Di luar skop agensi, dan siapa meliputi setiap item:
- Ketua di pihak pelanggan yang dinamakan dan jam seminggu:
- Siapa boleh meluluskan perbelanjaan, sehingga tahap mana, dan siapa meluluskan di atas had itu:
- Siapa menyampaikan keputusan aturcara dan penceramah kepada agensi:
- Cara perubahan skop dimohon, dinilai harga dan diluluskan:
- Hari semakan mingguan dan format laporan:
- Tarikh semakan pertama bagi pembahagian ini:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang kakitangan ada masa setiap minggu dan kuasa memutuskan antara ahli jawatankuasa.
- Skop agensi sempit dan jelas.
- Agensi menawarkan pengurusan akaun khusus dan melapor dalam format yang boleh anda gunakan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa memberi arahan dan tiada sesiapa boleh menolak.
- Sebahagian acara di luar skop agensi dan tiada sesiapa menjaganya.
- Anda mahukan pandangan bebas sama ada pelan dan kos agensi sepadan dengan taklimat.
Mahu ketua di pihak pelanggan di samping agensi anda?
Ketua projek persidangan boleh bertindak sebagai orang yang dihubungi agensi bagi pihak penganjur, memegang log keputusan, menyemak pelan agensi berbanding taklimat anda, dan mengurus kerja di luar skopnya, seperti penyelarasan penceramah dan komunikasi ahli. Skop agensi, kontrak dan kuasa jawatankuasa anda kekal seperti sedia ada. Hantar skop agensi anda, dan kami membalas dengan cadangan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah agensi akan menganggap ketua di pihak pelanggan sebagai ancaman?
Selalunya sebaliknya. Seorang yang dihubungi biasanya menjadikan kerja agensi lebih jelas. Perkenalkan peranan ini sebagai cara mempercepat keputusan dan nyatakan dengan jelas apa yang dipegang agensi.
Bolehkah agensi mengisi peranan ini sendiri?
Agensi boleh menyelaras skopnya sendiri, tetapi ia tidak boleh menjadi pembuat keputusan penganjur atau menilai penyampaiannya sendiri. Pisahkan kedua-dua fungsi itu.
Berapa jam peranan ini memerlukan?
Ia bergantung pada saiz dan peringkat acara. Anggar dengan menyenaraikan tugas berulang, kemudian semak dengan masa sebenar sepanjang bulan pertama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.