Cara memberi taklimat kepada perunding acara baharu tanpa bermula semula
Perunding terdahulu sudah pergi atau jawatankuasa mahukan tenaga baharu, dan tiada sesiapa mahu mengulang enam bulan keputusan.
Jawapan ringkas
Beri taklimat kepada perunding baharu dengan pek serah tugas, bukan perbualan: keputusan yang telah dibuat dan sebabnya, keputusan yang masih terbuka beserta penanggungjawab, komitmen kepada pembekal dan orang yang perlu dirujuk. Kemudian minta perunding mengulang semula secara bertulis kepada anda sebelum bertindak.
Pek itu membolehkan perunding bermula dari keadaan semasa, dan ulangan bertulis menangkap salah faham ketika kosnya masih rendah.
Asingkan yang sudah putus daripada yang masih terbuka
Sebab paling biasa serah tugas memulakan kerja semula ialah orang baharu tidak dapat membezakan keputusan daripada cadangan. Susun setiap item kepada tiga kumpulan: diputuskan dan direkodkan, diputuskan tetapi tidak direkodkan, dan masih terbuka.
Apa-apa dalam kumpulan tengah memerlukan pengesahan ringkas daripada jawatankuasa atau orang yang membuat keputusan, kemudian satu baris dalam log keputusan.
Kandungan pek serah tugas
- Taklimat asal dan sebarang perubahan kemudian, dengan tarikh.
- Log keputusan, termasuk keputusan yang dibatalkan dan sebabnya.
- Status aturcara: penceramah disahkan, dijemput, menolak, dan siapa mengendalikan setiap satu.
- Senarai pembekal dan venue dengan status sebut harga, perjanjian dan deposit.
- Status bajet, apa yang telah dijanjikan, dan siapa meluluskan perubahan.
- Komunikasi yang sudah dihantar kepada ahli, penceramah atau penaja, dan sebarang janji tidak rasmi.
- Nama dan peranan semua yang mempunyai suara, menggunakan matriks tanggungjawab.
Adakan mesyuarat serah tugas yang menyelesaikan perkara
- Hantar pek sekurang-kurangnya dua hari bekerja lebih awal supaya perunding hadir dengan soalan.
- Bincangkan keputusan terbuka dahulu, bukan sejarah.
- Biarkan pengerusi atau CEO menyatakan di dalam bilik apa yang boleh diputuskan perunding, apa yang memerlukan kelulusan dan apa yang memerlukan undian jawatankuasa.
- Perkenalkan perunding kepada pembekal oleh orang yang sudah mereka kenali, dengan nota bertulis tentang perunding baharu sebagai orang untuk dihubungi.
- Minta ringkasan semula bertulis dalam beberapa hari: apa yang difahami sebagai diputuskan, terbuka, berisiko dan seterusnya.
Risiko yang perlu dinamakan lebih awal
| Risiko | Apa yang perlu dibuat |
|---|---|
| Komitmen tidak rasmi tidak pernah direkodkan | Tanya ahli jawatankuasa dan orang yang keluar tentang apa-apa yang dijanjikan secara lisan, dan tuliskannya. |
| Pembekal tidak pasti siapa untuk didengar | Hantar satu mesej kepada pembekal yang menamakan orang baharu untuk dihubungi dan tarikh berkuat kuasa. |
| Perunding terdahulu memegang fail | Minta pelan, senarai nama untuk dihubungi dan dokumen dipindahkan ke lokasi kongsi yang dikawal penganjur. |
| Kuasa tidak jelas | Nyatakan had kelulusan secara bertulis sebelum perunding menandatangani atau mengikat apa-apa. |
| Perunding baharu mengubah semula apa yang sudah berjalan baik | Minta mereka menyenaraikan perubahan cadangan secara berasingan, dengan sebab, untuk diterima atau ditolak jawatankuasa. |
Contoh kerja · Contoh rekaan
Serah tugas di tengah projek, sepuluh minggu lagi
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Urus setia sebuah persatuan peranti perubatan rekaan membawa masuk perunding baharu sepuluh minggu sebelum persidangan tahunan selepas perunding terdahulu berhenti. Pek menyenaraikan 14 keputusan: sembilan diputuskan dan direkodkan, tiga diputuskan tetapi tidak pernah ditulis, dan dua masih terbuka.
Pada mesyuarat, pengerusi mengesahkan tiga keputusan yang tidak direkodkan dan menetapkan tarikh jawatankuasa bagi dua yang terbuka. Ringkasan semula bertulis perunding mendapati satu jemputan penceramah dijanjikan secara lisan oleh ahli lembaga dan belum dihantar, lalu ditambah ke dalam log dan ditugaskan.
Gunakan sendiri
Senarai semak serah tugas perunding
Lengkapkan sebelum mesyuarat pertama dan hantar bersama pek.
- Taklimat asal dan sejarah perubahan dilampirkan
- Log keputusan dilampirkan, dengan keputusan yang dibatalkan dan sebabnya
- Keputusan masih terbuka: penanggungjawab dan tarikh keputusan bagi setiap satu
- Keputusan dibuat tetapi tidak direkodkan: disahkan oleh siapa, dan bila
- Senarai status penceramah dengan penanggungjawab
- Senarai pembekal dan venue dengan sebut harga, perjanjian, deposit
- Status bajet dan had kelulusan
- Janji tidak rasmi kepada ahli, penceramah atau penaja
- Apa yang boleh diputuskan perunding, siapa meluluskan, apa yang ke jawatankuasa
- Lokasi kongsi untuk pelan, senarai nama untuk dihubungi dan fail
- Mesej kepada pembekal menamakan orang baharu untuk dihubungi dan tarikh
- Ringkasan semula bertulis diminta dalam bilangan hari yang dipersetujui
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Orang yang keluar masih ada untuk serah tugas ringkas.
- Log keputusan dan fail pembekal sudah dikemas kini.
- Skop yang diberikan kepada perunding baharu sama seperti sebelumnya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Perunding terdahulu pergi secara mengejut dan rekod tidak lengkap.
- Tiada sesiapa dalam jawatankuasa dapat menyatakan dengan jelas apa yang telah diputuskan.
- Persidangan sudah dekat dan serah tugas tidak boleh mengambil masa berminggu-minggu.
Perlukan pek serah tugas dibina daripada apa yang ada?
Ketua projek persidangan boleh membina semula log keputusan daripada e-mel dan minit, menyemak status pembekal dan penceramah, mengesahkan kuasa dengan pengerusi, dan memberi taklimat kepada perunding baharu. Dengan cara ini kerja yang sudah dibuat dikekalkan dan keputusan terbuka diselesaikan dengan cepat. Hantar apa yang ada, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak sejarah diperlukan perunding baharu?
Cukup untuk memahami mengapa keputusan dibuat, bukan setiap e-mel. Log keputusan dengan sebab, serta senarai status, biasanya mencukupi.
Perlukah perunding yang keluar memberi taklimat kepada yang baharu?
Ya, jika ada dan bekerjasama. Hadkan kepada satu sesi berstruktur dan satu pek bertulis, dengan penganjur hadir.
Bagaimana mengelak orang baharu membatalkan keputusan terdahulu?
Tandakan keputusan yang direkodkan sebagai tetap melainkan jawatankuasa membukanya semula, dan minta perunding membangkitkan sebarang perubahan secara berasingan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.