Ada jawatankuasa tetapi tiada ketua projek persidangan
Jawatankuasa bermesyuarat setiap bulan dan semua ahli peduli, tetapi antara mesyuarat ia memerlukan seorang untuk dihubungi dan mengejar kerja.
Jawapan ringkas
Jawatankuasa memutuskan; ia tidak menyelaras. Seseorang perlu memegang pelan, mengejar pembekal dan menyediakan keputusan antara mesyuarat. Jika tiada ahli atau kakitangan mempunyai masa, peranan itulah yang kosong dan perlu diisi, sama ada dengan menetapkannya secara rasmi atau melantik bantuan luar.
Mulakan dengan menjelaskan kekosongan itu: senaraikan tugas, namakan siapa membuat setiap satu, dan lihat di mana nama kehabisan.
Apa yang dilakukan ketua projek yang tidak boleh dilakukan jawatankuasa
- Mengekalkan satu pelan dan satu senarai tugas yang terkini antara mesyuarat.
- Menyediakan keputusan supaya jawatankuasa memilih antara pilihan yang jelas.
- Bercakap dengan venue dan pembekal dengan satu suara.
- Mengejar tarikh akhir, bayaran dan bahan penceramah.
- Melapor kemajuan dan risiko kepada pengerusi dalam format ringkas yang tetap.
Tanda-tanda peranan ini tiada
| Apa yang anda lihat | Apa yang biasanya di belakangnya |
|---|---|
| Keputusan muncul semula pada setiap mesyuarat | Tiada siapa menyediakan pilihan atau merekodkan hasil. |
| Pembekal menerima arahan bercanggah | Lebih daripada seorang ahli jawatankuasa bercakap bagi pihak acara. |
| Tugas dipersetujui kemudian dilupakan | Tiada nama penanggungjawab atau tarikh pada setiap perkara. |
| Urus setia terlalu terbeban pada minggu terakhir | Kerja penyelarasan jatuh kepada kakitangan terdekat secara lalai. |
| Pengerusi menjadi pengurus projek | Masa pengerusi habis dan pengawasan strategik terjejas. |
Laluan keputusan untuk jawatankuasa
- Senaraikan tugas utama persidangan menggunakan matriks tanggungjawab, dengan satu nama bertanggungjawab bagi setiap tugas.
- Tandakan tugas tanpa nama, atau dengan nama yang terlebih beban.
- Anggar berapa jam seminggu tugas tanpa penanggungjawab memerlukan pada bulan terakhir, walaupun kasar.
- Putuskan sama ada ahli atau kakitangan boleh mengambil peranan dengan masa dan kuasa yang khusus.
- Jika tidak, tetapkan skop apa yang akan diambil bantuan luar dan apa yang tetap dipegang jawatankuasa, kemudian bandingkan pilihan. Lihat cara mengekalkan kawalan jawatankuasa apabila kerja diserahkan kepada pihak luar.
- Tulis keputusan, penanggungjawab dan tarikh dalam minit.
Pilihan untuk mengisi kekosongan itu
| Pilihan | Sesuai apabila | Perkara yang perlu diawasi |
|---|---|---|
| Ahli jawatankuasa mengambil peranan | Mereka mempunyai masa mingguan sebenar dan kuasa untuk mengejar orang lain. | Keletihan sukarelawan dan percanggahan dengan kerja hakiki. |
| Kakitangan urus setia mengambilnya | Seorang kakitangan mempunyai masa dan pengalaman. | Perkhidmatan ahli yang lain terjejas, dan tiada pengganti jika tidak hadir. |
| Ketua projek persidangan luar | Persidangan rumit, tarikh tetap, dan tenaga dalaman terhad. | Kejelasan skop, asas yuran dan hak keputusan. Lihat memberi taklimat kepada perunding. |
| Hibrid | Ahli jawatankuasa mengekalkan program manakala ketua mengendalikan logistik dan pembekal. | Pembahagian yang jelas, ditulis. |
Apa yang tetap diputuskan jawatankuasa dalam setiap pilihan
Tujuan, kandungan program dan pilihan penceramah, kelulusan bajet, kuasa menandatangani dan sebarang kenyataan awam tetap menjadi keputusan jawatankuasa. Bantuan luar menyediakan dan menyelaras; ia tidak mengambil alih perkara ini.
Jika anda sudah mempunyai agensi, lihat sama ada anda masih memerlukan ketua di pihak pelanggan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawatankuasa menemui tiga aliran kerja tanpa penanggungjawab
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Perunding mempunyai jawatankuasa lapan ahli yang merancang persidangan sehari. Menggunakan matriks tanggungjawab, setiausaha kehormat mendapati program dan kewangan mempunyai penanggungjawab jelas, tetapi penyelarasan pembekal, logistik penceramah dan susulan pendaftaran tidak ada.
Ketiga-tiga tugas itu bersama-sama memerlukan kira-kira lapan jam seminggu pada tiga bulan terakhir. Jawatankuasa memutuskan setiausaha kehormat tidak dapat menanggungnya, bersetuju dengan skop bantuan luar untuk tiga aliran kerja itu, dan meminta dua calon memberi maklum balas. Program dan bajet tetap di tangan jawatankuasa.
Gunakan sendiri
Taklimat perbincangan dalaman untuk mesyuarat jawatankuasa
Tampal ke dalam kertas agenda. Isi apa yang anda tahu dan bawa matriks bersama.
- Julat tarikh persidangan dan peringkat semasa:
- Tugas yang disenaraikan dalam matriks tanggungjawab, dan berapa yang tiada penanggungjawab yang dinamakan:
- Tugas dengan penanggungjawab yang terlalu terbeban (dan tugas lain penanggungjawab itu):
- Anggaran jam mingguan diperlukan untuk tugas tanpa penanggungjawab, mengikut bulan hingga acara:
- Pilihan 1: ahli mengambil peranan (siapa, jam tersedia, kuasa):
- Pilihan 2: urus setia mengambil peranan (siapa, masa, pengganti):
- Pilihan 3: ketua projek luaran (skop, hak keputusan, asas yuran untuk dicadangkan):
- Apa yang tetap diputuskan jawatankuasa dalam setiap pilihan:
- Keputusan yang diminta pada mesyuarat ini, penanggungjawab dan tarikh:
- Sumber bajet untuk sebarang bantuan luar dan siapa meluluskannya:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang ahli jawatankuasa atau kakitangan mempunyai masa mingguan dan kuasa yang khusus.
- Persidangan ini berulang dan pembekalnya sudah mantap.
- Tugas tanpa penanggungjawab sedikit dan difahami dengan baik.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tarikh tetap dan tugas tanpa penanggungjawab memerlukan lebih masa daripada yang boleh diberi sesiapa.
- Pengerusi sudah melakukan penyelarasan secara tidak rasmi.
- Persidangan lalu berakhir dengan pengetahuan yang hilang selepas seorang sukarelawan berhenti.
Mahu ketua projek untuk aliran kerja tanpa penanggungjawab?
Ketua projek persidangan boleh mengambil alih penyelarasan yang tiada sesiapa dalam jawatankuasa anda dapat pikul: pelan dan senarai tugas, susulan pembekal, logistik penceramah dan laporan kemajuan ringkas kepada pengerusi. Jawatankuasa mengekalkan tujuan, program, kelulusan bajet dan tandatangan. Hantar matriks tanggungjawab anda, dan kami membalas dengan skop yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah pengerusi jawatankuasa bertindak sebagai ketua projek?
Sesetengah berbuat demikian, tetapi masa pengerusi biasanya diperlukan untuk pengawasan dan keputusan. Semak jam sebelum menetapkannya.
Adakah kami perlu melantik bantuan untuk keseluruhan projek?
Belum tentu. Hadkan skop bantuan luar kepada aliran kerja tanpa penanggungjawab dan tempoh yang ditetapkan, kemudian semak.
Bagaimana mengelak kehilangan kawalan?
Tulis keputusan yang tetap diputuskan jawatankuasa dan ambang kelulusan sebelum melantik sesiapa.
Apa yang patut ditunjukkan kepada calon?
Taklimat, matriks tanggungjawab, julat tarikh dan status bajet, walaupun ada perkara yang ditulis "belum diputuskan".
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.