Mengurus serahan tugas pengerusi persidangan kepada pasukan operasi
Pengerusi telah membentuk program, dan kini urus setia perlu menjalankan acara secara bebas.
Jawapan ringkas
Serahan berjaya apabila pengerusi dan pasukan operasi bersetuju, secara bertulis, tentang keputusan yang mana kekal di tangan pengerusi, yang mana beralih kepada pasukan operasi, dan yang mana memerlukan kedua-duanya.
Pilih tarikh serahan, serahkan jadual hak keputusan dan taklimat dan bukannya perbualan lisan, dan sepakati cara pengerusi dihubungi apabila sesuatu benar-benar memerlukannya.
Mengapa serahan menjadi masalah
- Pengerusi kekal terlibat dalam butiran kerana kebiasaan, jadi keputusan operasi menunggu jawapan.
- Pasukan operasi membuat keputusan yang dianggap pengerusi sebagai perkara program, seperti menukar slot penceramah.
- Janji pengerusi kepada penceramah, penaja atau ahli tidak sampai kepada urus setia.
- Tiada siapa bersetuju bila pengerusi berhenti menjadi panggilan pertama dan menjadi tempat merujuk masalah besar.
Tiga jenis keputusan
| Jenis | Contoh | Siapa yang memutuskan |
|---|---|---|
| Dipegang pengerusi | Perubahan program yang mengubah kandungan, barisan penceramah, tema, kenyataan awam bagi pihak persidangan. | Pengerusi, direkodkan dalam log keputusan |
| Operasi memutuskan | Susunan bilik, masa pembekal, pertanyaan pendaftaran, bilangan katering dalam had yang dipersetujui, jadual sukarelawan. | Ketua operasi, dilaporkan kepada pengerusi dalam ringkasan mingguan |
| Kedua-dua bersetuju | Pertukaran sesi saat akhir, penggantian penceramah, apa-apa yang mengubah kos lebih daripada had yang ditetapkan. | Pengerusi dan ketua operasi, dalam masa tindak balas yang dipersetujui |
Urutan untuk serahan
- Sepakati tarikh serahan, biasanya apabila program dan senarai penceramah disahkan.
- Pengerusi menulis taklimat serahan: apa yang dijanjikan, kepada siapa, dan apa yang masih terbuka.
- Kedua-dua pihak meluluskan jadual hak keputusan, termasuk had kewangan untuk keputusan operasi.
- Sepakati masa tindak balas untuk isu besar dan pengganti bernama jika pengerusi tidak dapat dihubungi.
- Jadualkan semakan mingguan ringkas supaya pengerusi sentiasa dimaklumkan tanpa terlibat dalam butiran.
- Catat semua janji dan perubahan dalam log keputusan.
Apa yang patut ada dalam taklimat serahan
Taklimat merakam bahagian pelan yang hanya dipegang pengerusi: komitmen tidak formal, hubungan dan pertimbangan.
Contohnya penceramah yang dijanjikan slot pembukaan, penaja yang diberitahu bilik tertentu akan digunakan, dan ahli yang meminta tempat duduk yang dikhaskan. Apa-apa yang dijanjikan tetapi tidak ditulis akan dimungkiri secara tidak sengaja.
Di mana kuasa terletak
Pengerusi yang dipilih sering memegang kuasa program dan, kerana kebiasaan, kuasa operasi. Majlis atau jawatankuasa patut mengesahkan kuasa mana yang diserahkan pengerusi. Lihat memisahkan keputusan jawatankuasa terpilih daripada operasi persidangan dan terma rujukan jawatankuasa acara tentang cara menulisnya.
Jika pasukan operasi ialah seorang kakitangan urus setia, semak bahawa orang itu berkuasa mengikat perbelanjaan pembekal sehingga had yang dipersetujui tanpa menunggu mesyuarat jawatankuasa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seorang pengerusi fiktif menyerahkan tugas pada enam minggu
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Pengerusi Persatuan Fiktif Juruukur Bahan menyerahkan persidangan kepada pasukan urus setia dua orang enam minggu sebelum acara. Taklimat serahan menyenaraikan tiga janji tidak formal: slot pembukaan kepada penceramah jemputan, satu meja yang dikhaskan untuk bekas presiden, dan permintaan penaja untuk memaparkan sepanduk berhampiran kaunter pendaftaran.
Jadual hak keputusan membenarkan operasi meluluskan perubahan katering dan susunan sehingga jumlah yang dinyatakan dan menukar dua bilik sesi tanpa bertanya pengerusi. Apa-apa perubahan kepada penceramah atau tajuk sesi memerlukan jawapan pengerusi dalam satu hari bekerja, dan timbalan pengerusi bernama menggantikan jika pengerusi bermusafir.
Gunakan sendiri
Taklimat serahan dan jadual hak keputusan
Lengkapkan ini bersama-sama dan simpan bersama log keputusan. Apa-apa yang dijanjikan pengerusi tetapi tiada dalam senarai perlu ditambah sebelum serahan.
- Tarikh serahan dan siapa yang hadir:
- Status program: item disahkan, belum diputuskan dan masih terbuka:
- Janji tidak formal pengerusi, kepada siapa, dan tindakan yang dipersetujui:
- Keputusan yang dipegang pengerusi:
- Keputusan yang dibuat operasi, dengan had kewangan:
- Keputusan yang memerlukan kedua-duanya, dengan masa tindak balas yang dipersetujui:
- Laluan untuk isu besar dan pengganti bernama jika pengerusi tidak dapat dihubungi:
- Hari dan format semakan mingguan:
- Di mana log keputusan dan kontrak pembekal disimpan:
- Tarikh susunan ini akan disemak:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pengerusi dan ketua operasi sudah bekerja dengan baik bersama.
- Had kuasa diterima oleh jawatankuasa.
- Acara mempunyai seorang penanggungjawab operasi yang jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pengerusi juga mengurus program, penaja dan bajet.
- Pasukan operasi ialah urus setia separuh masa dan belum pernah menjalankan acara ini.
- Ada percanggahan tentang siapa yang boleh mengikat perbelanjaan atau mengubah program.
Perlukan serahan dijalankan hingga tarikhnya?
Jika pengerusi dan urus setia kedua-duanya mahu serahan yang kemas tetapi tiada masa menulisnya, seorang ketua projek persidangan boleh menyediakan draf jadual hak keputusan, mengumpul janji terbuka pengerusi dan menjalankan semakan mingguan hingga acara. Had kuasa dan keputusan program tetap di tangan pengerusi dan jawatankuasa anda. Hantar tarikh acara dan tarikh serahan anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila pengerusi patut menyerahkan kepada operasi?
Biasanya apabila program, penceramah dan venue disahkan. Pilih tarikh, tulis dalam pelan dan jadikan ia kelihatan kepada jawatankuasa.
Bolehkah pengerusi masih mengubah program selepas serahan?
Boleh, tetapi melalui laluan yang dipersetujui. Perubahan program dimasukkan dalam log keputusan dan ketua operasi melaraskan pembekal dan komunikasi.
Bagaimana jika pengerusi juga ketua operasi?
Perbezaannya kurang penting, tetapi tetap tulis keputusan itu. Jika beban kerja ialah masalahnya, lihat perancangan beban kerja jawatankuasa acara untuk cara melihatnya.
Apa bezanya dengan kesinambungan antara tahun?
Halaman ini merangkumi serahan dalam tahun yang sama. Kesinambungan apabila kepimpinan bertukar antara edisi dibincangkan dalam mengekalkan kesinambungan yang berguna.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.