简要回答
主席与营运团队书面商定哪些决定留给主席、哪些移交营运团队、哪些需要双方同意，交接就能顺利。
选定交接日期，用决策权限表和说明文件交接，不要只靠一次谈话，并商定真正需要时如何联系主席。
交接为什么会出问题
- 主席出于习惯继续参与细节，营运决定因此要等回复。
- 营运团队作出了主席认为属于议程范围的决定，例如调动讲者的时段。
- 主席对讲者、赞助方或会员的承诺没有传到秘书处。
- 没有人约定主席何时不再是第一个联系人，而成为上报处理的对象。
三类决定
| 类别 | 例子 | 谁决定 |
|---|---|---|
| 主席保留 | 改变内容的议程调整、讲者阵容、主题、代表会议发表的公开声明。 | 主席，记入决策记录 |
| 营运团队决定 | 会议室布置、供应商时间、报名咨询、约定范围内的餐饮人数、志愿者排班。 | 营运负责人，在每周摘要中向主席报告 |
| 双方同意 | 最后一刻的环节互换、讲者替换、费用变化超过设定上限的任何事项。 | 主席与营运负责人，在约定的回复时间内 |
交接的步骤
- 商定交接日期，通常是议程和讲者名单确认之时。
- 主席写交接说明：承诺过什么、对谁承诺，以及还有什么悬而未决。
- 双方共同确认决策权限表，包括营运决定的费用上限。
- 约定上报事项的回复时间，以及主席联系不上时的具名替代人。
- 安排简短的每周碰头，让主席保持知情而不必参与细节。
- 把所有承诺和变更记入如何维护活动决策记录。
交接说明应包含什么
交接说明记录的是只有主席掌握的那部分：非正式的承诺、人脉和判断。
例如，答应过开幕时段的讲者、被告知将使用某个会议室的赞助方，以及要求保留座位的会员。承诺过却没写下来的事，很容易被无意中违背。
权限在谁手里
民选主席往往同时有议程权限，也因习惯握有营运权限。理事会或委员会应确认主席移交哪些权限。写法见区分民选委员会决策与会议营运和活动委员会职权范围。
营运团队只有一位秘书处同事的话，要确认这位同事有权在约定上限内承诺供应商支出，不必等委员会开会。
实例演示 · 虚构示例
一位虚构主席在活动前六周交接
组织与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Juruukur Bahan，其主席在活动前六周，把会议移交给两人的秘书处团队。交接说明列出三项非正式承诺：给来访讲者的开幕时段、为一位前任会长保留的一张桌子，以及赞助方在报到处附近挂横幅的请求。
决策权限表允许营运团队批准不超过指定金额的餐饮和布置变更，也可不问主席就互换两间分会场。讲者或环节标题的任何变动，都需主席在一个工作日内回复，主席出差时由具名的副主席代理。
可直接使用
交接说明与决策权限表
双方一起完成，并与决策记录放在一起。主席承诺过但不在清单上的事项，必须在交接前补上。
- 交接日期与出席者：
- 议程状态：已确认、待定和仍未决的事项：
- 主席作出的非正式承诺、对象，以及约定的处理方式：
- 主席保留的决定：
- 营运团队决定的事项及费用上限：
- 需双方同意的事项及约定的回复时间：
- 上报路径，以及主席联系不上时的具名替代人：
- 每周碰头的日期与形式：
- 决策记录和供应商合同存放处：
- 这一安排的复核日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 主席与营运负责人本来就配合良好。
- 权限上限已被委员会接受。
- 活动有一位明确的营运负责人。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 主席同时还在管理议程、赞助和预算。
- 营运团队是兼职秘书处，从未办过这类活动。
- 对谁有权承诺支出或更改议程存在分歧。
需要有人把交接推进到位吗？
主席和秘书处都希望交接清晰，却没人有时间写下来的话，项目负责人可以起草决策权限表，收集主席尚未处理的承诺，并主持每周碰头直到活动举行。权限上限和议程决定，仍由主席和您的委员会负责。请把议程状态和交接日期发给我们，回复会说明如何安排。
主办方常见问题
主席应在什么时候移交给营运团队？
通常在议程、讲者和场地确认之后。选定日期，写进计划，并让委员会看到。
移交后主席还能更改议程吗？
可以，但要走约定的路径。议程变更记入决策记录，由营运负责人调整供应商和对外沟通。
如果主席同时也是营运负责人呢？
区别没那么重要，但仍要把决定写下来。问题在于工作量的话，可参考委员会工作量规划工具来厘清。
这与跨年度的连续性有什么不同？
这里讲的是同一年内的交接。届与届之间领导更换时的连续性，见保持有用的连续性。
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