简要回答
桌面演练是在会议室里进行的结构化讨论。团队和主要供应商逐步讨论一个虚构情景，说出各自会作什么决定、联络谁、对外说什么。活动开始之前，就能发现决定和责任归属上的缺口。
这是一场关于决定与交接的筹备讨论。安全、医疗和疏散程序属于场地方和紧急应变专业人员，他们可能邀请您参加他们自己的演练。
桌面演练是什么，不是什么
参加者围桌而坐，面前摆着方案。主持人读出一个简短的情景，分阶段加入新情况，并追问“接下来会怎样，由谁决定？”。没有人搬动家具或练习身体动作。
价值来自讨论本身。比如发现两个人都以为某个决定归自己，或者没人掌握供应商下班后的联络方式。
谁应参加
- 活动负责人，以及当天做决定的人。
- 项目负责人或主要统筹人。
- 场地方和主要供应商（如视听、报名）的代表，如果他们同意。
- 传播部门代表，如果可能需要对外发言。
- 一位记录员，记录决定和缺口，不参与讨论。
90分钟的安排
| 分钟 | 环节 | 内容 |
|---|---|---|
| 0至10 | 定下基调 | 说明目的、基本规则，以及这是讨论而不是对个人的考核。 |
| 10至35 | 情景一 | 读出开场情况，再加入两三条新情况。每条之后，问谁决定、通知谁、对外说什么。 |
| 35至60 | 情景二 | 换一种问题再来一轮，例如供应商履约失败或讲者迟到。 |
| 60至80 | 缺口与行动 | 列出不清楚、缺失或互相矛盾之处，为每一项指定负责人和日期。 |
| 80至90 | 收尾 | 商定方案要改哪些、由谁更新，并感谢大家。 |
选择能检验决定的情景
从自己的风险登记表里选择横跨多个团队的情景，例如天气、交通或供应商履约失败。需要医疗、消防或保安应对的情景不适合在这里演练。这类问题，请问场地方已有哪些演练。
写一段开场说明，并在卡片上写三四条新情况。例如“主讲嘉宾的办公室来电说他们会晚到”或“报名平台显示错误”。
每条新情况之后要问的问题
记录与跟进
- 记录员写下每个决定、缺口和未决问题，并注明姓名。
- 把缺口分类：没有负责人、没有资料、没有权限、没有沟通。
- 在演练后一天内，商定行动并指定负责人和日期。
- 更新方案，并把修订版发给所有参加者。
- 时间允许的话，在更接近活动时用另一个情景再演练一次。
实例演示 · 虚构示例
虚构论坛的供应商履约失败演练
机构与数字均为虚构，仅作示意。
一个虚构的协会正筹备约200名代表参加的一天论坛。90分钟的会议上，场地方的活动专员和视听供应商都在场。主持人读出情景：视听供应商的货车被困，到场时间晚于进场时间窗。
讨论发现，项目负责人以为场地方可以拿出自有麦克风，而场地方以为主办方会批准。也没有人负责通知参会者延迟开场。最终产生三项行动：书面确认场地方可以提供什么，指定决定延迟开场的人，并准备给参会者的讯息。
可直接使用
桌面演练脚本与记录表
可同时作为议程和记录。会前填写情景，演练中填写记录行。
- 演练目的和基本规则，开场时宣读：
- 参加者及角色，包括记录员：
- 情景一的开场说明：
- 情景一的新情况1、2、3（各一行）：
- 每条新情况：谁决定、需要什么资料、通知谁、说什么、费用、谁批准：
- 情景二的开场说明和新情况：
- 发现的缺口，分类为：没有负责人／没有资料／没有权限／没有沟通：
- 行动、负责人和日期：
- 方案需要的修改，以及由谁更新：
- 修订版方案发出的日期和下一次演练的日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队小、本来就定期开会，要检验的风险很明确。
- 有同事愿意主持，而且不掌握答案。
- 场地方和供应商愿意花一小时参加。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 需要多个团队和供应商同席，而且没人主持过。
- 方案是新的，委员会希望由中立的主持人来找缺口。
- 需要在活动前把发现转化为附有负责人的修订方案。
想让人主持演练并补上缺口？
如果应急方案还没被检验过，我们可以用策划诊断，根据您的风险登记表准备情景。我们也可以与团队和供应商主持一场简短讨论，把缺口整理为附有负责人和日期的优先行动计划。请把风险登记表和主要供应商名单发给我们，我们会回复适合的支持层级和范围。
主办方常见问题
桌面演练和消防演习一样吗？
不一样。桌面演练是在会议室里讨论决定和沟通。消防和疏散演习属于场地方和有资格的专业人员。
应该演练几个情景？
90分钟的会议演练两个就够。情景太多，讨论往往流于表面。选那些横跨多个团队、能检验决定归属的情景。
供应商需要出席吗？
情景中涉及的供应商应该出席，如果他们同意。他们自己会怎么做，往往与方案的假设不同。
这与策划诊断有什么关系？
活动策划准备度自查工具事先列出尚未解决的决定，桌面演练再检验这些答案在真正需要使用时是否成立。两者都不会给出一切正常的结论。
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