简要回答
一项委托分六个阶段：活动简报、适合度检查、书面范围、准备、执行和交接。每个阶段结束时都有可供您阅读和批准的成果，您始终清楚哪些已经商定、哪些仍未决定。
范围在开工前以书面确定，写明由谁负责、包括什么、排除什么，以及如何处理变更。日期和时长取决于您的活动，在该范围中确定，而不是事先假定。
六个阶段
| 阶段 | 您做什么 | 项目负责人做什么 | 您得到什么 |
|---|---|---|---|
| 1. 简报 | 分享已决定和未决定的部分 | 阅读简报并记下缺口 | 对已理解内容的确认 |
| 2. 适合度检查 | 回答关于决策负责人、日期和供应商的问题 | 评估支持层级是否适合当前情况 | 建议的支持层级，或说明另一条路径更合适 |
| 3. 书面范围 | 审阅并批准 | 撰写范围、排除项、职责、检查节点和收费依据 | 范围文件和供批准的报价 |
| 4. 准备 | 指定决策负责人，并分享文件与联系人 | 建立时间表、决策记录、行动清单和供应商要求 | 工作文件和汇报格式 |
| 5. 执行 | 就日期做决定并出席检查节点 | 推动行动、协调供应商、汇报进展、提出范围变更 | 定期进度报告和更新后的决策记录 |
| 6. 交接 | 接收并确认 | 结清未决事项、整理文件并逐一讲解 | 您的团队可以据以继续工作的交接文件 |
简报应包含什么
简报不必完整，只要分清已决定和未决定的部分。活动简报生成器可以生成一份可编辑的版本供您发送，未知的日期和人数保留为未知即可。
适合度检查：合适的支持层级
适合度评估的结论可以是自己动手、选择较轻的支持方式，或增加支持。我们会在支持确实有价值时才建议。
吉隆坡、雪兰莪和芙蓉（含汝来）以外的活动，步骤相同。策划与项目管理以远程方式进行，需要时可安排现场支持和差旅，视档期、约定范围和费用而定。详见服务地区与现场安排。
执行期间的变更
计划会变。某项要求超出书面范围时，项目负责人会说明变更内容、对工作的影响和收费依据，经您批准后才继续。
议程、预算或供应商选择的变更由您决定，并连同日期和批准人一起记入决策记录。见费用、范围与报价。
汇报与决策
- 按约定格式和频率提交的状态报告：已完成、下一步到期、有风险、需要的决策。
- 决策记录：决定了什么、由谁决定、何时以及影响什么。
- 行动清单，每一项都有负责人和日期。
- 每次检查节点之前的简短议程，使决策准备妥当。
交接
交接是范围的一部分，不是额外项目。内容包括联系人、已作的决策、供应商文件、未决事项和下一步，人员更替后依然看得懂。格式可参考交接文件包生成器。
实例演示 · 虚构示例
一项虚构委托从简报到交接
虚构机构、日期与时长，仅作说明。
一个虚构的化学工程师协会发来在雪兰莪举办两天会议的简报。日期范围已定，议程部分起草，尚未选定场地。
适合度检查建议采用项目协调，议程留给委员会负责。书面范围写明负责人和检查节点，不含技术制作和报名系统营运，分会场数量如有变动，按范围变更另行计价。结束时，委员会收到决策记录、供应商文件，以及三项未解决事项的清单，每项都有负责人。
可直接使用
适合度检查前发送的简报提纲
能回答的就回答。确实还没决定的，请写“尚未决定”。
- 用两行写明活动类型和目的。
- 受众及大致规模，或写“未知”。
- 日期范围，或写“尚未决定”，以及需避开的日期。
- 地区或场地（如已选定）。
- 谁批准议程、预算和供应商。
- 已委任或已承诺的供应商或赞助方。
- 您的团队自己会做什么。
- 您在考虑的支持：书面计划、项目负责人、驻场经理，或不确定。
- 现有文件：往届议程、预算、供应商合约。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您有书面计划、指定的决策负责人和余力。
- 您只需要有人审阅一份文件。
- 活动规模小，团队办过。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 没有人把日期、供应商交接和决策统筹起来。
- 您需要书面范围来争取外部支持的批准。
- 您希望有一份人员更替后依然有效的记录。
准备好发送简报了吗？
请发送上面的简报提纲，并标明未决事项。项目负责人会阅读简报，提出适合度检查的问题，然后回复建议的支持层级，以及书面范围需要写明的内容。
主办方常见问题
适合度检查要收费吗？
费用按每份简报报价，早期沟通的任何条款会在开工前以书面说明。见费用与报价。
书面计划之后我可以停下来吗？
可以。活动蓝图是完整的交付成果，您可以据以自行执行。
执行期间如果项目负责人无法到岗怎么办？
连续性安排在书面范围中说明。见服务连续性与替补安排。
产出的文件归谁所有？
归您所有。它们会在交接时一并交付，使您的团队无需外部协助即可继续工作。
相关资源
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