简要回答
混合式活动用同一个议程服务两类受众。核心决定是哪些体验放现场，哪些放线上，哪些两边都有。每个选择都会改变供应商组合、预算和活动当天的工作量。
项目负责人协调现场团队、直播或平台供应商和您的议程负责人，让远程受众有真正参与的途径。技术制作由专业供应商完成，范围包含时由我们委任并协调。议程仍由您负责。
这类活动需要什么
- 说明远程参与者应当能做什么：观看、提问、参加练习、交流。
- 同时为两类受众设计的议程，而不是在现场议程上加装一台摄像机。
- 活动期间代表远程受众的指定人员，例如线上主持人。
- 明确的讲者简报，涵盖远程讲者、现场讲者以及两者之间的交接。
- 关于录制、回放以及谁可以分享什么的书面立场。
- 与议程相匹配、已商定的直播或平台营运供应商组合。
- 彩排计划，以及连接或平台出故障时的备用方案。
需要尽早确定的决策
| 决策 | 通常由谁负责 | 项目负责人准备什么 |
|---|---|---|
| 哪些环节仅现场、仅线上或两者兼有 | 议程负责人 | 逐个环节的表格，列出各选择在成本和工作量上的影响 |
| 远程参加方式与收费类别 | 客户与财务 | 各选项，以及财务必须回答的问题 |
| 远程提问与参与的途径 | 议程负责人 | 指明由谁处理线上问题的主持计划 |
| 录制、回放与权利 | 客户，必要时征求意见 | 给讲者、供应商和顾问的问题清单 |
| 平台或直播供应商 | 客户批准人 | 供应商据以报价的要求清单，以及比较表 |
| 彩排与备用方案 | 客户与供应商 | 彩排时间表和供批准的书面备用方案 |
为什么混合不等于两场活动
同时办两个完整议程，工作量会翻倍。更好的做法是只挑几个必须让远程代表参与好的环节，其余只在现场进行。选择方法见决定哪些体验放线上、哪些放现场。
远程参加者也需要一条不依赖会场的提问途径。见为远程代表提供真正的会议提问途径。
谁负责什么
| 范围 | 客户 | 项目负责人 | 专业供应商 |
|---|---|---|---|
| 议程与讲者 | 决定并批准 | 把简报、彩排日期和交接放在同一日历上 | 不适用 |
| 平台、直播与视听 | 批准供应商和要求 | 撰写任务说明并协调交接 | 设计并运行技术方案 |
| 远程主持 | 委任主持人 | 向主持人和现场团队下达简报 | 如已委任主持人，则由其主持 |
| 录制与权利 | 决定政策 | 列出问题并记录答复 | 按指示录制和托管 |
| 与代表的沟通 | 批准讯息内容 | 为两类受众分别规划讯息 | 如已委任，通过其系统发送 |
策划支持适用于哪里
混合式设计尚未确定时，可以先用活动蓝图写好范围、职责和供应商要求，再联系供应商。需要有人把现场团队和平台供应商一路协调到活动当天，则适合项目管理。
详细指南
- 总览：混合式专业研讨会策划指南。
- 远程讲者：协调远程主题演讲与现场主持人。
- 权利：处理线下与线上议程的录制权利。
- 评估：比较混合式参与度而不混用不可比的指标。
- 回放：决定回放是否应在会议结束后继续开放。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构混合式会议划分议程
虚构机构与数字，仅作说明。
一个虚构的护理教育协会计划办一天的会议，包括一场大会、六个分会场和一次交流午餐。委员会起初提议全部直播。
整理议程之后，他们决定直播大会和两个分会场。另外四个分会场涉及实操，只在现场进行，远程代表则有主持人负责的提问渠道和单独的线上交流时段。平台任务说明因此只需涵盖三个环节，而不是七个。
可直接使用
混合式环节分配表
每个环节复制一行，并在向供应商下达任务说明之前决定每一列。
| 环节 | 现场 | 线上 | 远程参与途径 | 是否录制 | 决策负责人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 名称与时间 | 是或否 | 直播、回放或无 | 提问渠道、投票、无 | 是、否，或交顾问确认 | 姓名 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 在团队本来办得不错的活动上增加一个线上环节。
- 平台供应商带来技术负责人，团队保留对议程的掌控。
- 没有录制或权利方面的未决问题。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 议程必须同时适用于两类受众，却没有人负责这种划分。
- 需要协调多家供应商，例如场地、视听和平台。
- 在确认讲者之前，需要把权利和回放问题写下来并得到答复。
需要把混合式方案和供应商统一到一份任务说明上吗？
现场团队、平台供应商和议程负责人各有各的假设时，项目负责人可以写出环节分配表，协调供应商交接，并让彩排和备用方案清楚可见。技术制作由专业供应商完成。请把议程和您目前的安排发给我们，回复会说明合适的范围。
主办方常见问题
项目负责人会操作平台或摄像机吗？
平台和摄像设备由专业供应商操作。若约定范围包含，由我们委任并协调他们作为分包专业团队。无论哪种情况，项目负责人都会撰写任务说明、协调交接，并检查方案是否涵盖两类受众。
远程代表应该和现场代表付同样的费用吗？
这是您和财务要做的定价决定。定价指南列出了需要提出的问题。
每个环节都可以录制吗？
只有在讲者和权利持有人同意的情况下才可以。在公布议程之前，请逐一以书面询问每位讲者。
小型活动值得做混合式吗？
有时值得。应根据远程参与者真正能得到什么来决定，而不是因为有这种形式可用。
相关资源
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