简要回答
行业峰会之所以难办，是因为很多事情同时进行：平行分场、共用讲者、合作伙伴的承诺和媒体采访。我们负责策划、组织并管理双方约定的范围，需要时再协调制作、视听、舞台和报到等专业分包商。
内容和对高层讲者的邀请仍由您的议程负责人掌握。我们让日程、会场、合作伙伴的权益和供应商交接互相配合。
适合谁
- 举办多分场旗舰峰会的行业组织与商会。
- 举办面向业界的峰会、并邀请外部讲者与合作伙伴的企业。
- 峰会规模已超出一个会场和一位议程负责人的秘书处。
- 把峰会带到马来西亚、需要本地协调的区域主办方。
能解决什么问题
- 分场各自规划，场次互相争夺同一批听众。
- 讲者同时被排进两个会场，或全体大会超时，拖累所有分场。
- 合作伙伴和媒体的承诺由一个人答应，却没有人兑现。
- 高层讲者需要细心安排礼宾、说明会和出行。
- 会场与报到计划假设了从未核实过的参与人数。
需要尽早敲定的决定
| 决定 | 通常由谁负责 | 我们准备什么 |
|---|---|---|
| 峰会目的，以及每个分场面向的听众 | 主席或筹委会 | 一页说明和分场与听众对照表 |
| 分场数量，以及哪些场次可以同时进行 | 议程负责人 | 排程方案，并用会议议程规划器检查时间重叠 |
| 高层讲者名单与邀请顺序 | 主席或行政办公室 | 附说明会与礼宾问题的邀请追踪表 |
| 合作伙伴的承诺，以及各方应得的权益 | 商务负责人 | 权益清单，让每项承诺都有负责人和日期 |
| 媒体采访与发布规则 | 传播主管 | 供批准的媒体接待计划，附认证方面的问题 |
| 会场分配与报到类别 | 议程负责人与秘书处 | 会场方案，以及能显示分场权限的报到设置 |
我们管理什么，哪些仍由您负责
| 范围 | 仍由您负责 | 由我们管理 | 分包专业供应商 |
|---|---|---|---|
| 议程与讲者 | 由您决定并批准 | 日程、任务说明、共用讲者检查和彩排计划 | 不适用 |
| 合作伙伴与媒体 | 由您同意各项承诺 | 权益追踪，以及活动当天的媒体协调 | 获委任的媒体与品牌供应商 |
| 场地与会场 | 由您批准选择 | 会场计划、场次转换和指示牌简报 | 场地营运方和会场布置人员 |
| 制作、视听与舞台 | 由您批准方向 | 任务说明、流程表，以及跨会场的现场提示 | 制作、视听和舞台团队 |
| 报到与参会者体验 | 由您批准类别与沟通内容 | 报到设置、分场权限和咨询台计划 | 报到服务商和接待人员 |
包含什么，不包含什么
典型的完整服务范围包括：跨分场的总日程、讲者与合作伙伴协调、供应商任务说明、预算追踪、面向参会者的安排，以及跨会场的现场管理。
- 除非在范围内约定，否则不包含：您的内容决定、讲者酬金、场地与供应商费用，以及须由合资格方出具的法律、安全或无障碍确认。
- 各会场的专业工作由我们在约定范围内分包并协调。
- 洽谈合作伙伴与规划收入属于另一项工作。请见赞助与商业化规划。
合作如何进行
- 把您的简报、分场构想、日期范围，以及谁负责决定什么告诉我们。
- 以书面约定范围、支持程度、权限界限和汇报方式。
- 我们制定总日程和会场计划，然后向专业分包商说明工作并委任。
- 我们维护决策记录，跟进讲者与合作伙伴，并执行彩排计划。
- 我们按约定在现场管理峰会，之后交接文件与未完成事项。
您咨询之后会怎样
我们会先阅读您的简报，并询问几个必要的问题：分场数量、听众、日期范围和决策负责人。随后您会收到一份书面建议书，列明服务范围、影响费用的因素，以及哪些情况会改变费用，详见费用与报价。您批准范围之后，工作才会开始。
服务地区
策划与项目管理可在马来西亚各地远程进行。需要时，现场支持与出差可安排到马来西亚各地，视乎人手、项目需求、约定范围和费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪和芙蓉工作。
出差与住宿属于约定范围时会另行收费。请见服务地区与现场安排。
详细指南与相关服务
- 形式指南：多轨道行业峰会筹备指南。
- 分场与时间：如何选择可同时进行的场次和协调全体大会与分组场次的时间。
- 跨会场的讲者：规划多个会场共用的讲者。
- 峰会之后：整合多个分场的成果。
- 相关页面：企业会议管理、会议策划与管理和外包项目管理。
实例演示 · 虚构示例
虚构案例：共用一位讲者的峰会
虚构的机构与数字，仅作说明。
一个虚构的物流协会筹办为期一天、设有三个分场的峰会。一位高层讲者被邀请在第一分场开场，又要在同一小时内参加第二分场的座谈。
总日程在邀请发出之前就暴露了这个冲突。座谈改到下午，合作伙伴的演讲填补了空出的时段，会场计划也显示出哪个分场需要更大的会场。
可直接使用
行业峰会清单
在联系场地或供应商之前使用。答不出的一项，就是需要尽快决定的事项。
- 峰会目的，以及每个分场面向的听众。
- 分场数量，以及哪些场次允许同时进行。
- 涵盖所有会场的总日程，并检查讲者撞期和超时。
- 高层讲者名单、邀请顺序、说明会负责人和礼宾需求。
- 全体大会的时间，以及分组会场如何清场和重新布置。
- 合作伙伴名单，写明各方应得的权益和兑现的负责人。
- 媒体计划：谁可以参加、谁批准发布，以及需向主办方确认的认证问题。
- 会场分配，并为不确定的需求预留方案。
- 报到类别，以及如何向参会者显示分场权限。
- 当天场次变动的咨询台计划。
- 要向场地以及安全、法律和无障碍方面提出的问题，并写明由谁负责回答。
- 峰会后复盘：各分场成果、合作伙伴反馈，以及留给下一届的记录。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 峰会只有一两个分场，团队以前办过。
- 合作伙伴和媒体不多，由一个人负责。
- 议程负责人有时间亲自管理日程。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 三个或更多分场共用讲者和会场。
- 合作伙伴和媒体的承诺越来越多，却没有人追踪。
- 秘书处要在日常工作之外筹办峰会。
希望有一个团队把整场峰会统筹起来？
把您的简报、分场构想和还没有定下来的事项告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明会怎样把跨分场的总日程、讲者、合作伙伴和供应商交接统筹起来，并协调所需的专业分包商。
主办方常见问题
可以只负责排程和会场计划吗？
可以。您可以选择支持程度。筹备资料包或项目负责人可以涵盖日程和协调，其余部分仍由您的团队处理。
讲者由你们邀请吗？
邀请谁由您的议程负责人决定。我们负责追踪表、说明会和跟进，确保负责人的决定得到落实。
你们可以为峰会寻找合作伙伴吗？
合作策略和洽谈属于另一项工作，请见赞助与商业化规划。
媒体如何处理？
我们会准备媒体计划供您批准，并在当天协调采访安排。发布内容由您的传播主管批准。
可以支持吉隆坡、雪兰莪和芙蓉以外的峰会吗？
可以。策划可在马来西亚各地远程进行，需要时可安排现场支持，视乎人手、范围和费用而定。请见服务地区与现场安排。
相关资源
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