全程活动管理

适合谁

• 团队日常工作已经很满，还要筹办活动的企业和机构。
• 筹办会议、论坛或会员活动的协会秘书处和筹委会。
• 希望由一位负责的管理者统筹、不必逐个追踪供应商的企业传播、人力资源和市场部门。
• 需要在马来西亚举办活动，但无法全程在当地的区域团队。
• 希望只有一份范围、一份报价和一个联络窗口的财务与采购部门。

解决什么问题

• 没有人对整场活动负责，场地、制作和报名之间出现空档。
• 报价格式各异，难以比较。
• 需要做决定的人忙于其他工作，决定一拖再拖。
• 时间表散落在多个邮箱里，悄悄地延误。
• 活动当天出了问题，要由您自己的团队收拾，没有受委托的人负责。

包含哪些内容

• 开工前由您批准的书面范围、时间表和职责划分。
• 议程策划支持、讲者与嘉宾协调，以及活动流程表。
• 对照计划跟踪预算，及早提出差异。
• 按范围需要，寻找、下达任务说明并协调制作、视听、舞台、报名和物流方面的分包专业人员。
• 报名及参加者沟通的安排（属于范围时）。
• 按范围约定，在活动当天到场管理。
• 收尾报告，附供应商交接说明和未完成事项。

不包含哪些内容

• 属于您的决定：目的、议程方向、预算批准和最终审批。
• 法律、安全、结构和许可方面的签署，仍由为此委任的合格人士负责。
• 供应商和场地的费用，会在作出任何承诺之前报价并与您确认。
• 书面范围以外的事项，除非以书面方式变更范围。

谁负责什么

合作如何进行

1. 发来您的活动简报、日期范围以及想要的支持。
2. 以书面确认工作范围、职责、汇报方式和现场安排。
3. 我们制定计划和时间表，并把范围所需的专业人员提交给您批准。
4. 我们执行计划、汇报进度，让各项决定持续推进。
5. 活动当天由我们管理执行，随后以交接报告收尾。

咨询之后会怎样

我们会阅读您的简报，回复问题或建议的范围。如果合适，我们会以书面确认范围，并在开工前提供报价。

如果较小的一步更适合您，我们会直接说明，例如先做活动蓝图。企业活动和会议也有专门的服务页面：企业活动管理与会议策划与管理。

影响费用的因素

待范围明确后，我们会根据您的简报编制报价，写明工作范围、影响费用的因素，以及哪些变化会改变报价。详见费用与报价。主要因素包括：

• 活动形式、出席人数范围和天数。
• 需要协调的工作线和分包专业人员数量。
• 合作时长，以及提前多久开始。
• 范围中约定的现场管理量。
• 策划文件是否已经存在，还是需要先编制。
• 供应商费用，按其各自报价收取，不在我们的管理费之内。

服务地区

策划和项目管理可以在马来西亚任何地方以远程方式进行。需要时，可在全马来西亚安排现场支持和出差，视人手、项目要求、约定范围和费用而定。

我们最常在吉隆坡、雪兰莪和芙蓉工作。差旅与住宿属于约定范围时另行收费。详见服务地区与现场安排。