简要回答
企业活动管理，就是由一个负责到底的团队从简报到活动结束全程照看您的活动：计划、预算跟进、供应商、流程表和活动当天。我们在书面约定的范围内策划、组织、管理并执行活动。
如果范围需要制作、视听、舞台、报名接待或物流等专业服务，由我们委任并协调相关分包商。属于贵机构的决定仍由您掌握：目标、预算审批、宾客名单、品牌与讯息。
适合谁
- 举办发布会、会议、全员大会、经销商或合作伙伴活动、颁奖晚会或庆典晚宴的公司与企业团队。
- 负责活动、却没有时间处理每个细节的企业传播、市场营销和人力资源团队。
- 在马来西亚举办活动、但当地没有团队的区域或总部团队。
- 希望范围、供应商和汇报都有单一负责人的财务与采购部门。
- 不能再把活动当作兼职工作来处理的机构。
能解决什么问题
- 活动已获批准，但简报、时间表和职责仍然模糊。
- 报价格式各异，难以公平比较。
- 多家供应商同时进行，交接开始延误。
- 内部审批所需时间超出进度安排。
- 团队既要办活动，又要完成本职工作。
- 活动当天依赖一两个人，所有细节都只存在他们的脑海里。
包含哪些服务
- 依据您的需求制定的书面范围、时间表和预算框架。
- 协助寻找场地并陪同实地考察，由您做最终决定。
- 议程与流程表策划，包括宾客和讲者的安排。
- 按范围所需，处理供应商任务说明、报价比较、委任协助，以及制作、视听、舞台、报名接待和物流的日常协调。
- 决策记录、行动清单，以及按约定频率提交的进度报告。
- 由指定负责人在现场管理活动当天。
- 收尾：协助核对供应商款项，提供交接文件，并简要总结可改进之处。
不包含哪些服务
- 属于贵机构的决定，例如目标、预算审批、宾客名单和最终讯息。
- 书面范围以外的事项。任何变更须先以书面方式约定。
- 法律、税务、保险或安全认证方面的意见。这些应由有资格的机构处理，我们负责协调需要询问的问题。
- 对出席人数、销售或收入等结果作出承诺。
各方分工
| 范畴 | 您 | 我们 | 分包专业团队 |
|---|---|---|---|
| 目标、预算与审批 | 做决定并批准 | 整理方案并跟进预算 | 提供报价 |
| 计划、时间表与流程表 | 审阅并确认 | 制定、执行并更新 | 按时完成各自工作 |
| 场地与物流 | 从候选名单中选定 | 寻找、说明需求并协调 | 提供交通与现场物流 |
| 制作、视听与舞台 | 批准创意方向 | 说明需求、排期并监督 | 完成技术工作 |
| 报名接待与宾客 | 提供宾客名单和规则 | 设计流程并协调团队 | 提供接待人员与系统 |
| 活动当天 | 担任主人并致辞 | 在现场管理全天流程 | 履行各自的专业职责 |
合作如何进行
- 告诉我们活动的目的、对象、日期范围、地点，以及您已有的安排。
- 我们以书面确认范围和支持程度，从全面管理到较小范围的委托都可以。
- 我们制定计划和预算框架，再向供应商说明需求并比较报价，交由您批准。
- 我们协调筹备工作，定期更新进度并维护决策记录。
- 我们与分包团队一起在现场管理活动当天。
- 活动结束后，我们提供交接文件并做简要总结。
咨询之后会怎样
我们会阅读您发来的讯息，并就活动提出几个问题，让范围建立在事实之上。如果合适，我们会安排一次简短沟通，确认所需的支持程度。
范围明确后，我们会提供书面报价，写明包含的内容以及哪些因素会改变费用。请参阅费用与报价。
服务地区
活动策划与项目管理可以远程进行，适用于马来西亚各地的活动。需要时，现场支持和差旅也可安排在马来西亚任何地方，视档期、项目要求、约定范围和费用而定。吉隆坡、雪兰莪和芙蓉是我们服务最多的地区。
差旅和住宿若属于约定范围，会另行收费。请参阅服务地区与现场安排。
选择合适的支持方式
可直接使用
范围清单：向任何企业活动服务商说明需求
用这份清单向我们或任何服务商说明需求，让范围、权限和费用因素在开工前就写清楚。
- 活动目的，以及它必须支持的一项成果。
- 对象：他们是谁、预计人数，以及如何邀请。
- 日期范围、首选地点和任何固定限制。
- 预算范围，以及谁批准支出和变更。
- 谁决定什么：姓名、职务和审批所需时间。
- 议程内容：环节、讲者、表演、颁奖或餐饮。
- 所需服务：场地、制作、视听、舞台、报名接待、交通、住宿。
- 已委任的供应商，以及各合约由谁持有。
- 需要遵守的品牌、讯息和合规规定。
- 汇报：格式、频率和接收人。
- 活动当天谁在现场，谁有权做决定。
- 交接：结束时的文件、档案和未完成事项。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动规模小，沿用您熟悉的形式，供应商不多。
- 有一位人员可以专心负责，并有决策权。
- 您已有信得过的供应商团队。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 活动是新的，规模更大，或比团队以往办过的风险更高。
- 需要同时协调多家供应商和多项审批。
- 活动前几周，团队无法抽身处理日常工作以外的事。
想让企业活动交由专业团队管理？
把活动的目的、日期范围和地点告诉我们，并说明您希望得到的支持程度。我们会回复哪一级支持合适，并说明书面范围会怎样写明计划、供应商和活动当天的管理，相关专业团队由我们协调。
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主办方常见问题
你们管理整场活动，还是只负责其中一部分？
两种都可以。范围以书面约定，从全面管理到较小的范围，例如只负责策划或只管理活动当天。
制作和视听工作由谁完成？
由专业分包商完成。我们在约定范围内向他们说明需求、安排进度并协调，委任需经您批准。
吉隆坡和雪兰莪以外的活动，你们也能管理吗？
可以。策划可以远程进行，需要时现场支持可安排在马来西亚各地，视档期和约定范围而定。差旅和住宿若属于该范围，会另行收费。
如果我们现在只需要一份计划呢？
活动蓝图会为您整理范围、时间表、预算框架和职责分工，之后也可以延伸为全面管理。
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