外包活动项目管理

适合谁

• 在日常会员工作之外筹办活动的协会秘书处。
• 希望保留议程掌控权，同时请人统筹运作的委员会与主席。
• 协调内部持份者和现有供应商的企业传播、市场营销或人力资源团队。
• 在马来西亚办活动、需要从另一个办公室看到进度与职责的区域团队。
• 希望统筹工作有单一负责人的财务与采购部门。

能解决什么问题

• 决定分散在多个委员会或部门，日期一再拖延。
• 供应商交接延误，没有人负责跟进。
• 团队有不会因活动而停下来的日常工作。
• 需要批准的人看不到进度。
• 多家供应商同时工作，没有人看得出各部分如何衔接。

包含哪些服务

• 依据约定范围和时间表制定的统筹计划。
• 决策记录和行动清单，持续更新并与您的决策人分享。
• 按约定格式和频率提交的进度报告。
• 供应商协调：任务说明、截止日期、交接与问题跟进。
• 为委员会会议和审批做准备。
• 监督直到活动当天的执行，现场出席依范围约定。
• 结束时的交接文件。

不包含哪些服务

• 属于贵机构的决定：议程、讲者、预算审批和签署合约。
• 专业工作的执行。范围需要时，由我们委任并协调分包专业团队。若要整场活动从头到尾由我们管理，请参阅全程活动管理。
• 书面范围以外的事项。任何变更须先以书面方式约定。

各方分工

合作如何进行

1. 分享您的活动简报，并告诉我们哪里的统筹最吃紧。
2. 我们以书面约定范围、权限界线、汇报方式和现场出席安排。
3. 从约定的开始日期起，我们接手计划、决策记录和供应商协调。
4. 我们每周协调一次，并按约定汇报进度。
5. 结束时，我们移交文件和未完成事项。

咨询之后会怎样

我们会阅读您的来信，并提出几个问题，让范围建立在事实之上。如有需要，我们会安排一次简短沟通，确认范围和权限界线。

范围明确后，我们会提供书面报价，写明包含的内容以及哪些因素会改变费用。请参阅费用与报价。是否继续，由您决定。

费用由什么决定

费用依据约定的范围而定。报价会列明背后的因素，以及什么情况会改变费用。这些因素包括：

• 合作的时长，以及距离活动还有几个月。
• 需要协调的供应商和工作流数量。
• 议程分论坛数量和大约出席人数。
• 范围内约定的现场出席量。
• 汇报频率和所支持的委员会会议次数。
• 是否已有策划方案，还是需要先制作。

服务地区

活动策划与项目管理可以远程进行，适用于马来西亚各地的活动。需要时，现场支持和差旅也可安排在马来西亚任何地方，视档期、项目要求、约定范围和费用而定。吉隆坡、雪兰莪和芙蓉是我们服务最多的地区。

差旅和住宿若属于约定范围，会另行收费。请参阅服务地区与现场安排。

与其他支持方式比较

• 还没有计划：先做活动蓝图。
• 统筹之外还要执行：全程活动管理、企业活动管理或会议管理。
• 团队内部需要额外人手：临时活动经理。
• 在服务总览查看所有选项。