定期活动项目管理

适合谁

• 全年举办研讨会、论坛和会员会议的协会与专业团体。
• 定期举办全员大会、合作伙伴活动和内部会议的企业团队。
• 同样几个人在日常工作之外筹办每一场活动的秘书处。
• 希望各届活动品质一致、成本可控的机构。
• 既要办年度旗舰活动，又有多场小型活动穿插其间的团队。

解决什么问题

• 每场活动都从零开始，上一届的经验没有留下来。
• 多场活动时间重叠，同一批人被拉扯在其中。
• 每场活动的供应商条款各不相同，价格难以比较。
• 文件、清单和时间表格式不一。
• 没有人能一眼看到全年的全貌。

包含哪些内容

• 活动日程表，列明每场活动的日期、负责人和依赖关系。
• 每场活动重复使用的同一套策划方法和模板。
• 在约定范围内，策划并管理每一场活动。
• 全年审视供应商安排，按需为每场活动分包并协调专业人员。
• 工作量规划，让时间重叠的活动有切实可行的人手安排。
• 每场活动后的回顾，并把经验带入下一届。
• 年终总结，附对来年的建议。

不包含哪些内容

• 活动内容、讲者和会员关系，仍由您掌握。
• 约定日程以外的活动，除非以书面方式变更范围。
• 法律、安全和许可方面的签署，仍由合格人士负责。
• 供应商和场地的费用，会先报价并经您批准后才作出承诺。

谁负责什么

合作如何进行

1. 发来活动日程，或您预计举办的活动，并附上往届的记录。
2. 以书面确认涵盖哪些活动、每场管理到什么程度，以及汇报方式。
3. 我们制定活动日程表、模板和供应商计划，交您批准。
4. 我们逐场策划并管理活动，按范围需要协调专业人员。
5. 每场活动后做回顾，并以年度总结收尾。

咨询之后会怎样

我们会阅读您的简报，回复问题或建议的范围。如果合适，我们会以书面确认范围，并在开工前提供报价。

如果您想先从一场活动开始，我们可以从那里起步，之后再扩大范围。

影响费用的因素

待范围明确后，我们会根据您的简报编制报价，写明工作范围、影响费用的因素，以及哪些变化会改变报价。详见费用与报价。主要因素包括：

• 日程中的活动数量及规模。
• 同时进行的活动有多少场重叠。
• 每场活动由我们管理到什么程度，从策划支持到全程管理。
• 每场活动约定的现场管理量。
• 往届的模板和记录是否已经存在。
• 供应商费用，按其各自报价收取，不在我们的管理费之内。

服务地区

策划和项目管理可以在马来西亚任何地方以远程方式进行。需要时，可在全马来西亚安排现场支持和出差，视人手、项目要求、约定范围和费用而定。

我们最常在吉隆坡、雪兰莪和芙蓉工作。差旅与住宿属于约定范围时另行收费。详见服务地区与现场安排。