简要回答
金融服务机构的活动多了几道审核：内容与讲者的合规审查、客户款待的审批，以及对出席者数据的谨慎处理。项目负责人与贵机构内部的负责人一起协调这些步骤，让每个问题都有名字、日期和记录。
什么可以做，由贵机构的合规、法务和风险团队决定。监管方面的意见应由有资格的专业人士提供，我们则让问题保持清晰可见，让审批排进时间表，并让供应商按您的规定接受任务说明。若需要更全面的支持，我们也可以在约定范围内管理整场活动，并协调分包的专业服务商。
适合谁
- 举办客户、合作伙伴或员工活动的银行、保险公司、回教保险营运商、资产管理公司及其他金融机构。
- 负责活动、但在多个环节需要合规意见的市场营销、企业传播和客户体验团队。
- 由金融机构主办的行业与专业聚会，从圆桌会议到大型会议。
- 在马来西亚办活动、需要本地协调的区域团队。
金融团队常提到的压力
- 多位审阅人在不同阶段看同一份内容。
- 讲者的发言稿和幻灯片须先获批准才能分享。
- 客户款待、礼品和邀请函须依内部政策审批。
- 出席者名单和报名数据需要谨慎处理。
- 供应商须遵守机构有关保密与品牌的规定。
- 筹备活动期间，团队仍要继续服务客户。
哪种支持最适合
| 您的情况 | 最常适用的支持 |
|---|---|
| 已有团队和供应商，但审批和日期需要一位统筹者 | 外包活动项目管理 |
| 希望由他人为您策划、执行并协调整场活动 | 企业活动管理或全程活动管理 |
| 需要一位专职人员支持几个月 | 临时或合约活动经理 |
| 需要先有书面范围、审批路径和职责分工 | 活动蓝图 |
包含与不包含的内容
视支持程度，包含：与贵机构负责人一起制定的审批图和时间表；决策记录与行动清单；带有贵机构规定的供应商任务说明；宾客名单与报名流程的协调；进度报告；以及按约定的活动当天协调。
不包含：监管、法律或合规意见，哪些内容或款待可以进行的决定，以及对出席人数或业务成果的承诺。这些决定仍由贵机构的合规、法务和高层团队负责。
合作如何进行
- 分享活动内容、内部审核步骤，以及各步骤的批准人。
- 以书面约定范围、权限和汇报方式。
- 建立审批时间表，让合规与款待审查在作出承诺之前完成。
- 按您的规定协调供应商、宾客名单和报名流程，并汇报进度。
- 支持活动当天，并在收尾时交接文件和未完成事项。
您联系我们之后
我们会阅读您的讯息，并就活动和审核步骤提出几个问题。若合适，我们会安排一次简短交谈，确认支持的程度。
范围明确后，我们会提供书面报价，详见费用与报价。策划可以远程进行，覆盖马来西亚各地，需要时也可安排现场支持，详见服务地区与现场安排。
深入了解
- 行业指南：多方持份者的银行业会议、受监管机构的讲者审批、保密的银行业圆桌会议，以及保险与回教保险活动审批。
- 服务：外包活动项目管理、企业活动管理，以及活动职责分工矩阵生成器。
- 我们服务的对象，可与其他客户类型对照。
可直接使用
清单：合规审查、客户款待审批与数据处理问题
这是一组需要您与自家合规和法务团队一起解决的问题。答案来自贵机构自己的团队，我们确保每个问题都有负责人和日期。
- 谁审阅活动内容、邀请函和幻灯片？按什么顺序？
- 谁批准每位讲者？他们需要事先看到什么？
- 哪项政策规范客户款待、礼品和娱乐？谁批准例外？
- 受邀对象有没有限制或规定？谁审核宾客名单？
- 收集哪些出席者数据？为什么收集？存放在哪里？谁可以查阅？
- 报名数据保存多久？活动后由谁删除？
- 供应商会不会拿到出席者数据？依据什么书面条款？
- 对资料、会议室和录影录音，有没有保密规定？
- 活动是否有部分向媒体开放？谁批准对外说法？
- 哪些审批必须留下记录？记录存放在哪里？
- 活动当天出现宾客或内容方面的问题，由谁拍板？
- 活动后需要向谁汇报什么？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动规模小，沿用团队办过的形式。
- 合规审阅人已确定，回复也快。
- 供应商不多，也了解您的规定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多位审阅人和多道审批要配合固定的日期排序。
- 客户款待和宾客审批要跨众多受邀者逐一跟进。
- 筹备活动期间，团队仍要继续服务客户。
需要有人统筹审批与供应商吗？
请把活动内容和目前的审批步骤告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明项目负责人会怎样在您批准的范围内跟进审查、款待审批和供应商交接。属于合规团队的每项决定，仍由合规团队掌握。
主办方常见问题
你们提供合规或监管意见吗？
合规与监管意见由贵机构的合规与法务团队提供，什么可以做也由他们决定。我们让问题、负责人和日期保持清晰，并确保供应商遵守您给出的规定。
你们可以处理我们的宾客名单和报名数据吗？
我们按您的规定协调报名流程。收集什么数据、如何保存，由贵机构决定，供应商方面的条款也以书面约定。
可以与我们已批准的供应商合作吗？
可以。我们可以协调您已在使用的供应商，范围需要时再为新供应商说明需求。
你们能支持吉隆坡、雪兰莪和芙蓉以外的活动吗？
可以。策划可以远程进行，需要时也可在马来西亚各地安排现场支持，但须视人手和约定范围而定。
相关资源
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