简要回答
费用取决于您活动的范围和支持层级，所以按每份活动简报报价。以下说明报价依据什么、范围变更如何处理，以及您应当以书面索取哪些内容。
一份好的报价，应让财务或采购人员看清包括什么、不包括什么、什么会改变费用，以及谁负责。
流程如何进行
- 您发送简报，写明已决定和仍未决定的部分。
- 适合度检查确认书面计划、项目负责人或驻场人手哪一种适合当前情况。
- 准备书面范围，写明负责人、交付成果、排除项、检查节点以及费用背后的因素。
- 针对该范围发出报价，供您批准。
- 在您书面批准范围和报价后，工作开始。
报价依据什么
| 支持层级 | 影响费用的因素 |
|---|---|
| 活动蓝图（书面计划） | 议程元素的规模与数量；决策负责人和审阅轮次的数量；可重用的现有材料；需要写要求的供应商类型数量；压缩的审阅期 |
| 项目负责人（协调） | 委托时长；工作流和供应商的数量；范围中约定的现场到场；汇报频率；持份者和审批层级的数量 |
| 驻场经理（专职人手） | 约定的人手天数或工时；现场与远程的比例；开始日期和通知期；所授权的任务和决策范围 |
| 策划诊断 | 审阅文件的数量；访谈的数量；行动计划的深度 |
报价应写明什么
- 范围，以读者可对照简报逐项核对的清单列出。
- 排除项，明确写出。
- 由谁负责，以及如何安排工作的连续性。
- 交付成果，含格式和检查节点。
- 客户必须提供什么，以及何时提供。
- 会改变费用的因素。
- 范围变更如何提出、定价和批准。
- 费用包括什么、不包括什么，例如供应商成本依供应商自己的合约支付。
范围变更如何处理
某项要求超出书面范围时，项目负责人会说明变更内容、对工作的影响和收费依据，经您书面批准后才继续。
范围之内的变动，例如调整某个里程碑，会记入决策记录，无需新的报价。议程规模、分会场数量、审阅轮次或现场天数的改变，属于范围变更。
供应商成本另计
场地、餐饮、视听、报名系统等成本，依供应商自己的报价和合约支付给供应商。项目负责人在同一基础上比较各方案，但由客户批准并签署。
要准备预算供批准的话，预算审批摘要生成器可以把分项成本、假设和排除项整理成适合财务审阅的摘要。
需要以书面索取什么
批准任何报价之前，无论来自我们还是其他提供者，都请以书面提出这些问题，并把答复和范围一起保存。下面的清单可以直接使用。
服务范围
策划与项目管理可以远程进行，覆盖马来西亚各地。需要时也可安排现场支持和差旅，视档期、项目要求、约定范围和费用而定。现场天数按每份简报约定，差旅与住宿属于约定范围时另行收费。详见服务地区与现场安排和合作如何进行。
要读懂收到的报价，见活动报价中的SST与服务费。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的两份报价比较
虚构机构与数字，仅作说明。
一家虚构的银行学院收到两份一天会议协调的报价。报价 A 列出三轮审阅，不含现场天数，并把供应商成本单独列明。报价 B 列出一轮审阅，包含两个现场天数，对供应商成本未作说明。
两份报价的假设不同，学院的采购主任无法比较。她请两家提供者以书面确认审阅轮次、现场天数、排除项以及变更如何处理，再把答复整理在一张表里。
可直接使用
报价比较与书面提问清单
把每个问题提给每一家提供者，并把答复并排记录。
| 问题 | 提供者 A | 提供者 B | 提供者 C |
|---|---|---|---|
| 范围包括什么，逐项列出？ | |||
| 排除什么？ | |||
| 由谁负责，连续性安排是什么？ | |||
| 包含多少轮审阅和多少现场天数？ | |||
| 交付什么成果，以什么格式，在哪些检查节点？ | |||
| 哪些因素会改变费用？ | |||
| 范围变更如何提出、定价和批准？ | |||
| 适用什么付款安排和条款，委托提前结束会怎样？ | |||
| 客户需要提供什么，何时提供？ |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您可以在内部完成工作，只需要一份模板。
- 单个小任务不需要报价。
- 您的团队有余力，也有必要的批准。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 财务要求在批准开支之前有明确的范围和书面报价。
- 您在比较多家提供者，需要它们在同一基础上。
- 您希望在变更发生之前就清楚它会带来什么费用。
想针对您自己的简报取得报价吗？
请发送简报，只有部分内容也可以。我们会做适合度检查，写出含排除项的范围，并发出让财务团队逐行审阅的报价。费用按每份简报确定，开工前以书面说明。
主办方常见问题
费用如何确定？
费用取决于范围，所以报价会针对您的简报编制，写明费用以及背后的因素。
在发送完整简报之前，可以先得到估价吗？
可以先发来手头的内容。适合度检查可以确认合适的支持层级，范围清楚之后随即提供报价。
供应商成本包含在费用里吗？
供应商成本依供应商自己的合约支付，报价会明确写明这一点。
活动延期会怎样？
在批准报价之前，请以书面索取相关条款。协议应写明日期变动时范围和费用如何处理。
相关资源
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