活动蓝图：作出承诺之前先有计划

适合谁

• 打算自己办活动、却没有书面计划的协会、委员会和企业团队。
• 需要在批准开支前向财务或采购部门展示明确范围的会议和活动负责人。
• 筹备首届活动，或接手一场从未留下策划记录的活动的团队。
• 正在比较场地和供应商方案，希望各家都依同样要求报价的主办方。

能解决什么问题

• 委员会对活动的目的和由谁决定意见不一。
• 供应商基于不同假设报价，报价无法比较。
• 没有明确范围，财务不愿拨出预算。
• 唯一了解计划的人已离开，也没有留下任何文字记录。
• 没有人说得清什么要先做、何时之前完成。

包含哪些服务

• 书面活动范围：目的、对象、形式、议程框架，以及哪些包含、哪些不包含。
• 供应商和委员会成员都能依循的项目简报。
• 招标书与供应商要求，让报价在同一基础上比较。
• 附有决策日期和相互依赖关系的筹备时间表。
• 列出主要费用项目及其假设的预算框架。
• 清单，以及您的团队、委员会和供应商之间的职责分工。
• 交接文件，让计划不因人员更替而中断。格式请参阅策划方案范例。

不包含哪些服务

• 执行活动。如果希望由我们负责，可另行订立项目管理或全程管理的范围。
• 属于贵机构的决定，例如议程、讲者和预算审批。
• 法律、安全、无障碍或许可方面的结论。方案会把这些列为留给有资格方回答的问题。

各方分工

合作如何进行

1. 提供一份简短的活动简报，即使有些部分尚未决定。
2. 我们以书面约定蓝图的范围和审阅日期。
3. 我们与您的决策人逐部分审阅草稿。
4. 您收到完整方案，并有一次交接讲解。
5. 您决定自行执行，还是请我们接手。

咨询之后会怎样

我们会阅读您的来信，并提出几个问题，让范围建立在事实之上。如有需要，我们会安排一次简短沟通，确认蓝图应涵盖的内容。

范围明确后，我们会提供书面报价，写明包含的内容以及哪些因素会改变费用。请参阅费用与报价。是否继续，由您决定。

费用由什么决定

费用依据约定的范围而定。报价会列明背后的因素，以及什么情况会改变费用。这些因素包括：

• 议程元素的大小和数量，例如只有大会，还是多个平行分论坛。
• 决策人数量和审阅轮次。
• 可重复使用的现有资料有多少。
• 需要书面要求的供应商类别数量。
• 时间安排，包括压缩的审阅期。

服务地区

活动策划与项目管理可以远程进行，适用于马来西亚各地的活动。需要时，现场支持和差旅也可安排在马来西亚任何地方，视档期、项目要求、约定范围和费用而定。吉隆坡、雪兰莪和芙蓉是我们服务最多的地区。蓝图以文件工作为主，非常适合远程进行。

差旅和住宿若属于约定范围，会另行收费。请参阅服务地区与现场安排。

与其他支持方式比较

• 想把整场活动交给我们管理：全程活动管理。
• 已有计划，需要有人统筹：外包活动项目管理。
• 需要短期专职人手：临时活动经理。
• 在服务总览查看所有选项。