简要回答
协会活动要办得好，需要会员清楚发生了什么，委员会清楚谁来决定，全年的活动也互相配合。我们负责策划、组织并管理双方约定的范围，需要时再协调场地、视听和报到等专业分包商。
治理、会员相关决定和议程仍由您的委员会掌握。我们负责掌握时间表、沟通日历和供应商交接，让秘书处不必一个人扛下所有事。
适合谁
- 在日常会员工作之外筹办会员活动的协会秘书处。
- 抽出自己时间参与的委员会主席和活动小组委员会。
- 定期举办会员活动的分会和支部组织者。
- 活动包括晚宴、论坛、研讨会和周年聚会的专业团体。
能解决什么问题
- 委员会分工不清楚，任务落在最后一个提起它的人身上。
- 给会员的通知发得迟、不一致，或者出自好几个人。
- 活动挤在几个月里，互相争夺时间，也与其他日程冲突。
- 每届委员会离任时知识跟着流失，下一届又从头开始。
- 报名和会员类别每次都用不同的方式处理。
需要尽早敲定的决定
| 决定 | 通常由谁负责 | 我们准备什么 |
|---|---|---|
| 活动目的，以及服务哪些会员 | 委员会主席 | 一页说明，以及仍待解答的问题 |
| 活动的委员会分工 | 委员会 | 使用职责分工表生成器制作的职责分工表 |
| 在年度日程中的位置 | 秘书处与委员会 | 列出所有会员活动并标出冲突的日历视图，由委员会解决 |
| 会员类别、收费结构和报名规则 | 委员会与财务负责人 | 按委员会批准的规则设置的报名流程 |
| 会员沟通与审批 | 秘书处 | 附审批人和发送日期的沟通日历 |
| 给下一届委员会的交接记录 | 秘书处 | 收尾资料包：文件、供应商记录、经验教训和未完成事项 |
我们管理什么，哪些仍由您负责
| 范围 | 仍由您负责 | 由我们管理 | 分包专业供应商 |
|---|---|---|---|
| 治理与会员相关决定 | 由委员会决定 | 准备文件、日期和决策记录 | 不适用 |
| 议程与讲者 | 由委员会批准 | 时间表、任务说明和讲者跟进 | 不适用 |
| 会员沟通 | 由秘书处批准讯息 | 日历、待审草稿和发送提醒 | 获委任的电邮或平台服务商 |
| 场地与后勤 | 由您批准选择 | 场地任务说明、流程表和交接 | 场地、餐饮和视听营运方 |
| 报名与会员类别 | 由委员会制定规则 | 报名计划、签到和现场协调 | 报到服务商 |
包含什么，不包含什么
典型范围包括：活动计划、委员会职责分工表、沟通日历、供应商任务说明、报名设计、现场协调，以及交给下一届委员会的交接资料包。
- 不包含：章程或治理方面的决定、投票程序和法律意见。这些仍由您的委员会和获授权的秘书处负责。
- 除非在范围内约定，否则不包含：讲者酬金，以及场地与供应商费用。
- 如需按年度循环安排，请见定期活动项目管理。
合作如何进行
- 把活动构想、委员会架构和年度日程告诉我们。
- 以书面约定范围、支持程度、权限界限和汇报方式。
- 我们与您的秘书处一起制定计划、职责分工表和沟通日历。
- 我们协调供应商和委员会的任务直到活动当天，并随时更新决策记录。
- 我们按约定在现场提供支持，之后交接一份下一届委员会用得上的资料包。
您咨询之后会怎样
我们会先阅读您的简报，并询问几个问题：活动类型、委员会如何做决定、会员受众和日期范围。随后您会收到一份书面建议书，列明服务范围、影响费用的因素，以及哪些情况会改变费用，详见费用与报价。您批准范围之后，工作才会开始。
服务地区
策划与项目管理可在马来西亚各地远程进行。需要时，现场支持与出差可安排到马来西亚各地，视乎人手、项目需求、约定范围和费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪和芙蓉工作。
出差与住宿属于约定范围时会另行收费。请见服务地区与现场安排。
详细指南与相关服务
- 年度会议：协会会议筹备指南和把会议与全年工作衔接起来。
- 会员聚会：会员交流会指南。
- 周年大会：周年大会支援筹备指南。
- 学习活动：CPD 与专业进修活动。
- 相关页面：会议策划与管理、外包项目管理和定期活动项目管理。
实例演示 · 虚构示例
虚构案例：一个协会的全年活动
虚构的机构与数字，仅作说明。
一个虚构的工程师协会一年内要办一场会员晚宴、两场研讨会和一场会议。晚宴和会议都排在同一个两周内，而且有两位委员同时被列入两项活动。
日历视图显示了冲突，委员会把晚宴改了期。职责分工表为每项活动指定了负责人，收尾资料包则把供应商记录和日期交给明年的委员会。
可直接使用
会员活动计划
全年的每项活动都填一份。留空的一项，就是需要委员会决定的事项。
- 活动目的，以及服务哪些会员。
- 委员会负责人，以及议程、财务、沟通和报名各项的指定负责人。
- 决策规则：谁批准什么，以及决定需要多快作出。
- 在年度日程中的位置，并注明与其他会员和行业日期的冲突。
- 经委员会批准的会员类别和报名规则。
- 会员沟通日历：首次公布、提醒、最终细节和后续跟进。
- 讯息审批人，以及每条讯息需要批准的日期。
- 供应商名单，写明合约持有人和各自的联系人。
- 预算审批流程和签署人。
- 活动当天的志愿者分工和说明会日期。
- 会员反馈，以及如何交给下一届委员会。
- 交接资料包：文件、供应商记录、经验教训和未完成事项。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会稳定，分工清楚，也有往年的文件。
- 活动不多，全年分布均匀。
- 秘书处有能力处理沟通和报名。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 委员会分工不断变化，知识每年流失。
- 几项活动重叠，秘书处人手吃紧。
- 会员沟通和报名每次都用不同的方式处理。
希望有人帮忙分担会员活动？
请把活动计划和还没有定下来的分工告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明项目负责人会怎样在书面约定的范围内掌握时间表、职责分工表、沟通日历和供应商交接，决定权仍在委员会。
主办方常见问题
你们可以管理全年的活动吗？
可以。循环式的活动计划可以约定为涵盖多项活动的范围。请见定期活动项目管理。
你们会参与委员会的决定吗？
决定仍由委员会作出。我们负责准备文件和方案、维护决策记录，并执行委员会的决定。
可以处理会员沟通吗？
我们制作日历并起草讯息供您批准。发出什么内容由您的秘书处批准。
这包括周年大会吗？
我们可以支援会议的后勤安排。治理、法定人数和投票仍由获授权的秘书处负责。请见周年大会支援指南。
可以支持吉隆坡、雪兰莪和芙蓉以外的活动吗？
可以。策划可在马来西亚各地远程进行，需要时可安排现场支持，视乎人手、范围和费用而定。请见服务地区与现场安排。
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