Merancang makan malam kakitangan dengan kelulusan perbelanjaan dalaman yang jelas
Kakitangan dan kewangan sama-sama bertanya ke mana wang makan malam pergi, dan penanggungjawab hanya mempunyai bajet lisan.
Jawapan ringkas
Tulis laluan kelulusan sebelum sebarang sebut harga tiba: had, apa yang termasuk, siapa yang boleh meluluskan tempahan sehingga jumlah berapa, siapa yang menandatangani apa-apa di atasnya dan bagaimana perubahan direkodkan. Kemudian kongsi ringkasan supaya kakitangan dan kewangan melihat angka yang sama.
Kewangan menetapkan peraturan bajet, dan sebarang soalan tentang layanan cukai bagi perbelanjaan atau faedah dirujuk kepada kewangan dan penasihat syarikat. Penanggungjawab acara menyimpan log dan sebut harga pembekal. Acara keseluruhan ada dalam panduan perancangan makan malam tahunan.
Tetapkan had dan skopnya
Minta kewangan satu angka dan senarai perkara yang diliputi: venue, makanan, hiburan, pengangkutan, hiasan, hadiah dan sebarang sumbangan kakitangan. Angka tanpa skop mengundang pertikaian pada invois akhir.
Sepakati siapa yang boleh meluluskan apa
| Langkah | Siapa | Had atau syarat | Rekod |
|---|---|---|---|
| Minta sebut harga | Penanggungjawab acara | Dalam had | Fail sebut harga |
| Senarai pendek dan cadangan | Penanggungjawab acara bersama HR | Sebut harga dibandingkan atas skop yang sama | Helaian perbandingan |
| Meluluskan tempahan | Penaja dan kewangan | Jumlah yang ditetapkan oleh peraturan organisasi sendiri | Kelulusan bertandatangan |
| Meluluskan perubahan | Penaja dan kewangan | Sebarang kenaikan di atas angka yang dipersetujui atau perubahan skop | Entri log keputusan |
| Meluluskan bayaran akhir | Kewangan | Invois dipadankan dengan tempahan dan perubahan yang diluluskan | Rekod bayaran |
Gunakan satu asas perbandingan untuk sebut harga
- Minta setiap venue memetik julat bilangan, tahap menu dan jam yang sama.
- Minta setiap satu menyenaraikan apa yang termasuk dan apa yang tambahan, termasuk caj perkhidmatan dan cukai jika terpakai, supaya kewangan boleh membaca jumlahnya.
- Rekodkan pengecualian, seperti tempat letak kereta atau caj bawa minuman, sebagai soalan untuk dijawab venue secara bertulis.
- Simpan sebut harga yang tamat tempoh atau disemak semula dalam fail supaya jejaknya jelas.
Maklumkan kakitangan tanpa berkongsi terlalu banyak
Ringkasan pendek kepada kakitangan boleh menyatakan tujuan, jenis perbelanjaan yang diluluskan syarikat dan siapa untuk ditanya, tanpa menyiarkan terma pembekal. Putuskan bersama kewangan dan penaja apa yang dalaman dan apa yang boleh dinyatakan.
Gunakan log keputusan untuk merekodkan setiap kelulusan dan perubahan dengan tarikh, orang dan sebab.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Syarikat fiktif berhenti berbalah tentang bajet makan malam
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Di sebuah syarikat perdagangan fiktif, HR diberitahu tahun lalu bahawa makan malam tidak melebihi jumlah yang dipersetujui, tetapi tiada siapa yang menulis apa yang termasuk. Kakitangan kemudian bertanya mengapa hadiah kecil dibatalkan.
Tahun ini kewangan memberi HR had satu muka surat yang menyenaraikan item termasuk. Pengarah urusan dan kewangan menandatangani tempahan venue. Permintaan kemudian untuk menambah band langsung direkodkan, dikira kosnya dan ditolak kerana tidak muat dalam had, dan entri log menerangkan sebabnya.
Gunakan sendiri
Helaian kelulusan perbelanjaan makan malam
Lengkapkan bersama kewangan sebelum lawatan venue pertama.
- Had yang diluluskan dan tarikh kelulusan:
- Apa yang termasuk dan dikecualikan daripada had:
- Siapa yang boleh meluluskan tempahan sehingga jumlah berapa:
- Siapa yang menandatangani tempahan dan sebarang perubahan:
- Asas sebut harga (julat bilangan, tahap menu, jam, perkara termasuk):
- Soalan kepada kewangan tentang layanan cukai atau faedah, dihantar kepada:
- Apa yang kakitangan akan diberitahu tentang perbelanjaan, dan siapa meluluskan ayatnya:
- Tempat kelulusan dan perubahan dicatat:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kewangan mempunyai borang kelulusan standard dan makan malam muat di dalamnya.
- Venue berulang dan kos boleh diramal.
- Seorang penanggungjawab dipercayai untuk membuat tempahan dalam had yang jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang yang meluluskan tidak sependapat tentang apa yang termasuk.
- Sebut harga tiba atas asas yang berbeza dan kewangan tidak dapat membandingkannya.
- Perubahan terus datang dan tiada siapa yang merekodkannya.
Perlukan kelulusan dan sebut harga disusun?
Jika bajet makan malam masih lisan, ketua projek persidangan boleh menyediakan draf tangga kelulusan untuk disahkan kewangan, menghantar satu senarai keperluan kepada pembekal, menyediakan helaian perbandingan dan mengemas kini log perubahan. Soalan bajet, cukai dan faedah, serta setiap kelulusan, diputuskan oleh kewangan dan penaja anda. Kongsikan had bajet dan tarikh; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan skop yang akan diliputi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut memberitahu kakitangan kos makan malam?
Pimpinan dan kewangan memutuskan apa yang dikongsi. Setujui ayat lebih awal dan nyatakan apa yang diliputi angka itu.
Bolehkah penanggungjawab acara menandatangani kontrak?
Hanya jika peraturan kuasa menandatangani organisasi sendiri membenarkan. Jika tidak, hantar tandatangan kepada orang yang memegang kuasa.
Bagaimana jika sebut harga melebihi had?
Tanya penaja dan kewangan sama ada untuk mengubah skop, had atau venue, dan rekodkan keputusan itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.