Mengurus tempat duduk, diet dan tetamu kakitangan dalam makan malam tahunan
Maklum balas tiba dalam tiga format, tempat duduk menjadi sensitif dan venue mahukan angka akhir.
Jawapan ringkas
Kumpul keperluan sekali sahaja, dalam satu borang dengan tarikh tutup. Seorang yang dinamakan menyerahkan senarai bersih kepada venue. Putuskan dasar tempat duduk dan tetamu bersama HR dan penaja sebelum pelan dilukis.
Halal, vegetarian, alahan dan waktu solat disahkan oleh venue dan katerernya melalui proses mereka sendiri. Pasukan acara menyelaraskan soalan itu. Perancangan acara keseluruhan ada dalam panduan perancangan makan malam tahunan.
Sediakan satu borang diet dan akses
Tanya apa yang diperlukan kakitangan, bukan label yang mereka gunakan: makanan yang tidak boleh dimakan, alahan atau intoleransi, keperluan makanan mengikut agama, dan keperluan akses atau tempat duduk. Tambah ruang teks bebas dan satu baris yang menyatakan siapa yang akan melihat jawapan.
Nyatakan bahawa maklumat itu hanya untuk katering dan akses. Tanya HR bagaimana jawapan perlu disimpan dan siapa yang boleh melihat nama individu.
Soalan bertulis untuk venue
| Topik | Soalan untuk ditanya | Rekodkan jawapan sebagai |
|---|---|---|
| Halal | Apa yang disahkan venue atau katerer tentang dapur dan pembekalnya sendiri, dan apa bukti yang boleh diberikan untuk acara ini? | Jawapan bertulis disimpan HR |
| Alahan | Bagaimana permintaan alergen disampaikan kepada dapur dan bagaimana pinggan itu dikenal pasti semasa hidangan? | Proses bertulis |
| Vegetarian dan diet lain | Pilihan menu apa yang ditawarkan dan apa yang perlu ditempah lebih awal? | Pengesahan menu |
| Waktu solat | Adakah terdapat ruang yang sesuai, dan adakah turutan acara membolehkan kakitangan solat tanpa terlepas program? | Nota susun atur dan masa |
| Akses | Apakah laluan dan tempat duduk untuk tetamu dengan keperluan mobiliti? | Nota pelan lantai |
| Angka akhir | Apakah tarikh terakhir untuk menukar bilangan peserta dan bilangan menu? | Tarikh kontrak |
Rancang tempat duduk sebagai dasar, kemudian sebagai pelan
- Putuskan peraturan dahulu: duduk bebas, pasukan bercampur, meja dengan pemimpin atau duduk mengikut tapak.
- Simpan tempat untuk mereka yang mempunyai keperluan akses dan biarkan mereka memilih dalam kawasan itu.
- Letakkan tetamu berhampiran rakan sekerja yang menjemput mereka, kecuali penaja mahu kakitangan bercampur.
- Biarkan carta boleh diubah sehingga tarikh tertentu dan nyatakan siapa yang boleh mengubahnya.
Putuskan dasar tetamu sebelum jemputan
Nyatakan sama ada pasangan, tetamu atau kontraktor dijemput, siapa memutuskan pengecualian dan bagaimana mereka mengesahkan. Tanya HR bagaimana maklumat diet dan peribadi tetamu perlu diurus dan siapa melihatnya.
Beritahu kakitangan peraturannya dan sebelum bila mereka mesti mengesahkan, supaya permintaan lewat tidak membuka semula pelan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Firma fiktif menyusun maklum balas diet
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah syarikat hartanah fiktif dengan kira-kira 180 kakitangan sebelum ini mengumpul permintaan melalui e-mel dan sembang. Dua permintaan hilang, dan satu alahan hanya sampai kepada venue pada hari acara.
Tahun ini HR menggunakan satu borang, menutupnya dua minggu sebelum acara dan menghantar satu jadual kepada venue. Venue membalas secara bertulis tentang susunan halal dan pengendalian alahan, dan HR menyimpan balasan itu bersama kontrak. Tempat duduk ditetapkan sebagai pasukan bercampur dengan meja pemimpin, dan pelan dikunci pada tarikh yang dinyatakan.
Gunakan sendiri
Penjejak kehadiran dan keperluan makan malam
Satu baris bagi setiap hadirin. Kongsi dengan venue hanya lajur yang diperlukannya.
| Nama | Tetamu kepada | Diet atau alahan | Keperluan makanan agama atau solat | Keperluan akses atau tempat duduk | Meja |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Bilangan tetamu kecil, keperluan yang diketahui dan venue biasa mengendalikan senarai diet.
- Seorang individu bertanggungjawab atas borang dan carta tempat duduk.
- Peraturan tetamu sudah ditetapkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ratusan maklum balas dalam format yang berbeza dari beberapa tapak.
- Tempat duduk atau dasar tetamu dipertikaikan antara pemimpin.
- Venue mahukan angka tepat dengan cepat, dan tiada siapa yang memegang senarai.
Mahu maklum balas, tempat duduk dan senarai venue diuruskan?
Jika kerja ini terlalu banyak untuk pasukan anda, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: borang bersama HR, jejak maklum balas, satu senarai bersih untuk venue dan carta tempat duduk. Dasar tetamu serta soalan agama atau kesihatan diputuskan oleh syarikat dan venue.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang mengesahkan bahawa makanan memenuhi keperluan agama atau kesihatan?
Venue atau katerer serta pihak berkuasa pensijilan atau kesihatan yang berkaitan, bukan pasukan acara. Minta pengesahan bertulis dan simpan dalam fail.
Patutkah kakitangan memilih tempat duduk?
Bergantung pada tujuan. Setujui peraturan dengan penaja dahulu, kemudian gunakan secara sama rata.
Bagaimana mengendalikan perubahan diet saat akhir?
Setujui tarikh perubahan terakhir dengan venue dan beritahu kakitangan. Selepas itu, kendalikan hanya kes perubatan segera melalui seorang yang dinamakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.