Soalan kemampanan untuk pembekal acara
Anda mahu pembekal menyokong objektif sumber, tetapi tidak pasti apa yang perlu ditanya atau dibuat dengan jawapan.
Jawapan ringkas
Hantar senarai soalan bertulis ringkas kepada setiap pembekal sebelum menempah: apa yang boleh mereka ukur, apa yang boleh dikongsi, apa yang boleh digunakan semula atau diambil balik, dan apa yang mereka katakan tentang sebarang pensijilan. Rekodkan setiap jawapan seperti dinyatakan pembekal, dengan tarikh dan nama pemberinya.
Kenyataan pembekal bukan bukti yang disahkan. Jika anda bergantung pada pensijilan, minta dokumen dan pengeluarnya, dan semak dengan mereka. Simpan jawapan dalam log bukti dan gunakannya dalam sebarang ayat yang disemak melalui semakan dakwaan.
Tanya hanya apa yang akan digunakan
Padankan setiap soalan dengan objektif yang anda tetapkan dalam objektif kemampanan. Soalan tanpa objektif hanya menambah kerja kerana jawapannya tidak akan digunakan.
Hadkan senarai kepada satu halaman bagi setiap pembekal, dengan tarikh balas, supaya jawapan boleh dibandingkan sebelum anda memutuskan.
Soalan mengikut jenis pembekal
| Pembekal | Soalan untuk ditanya | Apa yang direkodkan |
|---|---|---|
| Venue | Data sumber apa yang boleh dikongsi untuk tarikh kami? Bagaimana sisa dan kitar semula dikendalikan? Apa yang boleh kami pasang pada dinding dan lantai? Bolehkah anda menyimpan item antara acara? | Jawapan bertulis; apa yang venue akan laporkan dan bila |
| Katerer | Kiraan mana yang akan dikongsi selepas setiap hidangan? Apa yang anda lakukan dengan makanan tidak disajikan? Item mana boleh disajikan dalam peralatan guna semula? | Kiraan dipersetujui; pengendalian seperti dinyatakan katerer |
| Pencetak | Bolehkah anda mencetak kuantiti kecil atas permintaan? Kertas dan kemasan apa ditawarkan? Adakah anda menggunakan semula atau mengitar semula sisa potongan? | Baris sebut harga; bahan seperti dinyatakan |
| AV dan pentas | Bolehkah anda menggunakan semula latar atau panel? Apa yang boleh dihantar sekali dan bukan setiap hari? Siapa membawa pergi bungkusan? | Item dan pelan penghantaran seperti dinyatakan |
| Papan tanda dan pameran | Bahan mana boleh digunakan semula, diambil balik atau modular? Bolehkah anda memberi senarai item berkod? | Senarai item, kod, syarat ambil balik |
Menangani pensijilan dan dakwaan
- Jika pembekal menyebut pensijilan atau piawaian, minta dokumen, pengeluar, skop dan tarikh sah laku.
- Jangan menggambarkan pembekal sebagai bersijil, hijau atau rendah kesan dalam bahan anda sendiri, kecuali dokumen menyokong ayat yang tepat itu.
- Jika sesuatu dakwaan melibatkan undang-undang atau peraturan, anggap ia soalan untuk penasihat yang berkelayakan dan rekodkan begitu.
Urutan kerja
- Pilih soalan yang berkait dengan objektif anda.
- Hantar senarai bersama permintaan sebut harga dan tarikh balas.
- Catat setiap jawapan seperti dinyatakan, dengan sumber, tarikh dan sebarang dokumen yang dilampirkan.
- Bandingkan jawapan bersama harga dan keupayaan, dengan mencatat di mana jawapan tidak diberi.
- Tulis komitmen yang anda terima ke dalam keperluan pembekal atau kontrak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Membandingkan dua katerer untuk persidangan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut rekaan menghantar soalan yang sama kepada dua katerer. Katerer pertama bersetuju memberi hidangan dipesan, disajikan dan berbaki selepas setiap hidangan, dan menyajikan kopi dalam cawan guna semula. Katerer kedua menawarkan kiraan hanya untuk makan tengah hari dan tidak mahu membincangkan makanan tidak disajikan.
Institut merekodkan kedua-dua jawapan seperti dinyatakan dan tidak mengesahkan mana-mana. Ia menimbangnya dengan harga dan menu, memilih katerer pertama, dan menulis kiraan yang dipersetujui dan cawan guna semula ke dalam kontrak.
Gunakan sendiri
Senarai soalan kemampanan pembekal
Salin senarai ini ke dalam permintaan sebut harga anda dan sesuaikan dengan pembekal. Rekodkan jawapan seperti dinyatakan.
- Data penggunaan sumber apa yang boleh anda kongsi untuk acara kami, dalam bentuk apa dan sebelum tarikh apa?
- Apa yang anda lakukan dengan makanan, bahan atau bungkusan yang tidak digunakan selepas acara kami?
- Item mana boleh digunakan semula, dipulangkan atau dibekalkan sebagai alternatif guna semula?
- Bolehkah anda memberi senarai item berkod dengan kuantiti untuk papan tanda, pentas atau item pameran?
- Adakah anda mempunyai pensijilan atau piawaian yang anda jadikan sandaran? Sila berikan dokumen, pengeluar, skop dan tarikh sah laku.
- Apakah peraturan venue atau pembekal yang mengehadkan pilihan kami, seperti pemasangan, penghantaran atau simpanan?
- Apa yang anda tidak dapat lakukan, dan apa yang anda perlukan daripada kami?
- Siapa orang untuk dihubungi bagi jawapan ini dan siapa mengesahkan sebarang perubahan secara bertulis?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda bekerja dengan beberapa pembekal dan urus setia yang boleh menghantar, menjejak dan merekodkan jawapan bertulis.
- Objektif anda sedikit dan jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal atau venue memerlukan jawapan yang boleh dibandingkan.
- Pensijilan atau ayat undang-undang memerlukan semakan pihak berkelayakan.
- Keperluan pembekal, kontrak dan pelaporan perlu sepadan merentasi program yang lebih besar.
Mahu soalan pembekal ditulis dalam keperluan?
Event Blueprint boleh menukar senarai soalan kepada keperluan pembekal bagi setiap aliran kerja, dengan tarikh balas, helaian perbandingan dan log. Soalan pensijilan dan undang-undang disenaraikan untuk pihak berkelayakan. Hantar pembekal yang anda pertimbangkan dan objektif yang telah ditetapkan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami mengesahkan apa yang pembekal beritahu?
Rekodkan seperti dinyatakan. Jika anda bercadang bergantung pada atau mengulang sesuatu dakwaan, minta dokumen sokongan dan minta ia disemak sebelum digunakan.
Bagaimana jika pembekal tidak membalas?
Catat sebagai tiada jawapan diterima, dan timbangkan bersama faktor lain. Jangan andaikan apa jawapannya.
Perlukah kami dasar kemampanan daripada setiap pembekal?
Tidak. Tanya hanya apa yang berkait dengan objektif anda dan apa yang boleh digunakan dalam keputusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.