Cara menetapkan garis dasar sisa acara
Jawatankuasa anda mahu kurangkan sisa, tetapi tiada siapa tahu berapa banyak yang dihasilkan acara ini.
Jawapan ringkas
Garis dasar sisa ialah rekod apa yang acara anda gunakan atau buang bagi setiap aliran. Ia diambil daripada rekod sedia ada: invois percetakan, pesanan katering, senarai papan tanda dan laporan venue atau katerer. Dengan itu anda boleh menilai kemudian sama ada terdapat perubahan.
Bina daripada bilangan dan penyata pembekal, bukan anggaran. Jika tiada angka, tulis tidak diukur dan jadikan tahun ini garis dasar, kemudian jejak dengan penjejak bukti manfaat. Objektif datang selepas garis dasar, seperti dalam objektif kemampanan.
Pilih aliran yang benar-benar boleh dilihat
Senaraikan aliran yang dihasilkan oleh keputusan anda sendiri: aturcara dan lencana bercetak, item pendaftaran, papan tanda, item sambutan, katering, bungkusan penghantaran dan cenderamata pempamer atau penaja.
Tinggalkan aliran yang sepenuhnya di bawah venue, seperti sisa bangunan, kecuali venue bersetuju berkongsi angkanya.
Padankan setiap aliran dengan rekod
| Aliran | Rekod yang sudah ada | Unit untuk dicatat | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|
| Bahan bercetak | Sebut harga dan invois pencetak | Salinan dipesan, salinan berbaki | Urus setia |
| Papan tanda dan sepanduk | Senarai pembekal papan tanda | Item dihasilkan, item disimpan untuk guna semula | Ketua operasi |
| Katering | Pesanan katering dan kiraan akhir katerer | Hidangan dipesan, hidangan disajikan | Ketua operasi |
| Bungkusan penghantaran | Nota penghantaran | Penghantaran diterima; bungkusan dibawa pergi oleh siapa | Ketua operasi |
| Cenderamata | Pesanan belian | Item dibeli, item berbaki | Pegawai perhubungan penaja atau urus setia |
Minta maklumat daripada pembekal lebih awal, secara bertulis
Tanya venue, katerer dan pencetak apa yang boleh mereka laporkan dan dalam bentuk apa. Ada yang memberi bilangan, ada yang memberi penyata ringkas, ada yang tiada. Catat dengan tepat jawapan setiap pihak.
Jangan tukar bilangan kepada berat, isi padu atau karbon melainkan pihak yang berkelayakan telah bersetuju dengan kaedahnya. Bilangan yang boleh ditunjukkan lebih bernilai daripada angka yang tidak boleh dipertahankan.
Urutan kerja
- Pilih tiga hingga lima aliran dan namakan seorang penanggungjawab bagi setiap satu.
- Tulis rekod yang akan digunakan setiap penanggungjawab dan tarikh menyerahkannya.
- Hantar permintaan data kepada venue, katerer dan pencetak sebelum kontrak ditandatangani jika boleh.
- Catat bilangan pada hari acara atau hari bekerja berikutnya, semasa orang masih ingat.
- Tandakan setiap angka diperhatikan, dianggar atau tidak diukur, dan simpan sumbernya.
Kesilapan biasa
- Bermula dengan sasaran pengurangan sebelum garis dasar wujud.
- Membandingkan tahun ini dengan tahun lepas apabila rekod tahun lepas tiada atau dikira dengan cara berbeza.
- Menganggap anggaran lisan pembekal sebagai angka yang diukur.
- Mengumpul angka yang tiada penanggungjawab, jadi tidak pernah dilaporkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Garis dasar pertama untuk persidangan ahli
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan kejuruteraan rekaan menjangka kira-kira 280 peserta selama satu hari. Ia tiada rekod terdahulu, jadi ia menamakan tahun ini sebagai garis dasar bagi empat aliran: aturcara bercetak, papan tanda, makan tengah hari dan cenderamata.
Urus setia merekodkan salinan dicetak dan salinan berbaki, ketua operasi merekodkan papan tanda dibuat dan disimpan, dan katerer diminta memberi hidangan dipesan dan disajikan. Bungkusan penghantaran ditandakan tidak diukur kerana venue belum bersetuju melaporkannya.
Gunakan sendiri
Log garis dasar sisa
Salin satu baris bagi setiap aliran. Isi sel status hanya apabila rekod sumber dilampirkan.
| Aliran | Angka garis dasar atau tiada | Rekod sumber | Penanggungjawab | Dicatat pada | Status: diperhatikan / dianggar / tidak diukur |
|---|---|---|---|---|---|
| Aturcara bercetak | |||||
| Papan tanda | |||||
| Makan tengah hari dan minuman | |||||
| Cenderamata | |||||
| Di luar skop tahun ini |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu acara, beberapa aliran dan urus setia yang boleh membaca invois dan meminta bilangan daripada pembekal.
- Pembekal mesra dan sanggup berkongsi angka yang mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa venue, katerer atau acara memerlukan kaedah yang konsisten.
- Rekod bertaburan merentasi jabatan tanpa penanggungjawab tunggal.
- Permintaan data perlu ditulis dalam kontrak pembekal sebelum ditandatangani.
Mahu garis dasar dimasukkan ke dalam pelan pembekal?
Event Blueprint boleh menetapkan aliran, penanggungjawab, permintaan data kepada setiap pembekal dan log, supaya garis dasar dikumpul semasa perancangan dan bukan selepas acara. Ia juga merekodkan pembahagian tanggungjawab. Hantar ringkasan acara dan pembekal anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan dicakup.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana jika kami tiada rekod tahun lepas?
Nyatakan dalam log dan jadikan tahun ini garis dasar. Perbandingan boleh bermula tahun depan, dengan aliran yang sama dan cara mengira yang sama.
Perlukah kami menimbang sisa?
Tidak untuk bermula. Bilangan item dicetak, hidangan dipesan dan papan tanda digunakan semula boleh diukur oleh kebanyakan urus setia. Menimbang memerlukan kaedah yang dipersetujui dan pihak yang mampu melakukannya.
Bolehkah garis dasar merangkumi sisa venue?
Hanya jika venue bersetuju berkongsi angkanya dan menyatakan cara ia dihasilkan. Jika tidak, tandakan aliran itu di luar skop.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.