Semak kelayakan dalam perolehan acara sektor awam
Peraturan perolehan badan awam menentukan siapa boleh dilantik untuk sesuatu acara, dan bagaimana.
Jawapan ringkas
Sama ada penganjur, perunding atau pembekal boleh dipertimbangkan, dan melalui proses apa, diputuskan oleh unit perolehan badan awam dan peraturan yang mengikatnya. Jangan mengandaikan kelayakan daripada acara lalu, perbualan dengan penanggungjawab acara atau templat sektor swasta.
Minta proses bertulis, keperluan dan jadual daripada pegawai perolehan sebelum menghabiskan masa untuk cadangan, dan simpan log kelayakan bagi setiap soalan dan jawapan bertulis.
Asingkan penanggungjawab acara daripada pembeli
Pegawai program yang mahukan acara sering bukan orang yang boleh melantik pembekal. Unit perolehan, lembaga tender atau pegawai kewangan mungkin memegang kuasa itu.
Tanya secara bertulis siapa mempunyai kuasa melantik, dan sama ada pegawai program dibenarkan berbincang skop dengan pembekal sebelum proses dibuka.
Soalan untuk pegawai perolehan
- Apakah kaedah perolehan untuk acara ini: panggilan terbuka, sebut harga jemputan, kerangka, pelantikan terus atau laluan lain?
- Pendaftaran, lesen, pensijilan atau akuan apa yang perlu dimiliki pembekal, dan menjelang tarikh apa?
- Siapa boleh menghantar: syarikat sahaja, usaha sama, perunding, persatuan?
- Peraturan konflik kepentingan dan hadiah apa terpakai bagi mesyuarat sebelum dan semasa proses?
- Apakah jadual, termasuk soalan penjelasan, penghantaran dan anugerah?
- Bagaimana cadangan dimarkah, dan adakah pemarkahan diterbitkan?
- Terma bayaran, invois cukai dan peraturan deposit apa terpakai?
- Apakah bentuk kontrak, dan siapa merundingkan perubahan?
- Bolehkah penanggungjawab acara dan pembekal bertemu semasa proses dibuka?
Tetap dalam bidang anda apabila membantu menulis taklimat
Jika badan awam meminta bantuan merangka spesifikasi, tanya perolehan sama ada bantuan itu menjejaskan siapa boleh membida kemudian. Rekod jawapan. Perancang yang membantu menulis taklimat mungkin dilayan berbeza daripada pembida, dan hanya badan awam boleh menyatakan bagaimana.
Jika anda menyediakan acara badan awam bersama pasukannya sendiri, gunakan soalan yang sama untuk menyepakati peranan. Urutan dokumen tender ada dalam strategi perolehan acara dan jadual tender.
Urutan
- Kenal pasti pegawai perolehan dan penanggungjawab acara.
- Hantar pek soalan dan tunggu jawapan bertulis.
- Catat setiap jawapan dengan tarikh dan sumber.
- Putuskan teruskan atau tidak berdasarkan kelayakan dan jadual sebelum membina cadangan.
- Jika meneruskan, ikut proses dengan tepat dan halakan semua hubungan melalui saluran yang dinamakan.
- Simpan rekod setiap mesyuarat dan mesej semasa proses dibuka.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum diminta agensi negeri rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah agensi negeri rekaan meminta perancang acara memberi sebut harga untuk forum sehari. Perancang menghantar sembilan soalan kepada pegawai perolehan yang dinamakan dan bukannya harga.
Jawapan menyatakan kerja akan dijemput melalui sebut harga dalam kalangan pembekal berdaftar, dengan tarikh tutup empat minggu lagi, dan pegawai program tidak boleh membincangkan skop dengan pembekal secara individu dalam tempoh itu.
Perancang menyemak status pendaftarannya sendiri, mencatat jawapan dan memutuskan sama ada hendak membuat sebut harga.
Gunakan sendiri
Log kelayakan sektor awam
Salin jadual ini dan isi lajur jawapan hanya daripada balasan bertulis.
| Soalan | Ditanya kepada (nama dan peranan) | Tarikh ditanya | Jawapan bertulis | Dokumen sumber | Kesan pada teruskan atau tidak |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu jemputan yang jelas dengan peraturan diterbitkan dan senarai pembekal berdaftar yang anda sudah sertai.
- Pasukan kewangan anda biasa mengendalikan borang.
- Taklimat kecil dan jadual pendek.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kelayakan tidak jelas, beberapa dokumen bercanggah atau peranan bertindih.
- Taklimat dibentuk oleh input anda dan penanggungjawab mahu cadangan segera.
- Beberapa lot, penghantaran bersama atau susunan konsortium terlibat.
Perlukan bantuan menyusun proses sebelum anda membalas?
Ketua projek persidangan boleh merangka pek soalan, menyimpan log kelayakan, memetakan jadual dan peranan di kedua-dua pihak serta menyediakan dokumen yang diminta badan awam. Kelayakan, anugerah dan terma kontrak tetap di tangan badan awam. Hantar taklimat dan dokumen jemputan anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami mula merancang sebelum tahu kami layak?
Lakukan pek soalan dahulu. Perancangan terperinci mungkin sia-sia jika kelayakan tidak disahkan.
Adakah jawapan lisan mencukupi?
Minta pengesahan bertulis dan catatkan dalam log.
Bolehkah kami membantu menulis spesifikasi?
Tanya perolehan secara bertulis sama ada ia menjejaskan penyertaan kemudian.
Dari mana peraturan konflik kepentingan datang?
Daripada badan awam dan peraturan yang diikutinya. Minta dokumennya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.