Membina jadual tender acara
Tarikh acara sudah tetap, dan anda perlu tahu bila permintaan kepada pembekal mesti dikeluarkan supaya pemberian kontrak sempat dibuat.
Jawapan ringkas
Mulakan daripada tarikh pembekal mesti disahkan, kemudian kira ke belakang melalui setiap langkah menggunakan tempoh yang telah anda semak: keputusan, penilaian, penjelasan, tempoh penyerahan, kelulusan untuk dihantar dan penyediaan dokumen. Tambah kebergantungan, seperti tarikh mesyuarat jawatankuasa, kemudian uji sama ada urutan itu muat.
Gunakan tempoh kelulusan organisasi anda sendiri dan masa yang dinyatakan pembekal yang telah anda sahkan. Jangan guna kaedah agak-agak tentang berapa lama pembekal perlukan, kerana ia berbeza mengikut perkhidmatan dan musim.
Mulakan daripada tarikh pengesahan
Aturcara acara anda menyatakan bila setiap pembekal diperlukan. Tolak masa pendahuluan yang dinyatakan pembekal untuk pemasangan, pengeluaran atau tempahan, dan anda mendapat tarikh pengesahan terakhir.
Tanya setiap pembekal yang mungkin dipilih berapa masa pendahuluan yang mereka perlukan. Rekodkan jawapan dan siapa yang memberinya. Jika belum boleh bertanya, tulis tarikh sebagai andaian (lihat andaian kos untuk amalan yang sama).
Langkah untuk dijadualkan, ke belakang
Perancang tarikh akhir perolehan acara mengambil tempoh yang anda berikan dan membina garis masa ke belakang, serta menandakan urutan yang tidak muat.
| Langkah | Apa yang disahkan | Sumber tempoh |
|---|---|---|
| Kontrak ditandatangani dan pembekal disahkan | Kuasa menandatangani dan prosesnya | Penanggungjawab dasar anda |
| Pemberian kontrak diluluskan | Orang yang meluluskan dan tarikh mesyuarat | Kalendar jawatankuasa dan dasar |
| Penilaian selesai | Bilangan penilai dan masa pemarkahan | Anggaran anda sendiri, disemak dengan penilai |
| Penjelasan ditutup | Tempoh soalan pembekal | Keputusan anda sendiri, dinyatakan dalam dokumen |
| Tempoh penyerahan dibuka | Masa yang pembekal perlukan untuk menjawab | Dasar anda dan kerumitan permintaan |
| Dokumen diluluskan untuk dihantar | Siapa meluluskan RFQ atau RFP | Penanggungjawab dasar dan kalendar jawatankuasa |
| Dokumen didraf dan diuji | Masa penyediaan dan semakan | Anggaran anda sendiri |
Semak susunan yang mustahil
- Langkah kelulusan yang jatuh antara mesyuarat jawatankuasa tanpa mesyuarat sebelum tarikh pengesahan terakhir.
- Tempoh penyerahan yang lebih pendek daripada masa dokumen perlu diluluskan untuk dihantar.
- Penilai yang juga dalam pasukan acara pada minggu puncak.
- Cuti umum dan musim perayaan di Malaysia yang menjejaskan pembekal atau jawatankuasa anda. Semak kalendar bagi tahun acara anda.
- Beberapa langkah perolehan yang bertindih dan bergantung pada orang yang sama.
Jika tidak muat
- Alihkan tarikh acara hanya jika aturcara membenarkan, dan beritahu jawatankuasa apa yang berubah.
- Pendekkan langkah yang benar-benar boleh dipendekkan, seperti masa penyediaan, dan nyatakan apa yang dikorbankan.
- Pecahkan perolehan supaya item masa pendahuluan panjang didahulukan.
- Tanya penanggungjawab dasar anda sama ada laluan lebih pantas yang dibenarkan wujud, dan rekodkan jawapan serta siapa meluluskan.
- Terima pilihan pembekal yang lebih sempit hanya dengan pengetahuan orang yang meluluskan.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Menetapkan jadual dari tarikh dihantar ke hadapan dan mendapati pemberian kontrak lewat.
- Menggunakan satu tempoh piawai bagi semua pembekal.
- Melupakan masa antara keputusan pemberian dan penandatanganan kontrak.
- Tidak menerbitkan jadual kepada pembekal, sehingga mereka merancang bagi tarikh berbeza. Lihat pemeriksa kelengkapan RFP untuk perkara lain yang perlu diputuskan sebelum dihantar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jadual fiktif bagi pembekal audio-visual
Organisasi dan tempoh rekaan, sebagai contoh sahaja. Tempoh sebenar datang daripada dasar dan pembekal anda.
Sebuah persatuan fiktif mengadakan persidangan pada tarikh tetap dan memerlukan pembekal audio-visual disahkan menjelang minggu 20. Dikira ke belakang: kontrak ditandatangani minggu 19, pemberian kontrak diluluskan pada mesyuarat jawatankuasa minggu 18, penilaian minggu 16 hingga 17, tempoh penyerahan minggu 13 hingga 15, dokumen diluluskan untuk dihantar minggu 12, penyediaan minggu 10 hingga 11.
Urus setia mendapati jawatankuasa hanya bermesyuarat pada minggu 8 dan 18. Oleh kerana kelulusan minggu 12 memerlukan mesyuarat, ia meminta pengerusi meluluskan dokumen melalui edaran, laluan yang dibenarkan dasarnya, dan merekodkan jawapannya.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja jadual tender
Salin jadual ini. Mulakan dengan tarikh pengesahan pada baris pertama, kemudian bergerak ke bawah, dengan setiap langkah siap sebelum langkah di atasnya bermula.
- Tetapkan tarikh pengesahan daripada aturcara acara dan masa pendahuluan yang dinyatakan pembekal.
- Tulis sumber bagi setiap tempoh, bukan angka sahaja.
- Tandakan setiap langkah yang menunggu mesyuarat dan senaraikan tarikh mesyuarat.
| Langkah | Penanggungjawab | Tempoh (hari atau minggu) | Sumber tempoh | Bergantung pada | Mula | Siap |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pembekal disahkan (tarikh terakhir) | ||||||
| Kontrak ditandatangani | ||||||
| Pemberian kontrak diluluskan | ||||||
| Penilaian selesai | ||||||
| Penjelasan ditutup | ||||||
| Tempoh penyerahan | ||||||
| Dokumen diluluskan untuk dihantar | ||||||
| Dokumen didraf dan diuji |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda membeli sekali atau dua kali dan tahu kalendar kelulusan anda.
- Tempoh telah disahkan dan urutan muat dengan masa lebihan.
- Seorang individu boleh mengemas kini jadual.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa perolehan bertindih dan bergantung pada orang yang sama untuk meluluskan.
- Tarikh acara dekat dan urutan hampir tidak muat.
- Anda perlukan jadual dipersetujui dengan pembekal, jawatankuasa dan kewangan.
Perlu jadual perolehan dibina dan dikemas kini?
Event Blueprint boleh menetapkan jadual bagi setiap permintaan pembekal berdasarkan aturcara acara, tarikh jawatankuasa dan tempoh kelulusan anda, dan ketua projek boleh mengemas kininya apabila tarikh berubah. Hantarkan tarikh acara, perkhidmatan yang akan dibeli dan kalendar jawatankuasa anda. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama pembekal patut diberi untuk menjawab?
Ia bergantung pada saiz dan kerumitan permintaan serta dasar organisasi anda sendiri. Tanya penanggungjawab dasar tentang sebarang had minimum, dan tanya pembekal apa yang mereka perlukan untuk meletakkan harga dengan betul.
Bagaimana jika pembekal memerlukan pengesahan lebih awal daripada yang dibenarkan jadual?
Beritahu jawatankuasa awal. Pilihan termasuk mengalihkan satu langkah, memecahkan perolehan atau memilih antara pembekal yang boleh memenuhi tarikh, dengan pengetahuan orang yang meluluskan.
Patutkah jadual dikongsi dengan pembekal?
Ya, tarikh yang menjejaskan mereka: tarikh akhir soalan, penghantaran, keputusan dan pengesahan. Beri setiap pembekal tarikh yang sama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.