Memilih strategi perolehan acara
Anda tahu acara memerlukan pembekal, tetapi belum tahu berapa ramai, dalam pakej apa atau melalui laluan mana.
Jawapan ringkas
Strategi perolehan acara menjawab empat soalan sebelum mana-mana pembekal dihubungi: apa yang perlu dibeli, cara membungkusnya, cara mendekati pasaran dan siapa meluluskan setiap langkah. Tulis jawapan pada satu halaman supaya jawatankuasa, kewangan dan ketua projek bekerja daripada pelan yang sama.
Laluan yang boleh anda guna ditetapkan oleh dasar perolehan organisasi anda sendiri. Tanya pegawai kewangan atau tadbir urus anda tentang had nilai, bilangan sebut harga yang dijangka dan peringkat kelulusan, dan tulis ke dalam strategi.
Empat keputusan, satu demi satu
- Skop: senaraikan apa yang mesti dibeli, daripada taklimat, dan asingkan daripada apa yang akan dibuat sendiri oleh pasukan (lihat penilaian buat sendiri atau beli).
- Pembungkusan: putuskan sama ada membeli sebagai satu pakej atau beberapa, contohnya venue dan katering bersama, atau audio-visual berasingan.
- Pendekatan: pilih laluan, seperti pelantikan terus, sebut harga (RFQ), cadangan (RFP) atau permintaan maklumat lebih awal (RFI).
- Kelulusan: namakan siapa meluluskan laluan, senarai pendek dan pemberian kontrak akhir, dan menjelang bila.
Satu pakej atau dipecahkan?
Menggabungkan boleh mengurangkan bilangan kontrak yang perlu diurus. Memecahkan boleh memberi lebih banyak pilihan dan perbandingan lebih jelas. Tiada satu pun yang sentiasa lebih baik.
Uji setiap pakej dengan satu soalan: jika satu bahagian gagal, adakah bahagian lain masih berfungsi?
| Pilihan | Sesuai untuk | Perhatikan |
|---|---|---|
| Satu pembekal bagi beberapa perkhidmatan | Pasukan kecil yang kurang masa untuk menyelaras | Satu bahagian lemah menjejaskan keseluruhan; sukar dibandingkan baris demi baris |
| Pembekal berasingan bagi setiap perkhidmatan | Pasukan yang boleh menyelaras dan mahu perbandingan harga jelas | Lebih banyak kontrak, penyerahan tugas dan senarai kebergantungan untuk diurus |
| Campuran: pakej teras serta pakar | Acara dengan satu keperluan utama dan beberapa keperluan khas | Sempadan antara pakej dan pakar mesti ditulis |
Padankan laluan dengan keputusan
- Pelantikan terus mungkin sesuai bagi keperluan kecil atau berulang, jika dasar anda membenarkan. Rekodkan sebabnya.
- Sebut harga sesuai bagi keperluan yang jelas apabila harga pembekal ialah pemboleh ubah utama.
- Cadangan sesuai bagi keperluan yang pendekatan pembekalnya sama penting dengan harga.
- Permintaan maklumat sesuai bagi keperluan yang tidak biasa apabila anda mahu belajar dahulu apa yang wujud.
- Tanya penanggungjawab dasar anda apa yang diperlukan organisasi pada setiap peringkat nilai. Jangan membuat andaian.
Soalan untuk dasar organisasi anda sendiri
- Pada nilai berapa organisasi memerlukan sebut harga bertulis, dan berapa banyak?
- Pada nilai berapa ia memerlukan tender rasmi atau kelulusan jawatankuasa?
- Siapa boleh menandatangani kontrak atau pesanan belian, dan sehingga jumlah berapa?
- Adakah terdapat senarai pembekal yang diluluskan, akuan konflik kepentingan atau peraturan kerahsiaan?
- Adakah pembiaya atau badan induk menambah syarat tentang cara dana boleh dibelanjakan?
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Menghubungi pembekal kegemaran sebelum strategi dipersetujui.
- Memecahkan pembelian kepada bahagian kecil dengan cara yang mengelak langkah kelulusan.
- Memilih laluan demi kelajuan, kemudian mendapati dasar memerlukan lebih.
- Meninggalkan kaedah penilaian sehingga selepas cadangan tiba. Lihat pemeriksa kelengkapan RFP untuk perkara yang perlu diputuskan dahulu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan fiktif merancang perolehannya
Organisasi dan angka rekaan. Jawapan dasar direka untuk menunjukkan format.
Persatuan Fiktif Pengamal Logistik merancang persidangan dua hari. Urus setia menyenaraikan lima keperluan: venue dan katering, audio-visual, sistem pendaftaran, cetakan dan jurugambar.
Ia memutuskan membeli venue dan katering bersama, audio-visual berasingan, dan melantik jurugambar selepas perbandingan sebut harga. Pihak kewangan mengesahkan secara bertulis bahawa tiga sebut harga diperlukan bagi nilai melebihi had dalaman yang dinyatakannya. Bendahari menandatangani di bawah had itu dan jawatankuasa di atasnya. Helaian strategi merekodkan jawapan itu dan tarikh setiap kelulusan diperlukan, dikira ke belakang daripada tarikh acara.
Gunakan sendiri
Helaian strategi perolehan
Salin ke satu halaman dan lengkapkan setiap baris bersama pegawai kewangan atau tadbir urus anda.
- Acara dan tarikh; penanggungjawab strategi ini:
- Item untuk dibeli (daripada taklimat):
- Item yang akan dibuat sendiri oleh pasukan:
- Pakej dan sebab bagi setiap satu:
- Laluan bagi setiap pakej (terus, RFQ, RFP, RFI dahulu):
- Jawapan dasar: bilangan sebut harga, had nilai, penandatangan (sumber dan tarikh disahkan):
- Kelulusan diperlukan dan siapa memberinya:
- Pendekatan penilaian, dan siapa menilai:
- Langkah konflik kepentingan dan kerahsiaan:
- Tarikh penting, dikira ke belakang daripada tarikh acara:
- Soalan terbuka dan penanggungjawab:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dasar anda jelas dan seorang individu boleh mengesahkannya dengan pihak kewangan.
- Keperluan sedikit dan jelas.
- Pasukan pernah membeli perkhidmatan serupa.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keperluan banyak dan berkait, dan anda tidak pasti cara membungkusnya.
- Had nilai atau kelulusan dasar tidak jelas dan tiada sesiapa yang tahu jawapannya.
- Masa singkat dan susunan kelulusan, permintaan dan pemberian kontrak perlu dirancang.
Perlu strategi dijadikan pelan?
Event Blueprint boleh menyusun pakej, keperluan pembekal, susunan permintaan dan tanggungjawab bagi setiap satu, dalam peraturan yang disahkan organisasi anda. Hantarkan taklimat anda dan mana-mana dasar perolehan yang boleh dikongsi. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami perlukan tender rasmi?
Itu bergantung pada dasar organisasi anda sendiri dan apa-apa syarat daripada pembiaya atau badan induk. Tanya pegawai kewangan atau tadbir urus secara bertulis dan rekodkan jawapan dalam helaian strategi.
Berapa ramai pembekal patut didekati?
Ikut bilangan yang dikehendaki dasar anda. Jika tiada, cukup untuk dibandingkan dengan bermakna, yang bagi keperluan jelas sering sebilangan kecil. Rekodkan mengapa anda memilih bilangan itu.
Bolehkah strategi perolehan acara berubah kemudian?
Boleh, tetapi rekodkan perubahan, sebab dan siapa meluluskannya. Perubahan skop atau tarikh sering bermakna pakej atau laluan perlu disemak.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.