Menulis soal selidik RFI acara
Anda belum pasti apa yang ditawarkan pasaran untuk acara ini, dan meminta harga terlalu awal.
Jawapan ringkas
Permintaan maklumat (RFI) bertanya kepada pembekal tentang perkhidmatan, pendekatan dan had mereka, tanpa meminta harga yang boleh dijadikan asas pemberian kontrak. Gunakannya apabila keperluan tidak biasa atau pilihan luas, kemudian gunakan jawapan untuk menulis spesifikasi yang lebih tajam.
RFI meminta maklumat dan tidak mengikat anda; beritahu pembekal. Pastikan soal selidik cukup pendek supaya pembekal yang sibuk boleh menjawab dalam kurang daripada satu jam.
Bila RFI membantu dan bila tidak
- Ia membantu apabila anda tidak tahu julat penyelesaian, atau apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan pembekal untuk saiz acara anda.
- Ia membantu apabila anda mahu menguji sama ada sesuatu keperluan realistik sebelum membuat komitmen.
- Ia menambah kelewatan apabila keperluan anda jelas dan anda boleh terus kepada permintaan sebut harga atau permintaan cadangan.
- Tanya penanggungjawab dasar anda sama ada RFI mempunyai peraturan sendiri dalam organisasi anda, seperti siapa boleh menghantarnya dan bagaimana jawapan disimpan.
Kumpulan soalan yang disertakan
Kumpulkan soalan supaya jawapan boleh dibandingkan. Tanya soalan yang sama kepada setiap pembekal dalam susunan yang sama.
| Kumpulan | Apa yang anda pelajari | Contoh soalan |
|---|---|---|
| Perkhidmatan | Apa yang sebenarnya mereka sediakan | Antara perkhidmatan dalam rangka terlampir, yang mana anda sediakan sendiri dan yang mana anda subkontrak? |
| Pengalaman | Kerja berkaitan, tanpa meminta rahsia pelanggan | Huraikan dua acara sama saiz dan format yang pernah anda sokong, tanpa menamakan pelanggan sulit. |
| Pendekatan | Cara mereka bekerja dengan pasukan anda | Siapa wakil tunggal kami, dan bagaimana perubahan dipersetujui? |
| Had | Di mana perkhidmatan berhenti | Apa yang anda kecualikan secara piawai, dan apa yang perlu kami uruskan secara berasingan? |
| Kaedah harga | Cara mereka mengenakan caj, bukan harganya | Adakah anda mengenakan caj setiap hari, setiap kepala, setiap item atau sebagai pakej, dan apa yang mencetuskan caj tambahan? |
| Masa | Ketersediaan dan masa pendahuluan yang dinyatakan | Apakah tarikh terakhir anda memerlukan pengesahan bagi tarikh kami? |
| Terma | Syarat yang dijangka | Terma apa yang biasa anda perlukan, seperti jadual bayaran dan pembatalan? |
Langkah menjalankan RFI
- Tulis rangka acara satu halaman: tujuan, julat saiz, tempoh tarikh, lokasi dan perkhidmatan dalam skop.
- Susun draf soalan, buang yang meminta harga mengikat, dan uji dengan seorang rakan sekerja.
- Hantar RFI yang sama dengan tarikh akhir yang sama kepada setiap pembekal, dan nyatakan bagaimana jawapan akan digunakan.
- Catat soalan dan jawapan, dan kongsikan dengan setiap responden.
- Ringkaskan apa yang dipelajari dan kemas kini strategi perolehan serta spesifikasi anda.
Mengendalikan jawapan dengan adil
Anggap setiap jawapan sebagai sulit kepada responden kecuali dasar anda menyatakan sebaliknya. Jangan berikan jawapan satu pembekal kepada yang lain.
Tanya penanggungjawab dasar anda sama ada menjawab RFI menjejaskan siapa boleh membida kemudian, dan nyatakan jawapannya dalam jemputan.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Meminta harga kemudian menganggapnya sebagai sebut harga.
- Menghantar soalan berbeza kepada pembekal berbeza kemudian cuba membandingkan.
- Menjadikan RFI terlalu panjang sehingga hanya pembekal besar menjawab.
- Menggunakan RFI untuk mengumpul idea reka bentuk percuma bagi sesuatu yang akan anda buat sendiri.
- Melangkau ringkasan akhir, sehingga apa yang dipelajari hanya tinggal pada seorang. Pemeriksa kelengkapan RFP menunjukkan apa yang diperlukan spesifikasi seterusnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan fiktif menggunakan RFI untuk teknologi pendaftaran
Organisasi rekaan, sebagai contoh sahaja.
Sebuah institut kejuruteraan fiktif mengendalikan pendaftaran melalui e-mel dan spreadsheet dan mahu tahu apa yang boleh dilakukan sistem pendaftaran untuk persidangan 400 orang. Urus setianya tidak tahu ciri mana yang penting atau bagaimana pembekal mengenakan caj.
Ia menghantar rangka satu halaman dan sepuluh soalan kepada beberapa pembekal. Jawapan menunjukkan kaedah caj sangat berbeza dan dua pembekal tidak menyokong cara pembayaran yang digunakan institut. Institut menulis spesifikasi berdasarkan jawapan dan meneruskan dengan meminta sebut harga, dengan cara pembayaran sebagai keperluan wajib.
Gunakan sendiri
Soal selidik RFI acara
Salin ke dalam dokumen, letakkan rangka satu halaman anda di atas dan hantar tanpa perubahan kepada setiap pembekal.
- Nama syarikat, wakil dan perkhidmatan yang anda sediakan untuk acara.
- Bahagian mana dalam rangka terlampir yang anda sediakan sendiri, dan mana yang anda subkontrak?
- Huraikan dua acara sama saiz dan format yang pernah anda sokong, tanpa menamakan pelanggan sulit.
- Siapa wakil tunggal kami, dan bagaimana perubahan skop dipersetujui?
- Bagaimana anda mengenakan caj: setiap hari, setiap kepala, setiap item atau pakej? Apa yang mencetuskan caj tambahan?
- Apa yang anda kecualikan secara piawai, dan apa yang perlu kami uruskan secara berasingan?
- Apakah tarikh terakhir anda memerlukan pengesahan bagi tempoh tarikh dalam rangka?
- Terma apa yang biasa anda perlukan, seperti jadual bayaran, deposit dan pembatalan?
- Apa yang anda minta kami jelaskan atau ubah dalam rangka ini supaya ia lebih baik?
- Sebarang kekangan atau risiko yang anda lihat dalam rangka kami.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Keperluan sempit dan anda boleh menamakan beberapa pembekal untuk ditanya.
- Seorang individu boleh menulis rangka dan mengendalikan jawapan.
- Dasar anda membenarkan pertanyaan pasaran tidak rasmi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keperluan luas dan anda tidak tahu pilihan mana untuk ditanya.
- Anda mesti melayan ramai pembekal dengan adil dan menyimpan rekod.
- Jawapan mesti disalurkan ke spesifikasi yang akan diluluskan pihak kewangan dan jawatankuasa.
Mahu RFI didraf dan jawapannya dijadikan spesifikasi?
Event Blueprint boleh menyusun rangka, kumpulan soalan dan cara jawapan dicatat dalam log, kemudian menukar apa yang anda pelajari kepada keperluan pembekal. Hantarkan rangka acara anda dan perkhidmatan yang anda tidak pasti. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah RFI sama dengan permintaan sebut harga?
Tidak. RFI bertanya apa yang boleh dilakukan pembekal. Permintaan sebut harga meminta harga bagi spesifikasi yang ditentukan. Gunakan RFI dahulu apabila anda belum dapat menentukan spesifikasi.
Adakah pembekal mesti menjawab?
Tidak, dan RFI tidak mewajibkan anda membeli daripada sesiapa. Nyatakan ini dalam jemputan, dan sahkan dengan penanggungjawab dasar bagaimana jawapan boleh digunakan kemudian.
Berapa ramai pembekal patut menerimanya?
Cukup untuk melihat julat pilihan, sering sebilangan kecil bagi keperluan acara yang jelas. Hantar RFI yang sama kepada setiap pembekal pada masa yang sama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.