编写活动供应商资料征询问卷

RFI 何时有用，何时没必要

• 不了解解决方案的范围，或不清楚供应商能为您这种规模的活动做什么、不能做什么时，它有帮助。
• 想在做出承诺之前先检验某项要求是否现实时，它有帮助。
• 如果需求已经明确，可以直接发询价文件或建议书征询，此时 RFI 只会拖延时间。
• 请向政策负责人确认，贵组织对 RFI 是否有专门规定，例如谁可以发出、回复如何保存。

应包含的问题分组

把问题分组，使答案能够比较。以相同顺序向每家供应商提出相同的问题。

运行 RFI 的步骤

1. 写一页活动简报：目的、规模范围、日期范围、地点和涉及的服务。
2. 起草问题，删去要求给出有约束力价格的问题，并请同事试读。
3. 向每家供应商发送相同的 RFI，截止日期相同，并说明回复将如何使用。
4. 记录与所有回复方分享的问答。
5. 总结所学内容，更新采购策略和规格。

公平处理回复

除非政策另有规定，把每份回复视为对回复方保密。不要把一家供应商的答案转给另一家。

请向政策负责人确认，回复 RFI 是否会影响日后谁可以投标，并把答案写进邀请函。

常见陷阱

• 索要价格，然后把它们当作报价。
• 向不同供应商发送不同问题，然后试图比较。
• RFI 太长，以致只有大型供应商回复。
• 借 RFI 免费收集设计构想，而事情本来打算自己做。
• 没有最后的总结，学到的东西只留在一个人手里。规格接下来需要什么，见RFP 完整性检查工具。