Buat sendiri atau beli: apa yang patut kekal dalam pasukan
Pasukan anda mungkin boleh membuat sebahagian acara ini sendiri, dan anda tidak pasti bahagian mana wajar diserahkan.
Jawapan ringkas
Nilai setiap aliran kerja secara berasingan dengan empat ujian: adakah pasukan mempunyai masa, adakah ia mempunyai kemahiran, apa risikonya jika berlaku kesilapan, dan adakah pengetahuan itu diperlukan lagi. Aliran kerja diserahkan kepada pembekal apabila pasukan gagal dua ujian atau lebih dan risikonya melebihi apa yang boleh ditanggung.
Kos ialah ujian kelima, bukan yang pertama. Sertakan kos masa kakitangan sendiri mengikut kaedah pasukan kewangan anda, bukan tekaan. Lihat pengiraan kos tenaga kerja dalaman.
Pecahkan acara kepada aliran kerja dahulu
Keputusan buat atau beli dibuat bagi setiap aliran kerja, bukan bagi acara secara keseluruhan. Pasukan boleh mengendalikan pendaftaran sendiri dan membeli audio-visual dalam projek yang sama.
Ambil aliran kerja daripada taklimat anda, dan kekalkan setiap satu pada saiz yang boleh dipegang oleh seorang.
- Penyelarasan aturcara dan penceramah
- Pendaftaran dan komunikasi peserta
- Perhubungan dengan venue dan katering
- Audio-visual dan pentas
- Cetakan, papan tanda dan bahan
- Penjejakan dan pelaporan kewangan
- Penyelarasan pasukan di tapak dan sukarelawan
Empat ujian
| Ujian | Soalan | Cenderung dibuat sendiri jika | Cenderung dibeli jika |
|---|---|---|---|
| Masa pasukan | Adakah pasukan ada masa pada minggu ia diperlukan? | Kerja tersebar dan boleh dijangka | Kerja memuncak ketika pasukan ada tarikh akhir lain |
| Kemahiran | Pernahkah seseorang dalam pasukan melakukannya pada skala ini? | Ya, dan boleh dinamakan | Tiada, atau orang itu sudah berhenti |
| Risiko | Apa yang berlaku jika tersilap, dan siapa menanggungnya? | Kesan kecil dan boleh dipulihkan | Kesan ketara kepada ahli atau melibatkan pihak lain |
| Kesinambungan | Adakah pasukan perlukan pengetahuan ini tahun depan? | Ya, dan membinanya bernilai | Keperluan sekali sahaja, atau rekod mencukupi |
Langkah penilaian
- Senaraikan aliran kerja dan namakan kemungkinan penanggungjawab bagi setiap satu.
- Nilai empat ujian dengan perkataan mudah, disertai sebab yang boleh disemak rakan sekerja.
- Tandakan aliran kerja yang jawapannya jelas dan yang bercampur.
- Bagi yang bercampur, uji pemisahan: beli bahagian pakar dan kekalkan penyelarasan.
- Masukkan hasilnya ke dalam strategi perolehan sebagai senarai perkara untuk dibeli.
Kerja pakar ialah soalan yang berbeza
Sesetengah kerja memerlukan pakar yang layak atau pihak berlesen walau apa pun kemampuan pasukan anda, seperti hal struktur, keselamatan, undang-undang, privasi atau kebolehcapaian. Anggap ini sebagai pembelian, dan tanya pakar apa yang mereka perlukan daripada anda.
Sahkan apa-apa keperluan sedemikian dengan pihak yang bertanggungjawab.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Menganggap masa kakitangan dalaman percuma.
- Memutuskan berdasarkan harga sahaja dan mengabaikan masa penyerahan tugas kepada pembekal.
- Membeli perkhidmatan kerana terasa lebih selamat, tanpa menentukan apa yang akan dilakukan pembekal.
- Mengekalkan semuanya secara dalaman kerana tiada siapa meminta bantuan. Lihat pemeriksa kelengkapan RFP untuk menentukan apa yang akan diambil pembekal.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia fiktif mengasingkan aliran kerjanya
Organisasi rekaan, sebagai contoh sahaja.
Persatuan Fiktif Pegawai Sumber Manusia mempunyai urus setia tiga orang yang mengendalikan persidangan sehari. Ia menilai pendaftaran, audio-visual dan cetakan.
Pendaftaran lulus keempat-empat ujian: seorang rakan sekerja yang dinamakan pernah melakukannya dan ia berulang setiap tahun, jadi kekal dalaman. Audio-visual gagal ujian kemahiran dan berisiko ketara, jadi dibeli. Cetakan bercampur: pasukan mengekalkan karya seni dan semakan pruf, dan membeli kerja mencetak dalam kuantiti besar. Hasilnya masuk ke strategi perolehan sebagai dua item untuk dibeli.
Gunakan sendiri
Jadual penilaian buat sendiri atau beli
Salin jadual ini dan lengkapkan satu baris bagi setiap aliran kerja.
- Tulis satu sebab bagi setiap sel yang boleh disemak rakan sekerja.
- Putuskan: buat, beli atau pisah, dan tulis sempadan pemisahan.
- Senaraikan siapa bertanggungjawab atas aliran kerja jika dibuat, atau siapa mengurus pembekal jika dibeli.
| Aliran kerja | Masa pasukan | Kemahiran | Risiko | Kesinambungan | Keputusan | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Aliran kerja kecil, berulang setiap tahun dan mempunyai penanggungjawab yang diketahui.
- Pasukan ada masa lapang pada minggu ia diperlukan.
- Kos kesilapan kecil dan mudah diperbetulkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa aliran kerja memuncak pada minggu yang sama dan pasukan terbeban.
- Tiada siapa pernah melakukan sesuatu aliran kerja pada skala ini atau orang yang melakukannya sudah pergi.
- Anda perlukan keputusan beli, skop pembekal dan penyerahan tugas dalaman ditulis.
Mahu keputusan buat atau beli didokumenkan?
Event Blueprint boleh mengambil taklimat anda, menilai setiap aliran kerja bersama pasukan dan menyusun apa yang kekal dalaman, apa yang dibeli dan apa yang mesti diserahkan pembekal. Hantarkan senarai aliran kerja dan pasukan yang ada. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah membuat sendiri sentiasa lebih murah?
Tidak sentiasa. Kerja dalaman menggunakan masa kakitangan, yang ada kos walaupun tiada invois, dan mungkin berisiko. Bandingkan sama dengan sama menggunakan kaedah pengiraan kos pasukan kewangan anda.
Bolehkah kami kekalkan penyelarasan dan beli selebihnya?
Boleh. Banyak acara mengekalkan penyelarasan dan keputusan bersama penganjur serta membeli pelaksanaan pakar. Tulis di mana sempadan terletak dan siapa mengurus setiap pihak.
Bilakah menyerahkan kerja kepada pembekal menjadi kesilapan?
Apabila skop tidak ditentukan, atau tiada sesiapa dalam pasukan akan mengurus pembekal. Pembekal memerlukan spesifikasi jelas dan seorang wakil yang dinamakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.