Pengurus projek acara atau pentadbir sementara?
Pasukan anda terbeban dengan kerja acara dan seseorang mencadangkan bantuan sementara.
Jawapan ringkas
Pentadbir sementara mengambil alih tugas perkeranian dan pengaturan daripada pasukan anda di bawah arahan anda: mel, kemasukan data, penyimpanan fail, pengesahan dan pengurusan diari. Pengurus projek acara memikul tanggungjawab atas pelan dan keputusannya.
Asingkan beban kerja dahulu. Jika kebanyakannya tugas yang boleh diterangkan oleh orang dalam pasukan dalam masa sejam, pentadbir sesuai. Jika kebanyakannya soalan terbuka, pengurus projek sesuai.
Apa yang sebenarnya anda beli
Kedua-dua peranan menyelesaikan kekurangan yang berbeza. Satu mengurangkan beban kerja yang banyak, satu lagi mengurangkan ketidakpastian.
| Bidang | Pengurus projek acara | Pentadbir sementara |
|---|---|---|
| Kerja biasa | Pelan, garis masa, keperluan, pemantauan pembekal dan penyediaan keputusan. | Data pendaftaran, mel pukal, pengesahan, dokumen, penjadualan. |
| Arahan diperlukan | Bekerja daripada taklimat anda dan menyemak keputusan. | Memerlukan arahan jelas dan seorang yang dinamakan untuk bertanya. |
| Kuasa membuat keputusan | Menyediakan dan membawa keputusan hingga selesai. Anda yang meluluskan. | Tiada selain tugas rutin. |
| Serahan | Pelan, log keputusan, fail pembekal dan laporan status. | Fail dan rekod yang terkini. |
| Apa yang anda beli | Anda membeli tanggungjawab atas penyelarasan. | Anda membeli jam tenaga. Susunan seperti bekalan melalui agensi atau terma pekerjaan perlu anda selesaikan dengan pembekal perkhidmatan. |
Bila pentadbir sudah memadai
- Pelan sudah tetap dan kesesakan ialah kerja rutin yang banyak.
- Seorang kakitangan dalaman ialah pembuat keputusan yang jelas dan ada masa memberi taklimat kepada pentadbir.
- Senarai tugas boleh ditulis dalam beberapa baris bagi setiap tugas.
Bila anda memerlukan pengurus projek
- Soalan masih terbuka: tarikh, format, tempat, skop pembekal atau siapa meluluskan.
- Orang yang memberi taklimat kepada pembantu sementara akan meneka jawapannya.
- Bahagian kewangan memerlukan rekod pilihan dan status bajet.
Kedua-duanya bersama
Pengurus projek boleh menyediakan tugas dan fail supaya pentadbir produktif sejak hari pertama. Ini paling berkesan apabila tanggungjawab disenaraikan dan pembuat keputusan dinamakan.
Siapa yang tidak perlu membeli bantuan luar
Jika beban kerja ialah puncak yang singkat dan pasukan anda boleh menulis arahan, pinjam tenaga daripada jabatan lain. Bandingkan pembahagian pengurus projek dan penyelaras yang lebih ringan sebelum berbelanja.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia rekaan mengasingkan beban kerjanya
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik mempunyai persidangan empat bulan lagi. Setiausahanya menyenaraikan 60 perkara tertunggak.
Tiga puluh lima ialah tugas rutin dengan arahan jelas; 25 bergantung pada keputusan majlis. Mereka mengatur bantuan pentadbiran untuk 35 perkara itu dan meminta log keputusan serta penanggungjawab bagi 25 yang lain.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja pembahagian tugas
Senaraikan setiap perkara tertunggak dan tanda P (pentadbir boleh buat berdasarkan arahan), K (perlukan keputusan) atau R (perlukan pertimbangan perancangan).
- Perkara dan tarikh akhir:
- Bolehkah ia ditulis sebagai arahan dalam beberapa baris? (P)
- Adakah ia menunggu keputusan? Siapa penanggungjawabnya? (K)
- Adakah ia memerlukan seseorang menilai skop atau risiko? (R)
- Jumlah perkara P, jumlah K dan R:
- Nama orang yang akan memberi taklimat dan menyemak kerja:
- Jika K dan R lebih daripada separuh: minta harga skop pengurus projek.
- Jika P ialah kebanyakan senarai: minta harga skop pentadbir.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kebanyakan perkara ialah tugas rutin dan boleh ditulis sebagai arahan.
- Pembuat keputusan wujud dan boleh dihubungi.
- Keperluan ialah puncak jam yang singkat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak soalan terbuka tanpa penanggungjawab yang dinamakan.
- Bahagian kewangan memerlukan skop dan pilihan kos direkodkan.
- Pembantu sementara memerlukan pertimbangan, dan bukan hanya arahan.
Perlukan keputusan dikendalikan, dan bukan hanya tugas?
Jika pembahagian anda menunjukkan keputusan lebih banyak daripada perkara rutin, Event Blueprint boleh menulis skop, garis masa, tanggungjawab dan dokumen serahan supaya setiap pembantu bekerja daripada pelan yang sama. Gunakan pemilih perkhidmatan kemudian hantar senarai pembahagian tugas anda, dan kami membalas dengan peranan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah pentadbir mengurus projek?
Hanya jika diberi pelan dan kuasa untuk membawa keputusan hingga selesai. Itu peranan pengurus projek, jadi tetapkan skopnya sebagai pengurus projek.
Adakah pentadbir sementara seorang pekerja?
Itu bergantung pada cara susunan dibuat. Selesaikan asas kontrak dengan pembekal perkhidmatan dan dapatkan nasihat profesional jika perlu.
Bolehkah pengurus projek melakukan kerja pentadbiran juga?
Boleh jika bebannya kecil, tetapi jam mereka lebih baik digunakan untuk keputusan dan pemantauan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.