Cara mengira kos masa kakitangan dalaman untuk acara
Pasukan anda menghabiskan berjam-jam setiap minggu untuk acara, tetapi tiada daripadanya muncul dalam bajet yang dilihat jawatankuasa.
Jawapan ringkas
Anggar tenaga kerja dalaman sebagai jam bagi setiap peranan, didarab dengan kos sejam termasuk overhed yang dibekalkan pasukan kewangan anda. Tunjukkan pada baris berasingan di bawah bajet tunai, ditandakan sebagai kos dalaman, bukan wang yang akan dibayar keluar.
Tujuannya ialah menjadikan kos itu kelihatan. Jawatankuasa kemudian dapat melihat apa yang sebenarnya diperlukan acara dan memutuskan sama ada membiayai masa itu, melindunginya atau membeli bantuan luar untuk sebahagiannya.
Tentukan mengapa anda mengira kos masa
- Untuk menunjukkan kos penuh acara kepada jawatankuasa atau lembaga.
- Untuk membandingkan penyampaian dalaman dengan melantik bantuan luar.
- Untuk melindungi tenaga kakitangan dengan menyepakati jam bersama pengurus mereka.
- Untuk memenuhi permintaan penaja, jika ada, tentang sumbangan kakitangan. Tanya penaja tentang peraturannya, jangan mengandaikan.
Bina anggaran daripada tugas, bukan jawatan
- Senaraikan aliran kerja: program, penceramah, pendaftaran, pembekal, komunikasi, kewangan, di tapak.
- Bagi setiap satu, senaraikan orang yang terlibat dan anggar jam sepanjang projek, dengan angka rendah dan tinggi.
- Minta pengurus setiap orang mengesahkan jam itu realistik di samping kerja biasa mereka.
- Minta kewangan memberi kos sejam yang digunakan, dan apa yang termasuk di dalamnya. Jangan reka kadar atau guna angka organisasi lain.
- Darab dan jumlahkan mengikut aliran kerja. Masukkan hasilnya dalam pembina bajet sebagai kategori kos dalaman, berasingan daripada tunai.
Kakitangan, sukarelawan dan ahli jawatankuasa
| Kumpulan | Cara merekod | Soalan untuk ditanya |
|---|---|---|
| Kakitangan bergaji | Jam didarab kos sejam termasuk overhed daripada kewangan. | Adakah sebahagian masa ini sudah dicaj kepada bajet lain? |
| Sukarelawan dan jawatankuasa | Rekod jam sebagai nota, atau nilaikan sebagai bukan tunai hanya jika pegawai kewangan anda bersetuju (lihat penilaian bukan tunai). | Adakah sebarang perbelanjaan atau honorarium dibayar? |
| Kakitangan sementara atau kontrak | Layan sebagai kos tunai daripada kontrak. | Adakah kos sudah termasuk dalam sebut harga pembekal? |
| Kerja lebih masa atau cuti ganti | Rekod berasingan dan semak dengan HR. | Apa kata polisi anda, dan siapa meluluskan? |
Menggunakan angka itu
Tunjukkan bajet tunai, tenaga kerja dalaman dan jumlah usaha sebagai tiga baris berasingan. Jangan tambah tenaga kerja dalaman ke dalam jumlah tunai yang akan dibayar kewangan.
Jika jam melebihi apa yang boleh dilepaskan pengurus, jawatankuasa mempunyai pilihan: kurangkan skop, panjangkan garis masa atau dapatkan sokongan luar untuk aliran kerja tertentu. Lihat untung rugi dalam pengurangan kos untuk cara membingkai pilihan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tenaga kerja dalaman untuk forum serantau
Organisasi dan angka rekaan. Kos sejam ialah nombor bulat yang dibekalkan pasukan kewangan rekaan untuk pengiraan, bukan kadar pasaran.
Pasukan komunikasi korporat rekaan merancang forum. Kewangan membekalkan kos sejam RM 50 untuk semua kakitangan bagi memudahkan contoh. Anggarannya 420 jam keseluruhan.
Baris tenaga kerja dalaman menunjukkan RM 21,000, di bawah bajet tunai RM 60,000. Jawatankuasa melihat bahawa program dan penceramah sahaja memerlukan 140 jam daripada dua orang, dan meminta pengurus mereka mengesahkan masa itu boleh dilepaskan.
| Aliran kerja | Orang | Jam | Kos sejam (daripada kewangan) | Kos dalaman |
|---|---|---|---|---|
| Program dan penceramah | 2 | 140 | RM 50 | RM 7,000 |
| Pendaftaran dan komunikasi | 2 | 120 | RM 50 | RM 6,000 |
| Pembekal dan kewangan | 1 | 80 | RM 50 | RM 4,000 |
| Penyelarasan di tapak | 3 | 80 | RM 50 | RM 4,000 |
| Jumlah | 420 | RM 21,000 |
Gunakan sendiri
Lembaran pengiraan tenaga kerja dalaman
Salin jadual ini ke hamparan. Letakkan di bawah bajet tunai dan labelkan setiap jumlah sebagai kos dalaman.
| Aliran kerja | Orang atau peranan | Jam (rendah) | Jam (tinggi) | Kos sejam daripada kewangan | Kos dalaman (rendah / tinggi) | Pengurus mengesahkan (nama, tarikh) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Jumlah |
Guna alat percuma: Pembina bajet acara dengan kos input pengguna
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kewangan memberi kos sejam piawai dan pengurus anda boleh mengesahkan jam dengan cepat.
- Tujuannya ialah memberi gambaran jelas kepada jawatankuasa, bukan membuat bil.
- Pasukan kecil dan aliran kerja mudah disenaraikan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jam dianggar daripada jawatan dan bukan tugas, dan tiada siapa dapat menyatakan apa yang pasukan akan berhenti lakukan.
- Anggaran menunjukkan pasukan melebihi tenaga yang ada dan sokongan luar untuk aliran kerja tertentu perlu dirancang.
- Beberapa jabatan menyumbang kakitangan dan pembahagian kos memerlukan pandangan neutral.
Adakah masa pasukan anda lebih besar daripada yang ditunjukkan pelan?
Event Blueprint boleh memetakan aliran kerja kepada peranan dan jam, supaya jawatankuasa nampak tugas mana yang terletak pada pasukan dan mana yang boleh diserahkan kepada pengurus acara sementara dalam pasukan untuk tempoh tertentu. Kewangan masih membekalkan kos sejam dan pengurus anda mengesahkan masa yang dilepaskan. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Kos sejam apa yang patut saya gunakan?
Tanya pasukan kewangan anda. Mereka tahu apa yang termasuk dalam kos termasuk overhed di organisasi anda, dan merekalah yang membekalkan kadar.
Patutkah tenaga kerja dalaman menjadi sebahagian bajet acara?
Tunjukkan pada barisnya sendiri, di bawah tunai. Ia mendedahkan usaha sebenar, tetapi ia bukan wang yang dibayar keluar, jadi ia tidak patut ditambah ke jumlah tunai yang mesti dibiayai kewangan.
Patutkah saya mengira masa sukarelawan?
Rekod jam sekurang-kurangnya sebagai nota. Sama ada meletakkan nilai padanya ialah keputusan jawatankuasa dan pegawai kewangan anda, dan ia mempengaruhi cara angka dibaca.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.