Kumpul invois pembekal di satu tempat
Invois pembekal untuk persidangan tiba dalam tiga peti mel, dan tiada siapa tahu yang mana sudah dilihat.
Jawapan ringkas
Penerimaan invois ialah langkah pertama selepas pembekal mengeluarkan bil: satu alamat menerima setiap invois, satu daftar merekodnya pada hari yang sama, dan lima semakan pantas menentukan sama ada ia pergi ke kelulusan atau dikembalikan kepada pembekal.
Penerimaan tidak meluluskan atau membayar. Ia memastikan setiap invois kelihatan, dipadankan dengan pesanan dan dihantar kepada orang yang betul untuk meluluskan.
Tetapkan laluan sebelum invois pertama
Beritahu setiap pembekal, dalam pesanan belian atau kontrak, ke mana invois mesti dihantar dan apa yang mesti dipaparkan: nama organisasi anda, nombor pesanan, nama acara, butiran pembekal dan tempoh atau item yang dibil.
Majukan apa-apa yang dihantar ke tempat lain kepada alamat penerimaan pada hari yang sama, supaya daftar lengkap.
Langkah penerimaan
- Simpan fail invois dengan nama yang konsisten: pembekal, nombor invois, tarikh.
- Masukkan dalam daftar dengan tarikh diterima, pembekal, nombor invois, jumlah, tarikh akhir dan nombor pesanan.
- Semak dengan pesanan: pembekal, item dan harga yang sama, dan tidak melebihi yang dipesan.
- Cari dalam daftar pembekal dan nombor invois yang sama untuk mengesan pendua.
- Pastikan ada bukti barang atau perkhidmatan telah diserahkan, seperti nota penghantaran atau pengesahan penanggungjawab acara.
- Hantar invois yang bersih kepada orang yang meluluskan dan hantar yang tidak sepadan ke log percanggahan dengan nota kepada pembekal.
Lima semakan pantas
| Semakan | Apa yang dicari | Jika gagal |
|---|---|---|
| Pesanan | Pesanan belian yang sepadan wujud | Minta pesanan atau kelulusan yang tiada daripada pemohon |
| Harga dan kuantiti | Baris sepadan dengan pesanan | Catat dalam log percanggahan dan tanya pembekal |
| Pendua | Pembekal dan nombor yang sama belum direkodkan | Tanda pendua; jangan hantar |
| Penghantaran | Bukti penghantaran atau penyiapan | Tahan sehingga penanggungjawab acara mengesahkan |
| Butiran | Nama sah dan butiran bank sepadan dengan rekod pembekal | Tahan; gunakan langkah pengesahan butiran bank |
Apa yang daftar membolehkan anda lihat
- Invois mana yang menunggu dan sudah berapa lama.
- Kelulusan mana yang lewat sebelum tarikh akhir terlepas.
- Jumlah yang diinvois bagi setiap pesanan, sebagai input kepada unjuran aliran tunai.
- Apa yang masih perlu diterima sebelum penyelarasan akhir.
Soalan untuk penasihat kewangan anda
Tanya apa yang mesti dipaparkan pada invois untuk diterima oleh organisasi anda dan untuk rekodnya, berapa lama invois disimpan dan siapa boleh melihatnya. Jawapannya datang daripada penasihat kewangan dan cukai anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tujuh belas invois dalam dua minggu terakhir
Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.
Satu pasukan komunikasi korporat rekaan menerima 17 invois pembekal dalam dua minggu selepas forum tahunannya. Daftar menunjukkan 13 bersih, tiga dengan perbezaan harga dan satu yang mengulang nombor invois terdahulu daripada pengusaha katering yang sama.
Yang bersih pergi kepada orang yang meluluskan pada hari yang sama. Perbezaan harga dicatat dalam log dan ditanya. Yang berulang ditandakan sebagai pendua, dan pengusaha katering diberitahu invois mana yang sudah ada dalam daftar.
Gunakan sendiri
Daftar penerimaan invois
Satu baris bagi setiap invois. Tambah lajur yang diperlukan wakil kewangan anda, seperti pusat kos.
| Tarikh diterima | Pembekal | No. invois | Jumlah | Tarikh akhir | No. pesanan | Semakan lulus | Dihantar kepada, tarikh | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembekal sedikit dan seorang individu memantau peti mel kewangan.
- Setiap pembelian ada pesanan sebelum pembekal bermula.
- Orang yang meluluskan membalas dalam beberapa hari.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Invois tiba melalui e-mel, pos dan tangan daripada ramai orang.
- Pesanan dibuat secara tidak formal oleh ahli pasukan yang berbeza.
- Kelulusan berada pada ahli jawatankuasa yang sukar dihubungi.
Perlukan penerimaan invois diuruskan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menguruskan alamat penerimaan, menyimpan daftar, menjalankan semakan pantas terhadap pesanan dan meletakkan setiap invois yang bersih di hadapan orang yang betul untuk meluluskan bersama dokumennya. Pertanyaan kepada pembekal dicatat sehingga selesai, dan kelulusan serta bayaran terletak pada organisasi anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut menerima invois pembekal?
Satu alamat kongsi atau seorang yang dinamakan bersama timbalan. Elakkan peti mel peribadi bagi acara dengan ramai pembekal.
Bagaimana jika invois tiada nombor pesanan?
Jangan tolak secara automatik. Tanya pemohon sama ada pesanan atau kelulusan wujud, kemudian tambah rujukan atau tanya pembekal.
Perlukah kami membayar pada tarikh akhir atau lebih awal?
Bayar pada tarikh akhir yang dipersetujui selepas kelulusan. Bayaran awal ialah keputusan aliran tunai untuk wakil kewangan anda.
Bolehkah daftar disimpan dalam hamparan?
Boleh, jika seorang individu menguruskannya dan salinan sandarannya disimpan. Helaian penyelarasan invois boleh membantu pemadanan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.