Rancang bila wang acara keluar dan masuk
Bajet acara seimbang di atas kertas, tetapi deposit perlu dibayar sebelum wang pendaftaran sampai.
Jawapan ringkas
Unjuran masa aliran tunai menyenaraikan setiap pembayaran dan penerimaan mengikut minggu ia dijangka bergerak, kemudian menunjukkan baki berjalan. Wang yang sudah pasti dan wang yang masih diharapkan diletakkan dalam lajur berasingan.
Tujuannya ialah menunjukkan minggu apabila baki merosot, cukup awal untuk seseorang membuat keputusan: ubah tarikh bayaran, lepaskan satu ansuran, atau luluskan pinjaman sementara daripada rizab.
Bajet dan tunai: apa bezanya
Bajet menyatakan jumlah kos acara. Unjuran aliran tunai menyatakan bila setiap jumlah keluar dan masuk. Dua acara dengan bajet yang sama boleh mempunyai kedudukan tunai yang sangat berbeza.
Deposit venue dan hotel, percetakan dan perjalanan penceramah biasanya keluar awal. Yuran pendaftaran, bayaran penaja dan geran sering tiba lewat atau secara ansuran.
Bina dalam lima langkah
- Senaraikan setiap pembayaran yang dijanjikan dan dijangka bersama pembekal, jumlah dan tarikh akhir daripada kontrak atau sebut harga.
- Senaraikan setiap penerimaan bersama sumbernya dan status: diterima, sudah diinvois, dijanjikan secara bertulis, atau hanya dijangka.
- Letakkan setiap baris pada minggu ia perlu dibayar atau dijangka, berdasarkan tarikh pembayar mungkin bertindak, bukan tarikh pada dokumen.
- Tunjukkan baki berjalan dua kali: sekali dengan penerimaan yang disahkan sahaja, sekali dengan penerimaan jangkaan ditambah.
- Tandakan setiap minggu apabila baki yang disahkan jatuh di bawah paras minimum yang sanggup ditanggung organisasi anda, dan tulis keputusan yang diperlukan di sebelahnya.
Status penerimaan menentukan setakat mana baris itu boleh dipercayai
| Status | Maksud | Dikira sebagai tunai dalam unjuran? |
|---|---|---|
| Diterima | Wang sudah masuk akaun | Ya |
| Sudah diinvois | Invois dikeluarkan dan belum dibayar | Ya, tetapi dengan kelewatan bayaran biasa pembayar |
| Dijanjikan secara bertulis | Surat atau e-mel menjanjikan jumlah, tanpa invois lagi | Tunjuk berasingan, bukan dalam baki asas |
| Dijangka | Anggaran prospek atau petunjuk lisan | Tunjuk berasingan dan kemas kini setiap minggu |
Siapa yang perlu melihatnya
Bendahari atau wakil kewangan menyemak jumlah dan baki minimum. Penanggungjawab acara memutuskan tindakan bagi minggu yang ketat. Ketua projek, jika dilantik, memastikan tarikh sentiasa terkini apabila pembekal menyemak sebut harga.
Sama ada sesuatu jumlah boleh dicukai, boleh dibayar balik atau perlu diasingkan ialah soalan untuk akauntan atau juruaudit anda, bukan perkara yang diputuskan oleh unjuran ini.
Kesilapan lazim
- Mengira ikrar penaja sebagai diterima sebelum ia diinvois dan dibayar.
- Menggunakan tarikh acara sebagai tarikh tunai bagi setiap pembekal, sedangkan ramai dibayar lebih awal.
- Mengemas kini unjuran sekali sahaja, sehingga ia salah apabila ia diperlukan.
- Mencampurkan jumlah pembekal yang tetap dengan anggaran sehingga tiada siapa tahu yang mana pasti.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum sehari ahli dengan deposit sebelum yuran
Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Juruteknik Perkhidmatan menjangka 220 ahli hadir ke forum sehari. Unjurannya menunjukkan deposit venue dan deposit percetakan perlu dibayar pada minggu ke-3, manakala kebanyakan yuran pendaftaran tiba pada minggu ke-6 hingga ke-9.
Dengan penerimaan yang disahkan sahaja, baki jatuh di bawah paras minimum persatuan pada minggu ke-3 hingga ke-5, sebanyak RM 18,000 pada titik terendah (angka ilustrasi). Bendahari meminta jawatankuasa pada minggu pertama sama ada meluluskan pengeluaran jangka pendek daripada rizab atau meminta venue memecahkan deposit. Keputusan itu direkodkan bersama tarikh dalam log keputusan.
Gunakan sendiri
Jadual masa aliran tunai mingguan
Salin ke hamparan. Satu baris bagi setiap minggu. Jadikan baki yang disahkan sahaja sebagai angka asas dan baki dengan penerimaan jangkaan sebagai paparan kedua.
| Minggu bermula | Bayaran perlu dibuat (pembekal, jumlah) | Penerimaan disahkan | Penerimaan dijangka (berasingan) | Baki, disahkan sahaja | Baki, termasuk jangkaan | Keputusan diperlukan, penanggungjawab, tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang wakil kewangan memegang semua terma pembekal dan boleh mengemas kini helaian setiap minggu.
- Kebanyakan penerimaan ialah yuran pendaftaran dengan corak yang boleh diramal.
- Organisasi mempunyai rizab yang cukup supaya penurunan baki tidak memerlukan kelulusan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Dana datang daripada beberapa sumber seperti ahli, penaja, geran dan pelanggan, masing-masing dengan masa tersendiri.
- Terma pembekal bertaburan dalam e-mel dan tiada siapa bertanggungjawab atas tarikhnya.
- Pembiaya atau lembaga mahu unjuran sebelum mengeluarkan wang.
Perlukan seseorang untuk memastikan unjuran sentiasa terkini?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul tarikh bayaran daripada setiap kontrak pembekal, mengemas kini unjuran mingguan dan membawa minggu yang ketat kepada wakil kewangan anda dengan keputusan yang diperlukan di sebelahnya. Pembina jadual bayaran tunai memberi susun atur permulaan, dan pilihan mengenai dana kekal di tangan organisasi anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Sejauh mana unjuran perlu merangkumi masa hadapan?
Dari deposit pertama hingga bayaran pembekal terakhir dan bayaran balik atau penerimaan terakhir yang dijangka, yang sering jatuh beberapa minggu selepas acara. Tambah baris untuk perkara selepas acara.
Perlukah wang penaja yang dijangka dimasukkan?
Tunjukkannya, tetapi dalam lajur berasingan sehingga ia diinvois dan dibayar. Dengan itu baki asas hanya menggunakan wang yang boleh diharap.
Berapa kerap ia perlu dikemas kini?
Setiap minggu dalam dua bulan terakhir sebelum acara, dan bila-bila masa pembekal mengubah tarikh bayaran atau pembayar menangguh.
Adakah unjuran memberitahu cara melayan jumlah untuk tujuan cukai?
Tidak. Ia hanya merekod masa. Tanya akauntan anda bagaimana penerimaan dan pembayaran dikendalikan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.