Beri bendahari maklumat untuk meluluskan bayaran
Bendahari diminta meluluskan bayaran pembekal melalui mesej dan tidak dapat menyemak untuk apa bayaran itu.
Jawapan ringkas
Pek kelulusan pembayaran ialah satu muka surat atau folder yang diletakkan di hadapan orang yang meluluskan bagi satu bayaran. Ia menunjukkan untuk apa bayaran itu, bahawa ia dipesan, bahawa kerja diserahkan, bahawa butiran bank disahkan, dan baris bajet serta kedudukan tunai yang terjejas.
Orang yang meluluskan kemudian memutuskan berdasarkan bukti, dan rekod menunjukkan siapa memutuskan apa dan bila.
Apa yang ada dalam pek
| Item | Mengapa orang yang meluluskan memerlukannya |
|---|---|
| Ringkasan bayaran: penerima, jumlah, tarikh akhir, baris bajet | Menunjukkan apa yang diluluskan |
| Rujukan pesanan belian atau kontrak dan kelulusan | Menunjukkan perbelanjaan telah dibenarkan |
| Invois pembekal dan semakan penerimaan | Menunjukkan apa yang dituntut dan bahawa ia disemak |
| Bukti penghantaran atau penyiapan | Menunjukkan barang atau perkhidmatan diterima |
| Rekod pengesahan butiran bank | Menunjukkan akaun disahkan secara bebas |
| Status bajet selepas bayaran | Menunjukkan baki pada baris itu |
| Kedudukan tunai beberapa minggu akan datang | Menunjukkan sama ada bayaran menjejaskan tarikh akhir lain |
| Pertanyaan terbuka, nota kredit atau pertikaian dengan pembekal ini | Menunjukkan apa yang patut menahan atau mengurangkan jumlah |
Siapa meluluskan apa
Sepakati lebih awal jumlah dan jenis bayaran yang memerlukan orang yang meluluskan tertentu, dan siapa boleh mengganti. Corak lazim ialah penanggungjawab acara untuk kandungan, wakil kewangan untuk bayaran, dan orang yang meluluskan kedua bagi jumlah melebihi had yang ditetapkan organisasi anda.
Orang yang memesan perkhidmatan tidak patut menjadi satu-satunya yang meluluskan bayarannya.
Membina pek dalam amalan
- Buka pek apabila invois lulus penerimaan dan padankan dengan pesanan menggunakan pemadanan pesanan belian.
- Lampirkan rekod pengesahan daripada semakan butiran bank.
- Tambah bukti penghantaran daripada penanggungjawab acara, seperti nota penghantaran bertandatangan atau e-mel ringkas.
- Isi ringkasan bayaran serta baris bajet dan tunai.
- Hantar kepada orang yang meluluskan dengan satu soalan jelas: lulus, tahan atau tanya.
- Rekod keputusan, siapa membuatnya dan bila, dan simpan pek bersama bayaran.
Peraturan tahan yang wajar ditulis
- Tiada pesanan, tiada bayaran, kecuali pembuat keputusan merekod pengecualian.
- Butiran bank belum disahkan: tahan.
- Nota kredit atau pertikaian terbuka dengan pembekal ini: luluskan bahagian yang tidak dipertikaikan sahaja, jika penasihat anda bersetuju.
- Bayaran akan menjatuhkan baki di bawah minimum yang ditetapkan jawatankuasa: rujuk kepada pembuat keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Invois percetakan dengan nota kredit belum diterima
Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan menerima invois pencetak sebanyak RM 9,600. Pek menunjukkan pesanan, invois, nota penghantaran yang ditandatangani penanggungjawab acara dan akaun yang disahkan. Ia juga menunjukkan nota terbuka bahawa 500 buku aturcara dihantar dengan kesilapan cetak dan nota kredit RM 1,100 telah dijanjikan.
Wakil kewangan meluluskan RM 8,500 yang tidak dipertikaikan dan menahan RM 1,100 sehingga nota kredit tiba. Keputusan dan sebabnya ada pada pek.
Gunakan sendiri
Muka depan pek kelulusan pembayaran
Gunakan sebagai muka surat pertama setiap kelulusan. Tandakan atau lengkapkan setiap baris sebelum menghantar.
- Penerima, jumlah, tarikh akhir dan baris bajet:
- Nombor pesanan belian atau kontrak dan siapa meluluskannya:
- Nombor dan tarikh invois; semakan penerimaan lulus: ya / tidak
- Bukti penghantaran atau penyiapan dilampirkan, daripada siapa:
- Butiran bank disahkan pada [tarikh] oleh [nama]:
- Baki bajet pada baris selepas bayaran ini:
- Kedudukan tunai untuk [tempoh] akan datang selepas bayaran ini:
- Pertanyaan, nota kredit atau pertikaian terbuka:
- Soalan orang yang meluluskan: lulus / tahan / tanya
- Keputusan, nama, tarikh dan sebarang syarat:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Bayaran sedikit dan seorang wakil kewangan yang juga mengetahui setiap pesanan.
- Orang yang meluluskan mudah dihubungi dan memutuskan dalam sehari dua.
- Organisasi anda sudah mempunyai polisi kelulusan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak bayaran, beberapa orang yang meluluskan dan dokumen tidak konsisten.
- Pembayar berbeza, seperti pelanggan dan agensi, masing-masing meluluskan sebahagian invois yang sama.
- Kelulusan lewat kerana orang yang meluluskan tiada bukti.
Perlukan kelulusan bergerak tanpa dikejar?
Ketua projek persidangan boleh menyusun pek bagi setiap bayaran, menyemak setiap lampiran ada, mengemukakan satu soalan jelas kepada orang yang meluluskan dan merekod jawapannya. Had kuasa dan keputusan akhir untuk membayar terletak pada organisasi anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah setiap bayaran memerlukan pek penuh?
Gunakan pek penuh bagi bayaran yang melebihi had yang ditetapkan jawatankuasa anda, dan muka depan ringkas di bawahnya. Tulis had itu.
Bolehkah kelulusan diberi melalui mesej?
Boleh, jika mesej menamakan bayaran dan orang yang meluluskan dapat melihat buktinya. Simpan bersama pek.
Bagaimana jika orang yang meluluskan tiada?
Namakan timbalan lebih awal. Jangan tunggu sehingga bayaran hampir tamat tempoh baru memutuskan siapa boleh mengganti.
Siapa menyemak pek lengkap?
Orang selain orang yang meluluskan, lazimnya wakil kewangan atau ketua projek, menggunakan muka depan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.