Resit yang diperlukan untuk tuntutan perbelanjaan acara
Sukarelawan dan kakitangan membayar bahan dan pengangkutan sendiri, dan tuntutan tiba sebagai gambar slip yang renyuk.
Jawapan ringkas
Tuntutan yang boleh dibayar balik memerlukan lima perkara: resit atau bukti bayaran lain, nota tentang tujuannya, baris bajet, kelulusan daripada seseorang yang tahu perbelanjaan itu perlu, dan butiran bayaran penuntut. Jika salah satu tiada, itu sebab untuk bertanya, bukan untuk meneka.
Apa yang boleh dibayar balik oleh organisasi anda, dan dokumen apa yang diterima untuk akaun dan cukainya, ialah soalan untuk wakil kewangan dan penasihat anda. Ini senarai semak pengendalian.
Sepakati peraturan sebelum acara
Beritahu sukarelawan, kakitangan dan ahli jawatankuasa sebelum mereka berbelanja: apa yang boleh dituntut, apa yang memerlukan kelulusan dahulu, tarikh akhir tuntutan, dan bukti apa yang perlu disimpan.
Tulis satu borang tuntutan ringkas supaya setiap tuntutan tiba dalam bentuk yang sama.
Apa yang perlu ada dalam tuntutan
| Item | Semakan |
|---|---|
| Resit atau invois | Jelas, menunjukkan penjual, tarikh, item dan jumlah dibayar |
| Tujuan | Satu baris yang menghubungkan perbelanjaan dengan acara dan keperluan aturcara |
| Baris bajet | Kos itu tergolong dalam baris yang mana |
| Kelulusan awal | Siapa bersetuju dengan perbelanjaan, atau nota bahawa ia pengecualian segera |
| Butiran penuntut | Nama dan akaun untuk bayaran, disahkan seperti bagi pembekal |
| Pendua | Belum dibayar melalui kad, tunai runcit atau invois pembekal |
Mengendalikan tuntutan
- Catat tuntutan dalam daftar ringkas dengan tarikh diterima dan nama penuntut.
- Semak resit, tujuan dan kelulusan awal dengan senarai semak.
- Tanya sebarang kekurangan kepada penuntut secara bertulis, dengan tarikh untuk menjawab.
- Hantar tuntutan yang lengkap kepada orang yang meluluskan dengan muka depan ringkas, seperti bagi mana-mana kelulusan bayaran.
- Bayar hanya ke akaun penuntut yang disahkan dan rekod tarikh bayaran.
- Masukkan tuntutan yang dibayar dan ditolak dalam penyelarasan akhir.
Apabila resit hilang
Jangan menolak atau menerima secara refleks. Minta penuntut bukti lain, seperti baris penyata bank atau kad, salinan daripada penjual atau nota bertulis daripada penjual.
Jika tiada apa-apa, pembuat keputusan memutuskan sama ada menerima akuan bertandatangan, dan penasihat kewangan anda menyatakan sama ada organisasi boleh berbuat demikian untuk rekodnya.
Soalan untuk penasihat kewangan atau cukai anda
- Perbelanjaan mana yang boleh dibayar balik oleh organisasi dan di bawah polisi apa.
- Bukti apa diperlukan untuk akaun dan sebarang tujuan cukai, dan berapa lama ia disimpan.
- Bagaimana mengendalikan tuntutan oleh orang yang bukan pekerja, seperti sukarelawan.
- Bagaimana mengendalikan hadiah, makanan dan elaun harian, jika terlibat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tuntutan sukarelawan selepas forum serantau
Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan menerima lapan tuntutan sukarelawan selepas forum serantaunya, berjumlah RM 1,640 (angka ilustrasi). Enam lengkap. Satu mempunyai slip kad tanpa resit terperinci, dan satu untuk sepanduk yang tidak pernah diluluskan penanggungjawab acara.
Urus setia meminta sukarelawan pertama salinan terperinci daripada penjual, dan merujuk tuntutan sepanduk kepada penanggungjawab acara, yang memutuskan. Enam yang lain dibayar dalam satu kumpulan selepas orang kedua menyemak muka depan.
Gunakan sendiri
Senarai semak tuntutan bayaran balik
Lampirkan pada setiap tuntutan. Tuntutan dihantar kepada orang yang meluluskan hanya apabila setiap baris ditandakan atau ada nota bertulis.
- Nama penuntut dan tarikh tuntutan:
- Resit dilampirkan dan jelas: penjual, tarikh, item, jumlah
- Tujuan dalam satu baris dan kaitan dengan acara:
- Baris bajet:
- Diluluskan lebih awal oleh [nama] / pengecualian segera dicatat
- Belum dibayar melalui kad, tunai runcit atau invois pembekal:
- Akaun penuntut disahkan oleh [nama, tarikh]:
- Bukti hilang: alternatif diminta pada [tarikh]
- Keputusan orang yang meluluskan, nama dan tarikh:
- Tarikh dan rujukan bayaran:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Tuntutan sedikit dan seorang wakil kewangan mengetahui setiap perbelanjaan.
- Peraturan diberi kepada penuntut sebelum acara.
- Kebanyakan perbelanjaan diluluskan lebih awal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai sukarelawan atau kakitangan membayar sendiri untuk beberapa keperluan berlainan.
- Resit hilang atau bercampur dengan perbelanjaan peribadi.
- Tiada siapa menetapkan apa yang boleh dituntut.
Perlukan tuntutan dikumpul dan disemak?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan peraturan dan borang tuntutan sebelum acara, mengumpul dan menyemak tuntutan dengan senarai semak, menghantar yang lengkap kepada orang yang meluluskan di pihak anda dan menyenaraikan pengecualian untuk pembuat keputusan anda. Item mana yang boleh dibayar balik di bawah polisi anda diputuskan oleh wakil kewangan dan penasihat anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah penyata kad mencukupi sebagai ganti resit?
Kadangkala, sebagai bukti sokongan, tetapi ia mungkin tidak menunjukkan apa yang dibeli. Tanya wakil kewangan anda apa yang diperlukan rekod anda.
Perlukah kami menetapkan tarikh akhir tuntutan?
Ya. Pilih tarikh sebelum penyelarasan akhir dan beritahu penuntut sebelum acara.
Bolehkah kami membayar balik perbelanjaan yang tiada siapa luluskan?
Itu untuk pembuat keputusan. Rekod sebabnya dan sama ada ia pengecualian.
Bolehkah tuntutan dibayar tunai?
Tanya wakil kewangan anda. Apa pun kaedahnya, rekod penerima, tarikh dan rujukan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.