Tutup akaun acara dengan satu angka akhir
Acara sudah selesai, pembekal sudah atau hampir dibayar, dan jawatankuasa mahu satu angka kos sebenar.
Jawapan ringkas
Penyelarasan akhir membandingkan empat perkara baris demi baris: apa yang dibajetkan, apa yang dijanjikan, apa yang diinvois dan apa yang sebenarnya keluar atau masuk bank. Setiap perbezaan sama ada dijelaskan, dibetulkan atau disenaraikan sebagai item terbuka dengan penanggungjawab.
Ia berakhir dengan penyata penutup yang boleh disemak oleh wakil kewangan atau juruaudit anda, serta senarai item yang kekal terbuka selepas acara.
Apa yang diletakkan bersebelahan
Bagi setiap baris bajet, kumpul jumlah yang diluluskan, pesanan belian atau kontrak, invois yang diterima, sebarang nota kredit dan bayaran bank yang dibuat. Tambah penerimaan dengan cara yang sama: dijangka, diinvois dan dimasukkan ke bank.
Jika anda menggunakan penjejak tarikh penting pembayaran dan daftar deposit, itulah data permulaan anda.
Langkah penutupan
- Tetapkan tarikh tutup dan maklumkan pembekal bahawa invois selepasnya memerlukan kelulusan penanggungjawab acara.
- Senaraikan setiap pembekal dengan nilai dijanjikan, nilai diinvois, nota kredit dan nilai dibayar.
- Jalankan helaian penyelarasan invois untuk kuantiti, harga dan pendua, dan selesaikan setiap ketidakpadanan.
- Padankan penerimaan: yuran pendaftaran, bayaran penaja dan bayaran balik dengan penyata bank.
- Bandingkan setiap baris bajet dengan kos akhir dan tulis sebab satu baris bagi setiap perbezaan melebihi had yang ditetapkan jawatankuasa anda.
- Rekod item terbuka: invois belum bayar, nota kredit dijangka, deposit yang dipulangkan dan apa-apa yang dipertikaikan, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh.
- Sediakan penyata penutup dan serahkan kepada wakil kewangan untuk semakan.
Perbezaan biasa dan puncanya
| Perbezaan | Punca mungkin | Tindakan |
|---|---|---|
| Invois melebihi pesanan belian | Item ditambah atau harga berubah selepas pesanan | Semak kelulusan; gunakan log percanggahan |
| Dibayar tetapi tiada invois | Deposit atau bayaran pendahuluan | Padankan dengan daftar deposit dan tunggu invois akhir |
| Ada invois tetapi belum dibayar | Pertikaian, kelulusan tiada atau tiba lewat | Senaraikan sebagai item terbuka dengan penanggungjawab dan tarikh |
| Penerimaan dalam bank, tiada dalam rekod | Pendaftaran lewat atau pindahan tidak dikenal pasti | Jejaki kepada pembayar sebelum merekod |
| Nota kredit dijangka tidak diterima | Pembekal belum mengeluarkannya | Kejar dan jejak dalam daftar nota kredit |
Soalan untuk penasihat kewangan atau audit anda
- Bagaimana acara dikemukakan dalam akaun organisasi, dan dalam tempoh mana.
- Sama ada sebarang jumlah memerlukan pengendalian berasingan, seperti geran atau dana pelanggan.
- Rekod sokongan apa yang mesti disimpan dan untuk berapa lama.
- Siapa menandatangani penyata penutup.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan dua hari ditutup dengan tiga item terbuka
Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.
Sebuah badan profesional rekaan menutup persidangan dua harinya. Penyelarasan menunjukkan 24 baris pembekal. Dua puluh satu sepadan pada pesanan, invois dan bayaran. Tiga masih terbuka: satu invois yang RM 2,400 melebihi pesanannya, satu nota kredit yang dijanjikan pembekal AV tetapi belum diterima, dan satu deposit yang venue telah bersetuju secara bertulis untuk dipulangkan.
Penyata penutup menyenaraikan ketiga-tiganya dengan penanggungjawab dan tarikh. Majlis menerima penyata itu dengan item tersebut ditandakan terbuka, bukan disembunyikan dalam jumlah keseluruhan.
Gunakan sendiri
Helaian kerja penyelarasan penutup
Satu baris bagi setiap baris bajet atau pembekal. Bawa baris yang belum selesai ke senarai item terbuka.
| Baris atau pembekal | Bajet | Dijanjikan | Diinvois | Nota kredit | Dibayar | Perbezaan dan sebab | Terbuka? Penanggungjawab, tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Jumlah penerimaan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara mempunyai sedikit pembekal dan seorang wakil kewangan menyimpan rekod yang jelas sepanjang masa.
- Pesanan, invois dan bayaran membawa rujukan yang sama.
- Jawatankuasa hanya memerlukan satu ringkasan penutup.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal, item dibiayai pelanggan atau beberapa pembayar menyukarkan gambaran keseluruhan.
- Rekod berada dalam peti mel berbeza dan tiada siapa tahu apa yang masih terhutang.
- Pembiaya atau juruaudit memerlukan penyelarasan yang didokumenkan.
Perlukan penyelarasan dijalankan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul pesanan, invois, nota kredit dan bukti bayaran ke dalam satu helaian kerja, mengejar ketidakpadanan dengan pembekal, dan memberi wakil kewangan anda penyata penutup dengan item terbuka disenaraikan. Wakil kewangan atau juruaudit anda menyemak dan mengesahkannya. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila penyelarasan perlu bermula?
Rancang sebelum acara dan mulakan senarai pembekal sebaik invois mula tiba. Penutupan lebih pantas jika rekod disimpan semasa acara berjalan.
Bagaimana jika pembekal menginvois beberapa bulan kemudian?
Tetapkan tarikh potong dan nyatakan secara bertulis. Invois lewat memerlukan kelulusan penanggungjawab acara sebelum dibayar.
Adakah kita menyelaras dengan bank atau dengan bajet?
Kedua-duanya. Bajet menunjukkan rancangan berbanding hasil, dan penyata bank membuktikan apa yang sebenarnya dibayar dan diterima.
Adakah penyelarasan menyelesaikan soalan cukai?
Tidak. Ia menyusun rekod. Layanan cukai dan akaun adalah untuk akauntan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.