Beri perwakilan pilihan untuk menyertai atau tidak
Aturcara termasuk latihan kumpulan, foto dan rangkaian, dan anda mahu perwakilan berasa bebas untuk menyertai atau tidak.
Jawapan ringkas
Senaraikan setiap aktiviti yang meminta sesuatu daripada perwakilan, seperti bercakap dalam kumpulan, difoto, berkongsi butiran hubungan atau menyertai pusingan rangkaian. Bagi setiap satu, nyatakan dengan jelas bahawa ia pilihan, apa alternatifnya, dan cara memilihnya tanpa menjelaskan.
Jadikan pilihan itu kelihatan lebih awal dan mudah digunakan pada hari itu. Pilihan tidak menyertai yang memerlukan perhatian atau menimbulkan rasa janggal bukanlah pilihan yang sebenar.
Cari aktiviti yang memerlukan pilihan
- Latihan kumpulan, lakon peranan atau berkongsi pengalaman peribadi.
- Fotografi, video atau siaran langsung yang mungkin menunjukkan perwakilan.
- Pusingan rangkaian, pengenalan atau pemadanan.
- Tinjauan, pengumpulan soalan atau maklum balas yang mengenal pasti individu.
- Penyenaraian direktori, senarai perwakilan atau perkongsian hubungan.
- Acara sosial, hidangan atau aktiviti yang melibatkan sentuhan fizikal atau alkohol, di mana organisasi anda mempunyai pendirian.
Tawarkan alternatif sebenar, bukan hanya kebenaran untuk pergi
| Aktiviti | Cara tidak menyertai | Alternatif ditawarkan | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|
| Latihan kumpulan | Memerhati atau bekerja sendiri; tidak perlu memberi sebab | Refleksi bertulis atau peranan pemerhati | Fasilitator |
| Fotografi atau video | Penanda kelihatan atau pelekat pada lencana nama, dipersetujui lebih awal dengan penganjur | Tempat duduk atau kawasan di luar zon foto | Penanggungjawab acara |
| Pusingan rangkaian | Langkau tanpa komen | Kawasan tenang atau papan pengenalan bertulis | Urus setia |
| Perkongsian hubungan | Senarai perwakilan atas dasar pilihan menyertai | Perwakilan bertukar butiran atas syarat sendiri | Urus setia |
| Tinjauan dan soalan | Laluan tanpa nama ditawarkan | Kad kertas, atau tidak menyertai | Moderator |
Nyatakan pilihan awal dan dengan bahasa mudah
Letakkan perkara pilihan dalam nota pra-acara, pada halaman pendaftaran dan dalam aturcara. Satu baris seperti: Segala yang bertanda pilihan memang pilihan, dan anda boleh melangkaunya tanpa memberitahu sesiapa sebabnya.
Beri taklimat kepada fasilitator, hos dan jurugambar tentang cara mengendalikan perwakilan yang menolak, supaya tiada sesiapa diminta mewajarkan pilihan itu.
Soalan untuk pegawai perlindungan data dan undang-undang anda
- Bagaimana persetujuan mesti direkodkan dan di mana bagi foto, video dan perkongsian hubungan?
- Siapa boleh menjawab soalan tentang tempoh foto atau senarai disimpan?
- Apakah ayat yang patut digunakan pada halaman pendaftaran dan papan tanda? Sahkan perkara undang-undang dengan penasihat anda.
- Bagaimana perwakilan boleh menarik balik persetujuan selepas acara, dan siapa mengendalikan permintaan itu?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan menjadikan penyertaan pilihan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurulatih Kepimpinan merancang latihan kumpulan, seorang jurugambar dan senarai perwakilan. Urus setia menambah senarai pilihan pada borang pendaftaran dan penanda foto pilihan, dan memberitahu perwakilan dalam nota pra-acara.
Fasilitator diberi taklimat bahawa sesiapa boleh memerhati latihan tanpa komen. Urus setia bertanya pegawai perlindungan datanya bagaimana persetujuan perlu direkodkan dan mencatat jawapan dalam lembaran aturan.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja pilihan tidak menyertai
Salin satu baris bagi setiap aktiviti yang meminta sesuatu daripada perwakilan.
- Aktiviti dan apa yang diminta daripada perwakilan:
- Cara tidak menyertai, dinyatakan dalam satu ayat mudah:
- Alternatif ditawarkan:
- Di mana pilihan dinyatakan: nota pra-acara / pendaftaran / papan tanda / aturcara:
- Kakitangan atau sukarelawan diberi taklimat, dan oleh siapa:
- Soalan data atau persetujuan kepada pegawai perlindungan data, dan jawapan diterima:
- Bagaimana perwakilan mengubah fikiran pada hari itu atau selepasnya:
- Penanggungjawab dan tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dengan sedikit aktiviti dan seorang untuk memberi taklimat kepada pasukan.
- Perkara pilihan boleh disenaraikan dalam satu nota pra-acara.
- Pegawai data anda telah mengesahkan bagaimana persetujuan direkodkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak aktiviti, fotografi, direktori dan beberapa fasilitator memerlukan satu pendekatan konsisten.
- Aturcara termasuk perkongsian peribadi atau pertukaran hubungan yang menimbulkan soalan kepada pegawai perlindungan data anda.
- Anda mahu pilihan tidak menyertai, orientasi dan maklum balas direka sebagai satu pengalaman perwakilan yang padu.
Mahu pilihan penyertaan dibina dalam pelan?
Event Blueprint boleh menyenaraikan setiap aktiviti yang memerlukan cara untuk memilih, alternatif yang ditawarkan, ayat pada halaman pendaftaran dan papan tanda, serta taklimat untuk fasilitator dan jurugambar, bersama penanggungjawab dan dokumen serah terima. Soalan data dan persetujuan dirujuk kepada pegawai perlindungan data anda sendiri, dan pilihan perwakilan tetap di tangan mereka. Hantar aturcara anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kita mesti menawarkan alternatif?
Ia amalan baik, kerana kebenaran untuk pergi tidak sama dengan pilihan yang selesa. Pastikan alternatif ringkas dan tenang.
Bagaimana dengan jurugambar?
Beri taklimat tentang penanda atau kawasan yang boleh digunakan perwakilan, dan tanya pegawai perlindungan data anda bagaimana persetujuan dan penyimpanan perlu diuruskan. Sahkan perkara undang-undang dengan penasihat anda.
Patutkah kita bertanya perwakilan mengapa mereka tidak menyertai?
Tidak. Tujuan pilihan tidak menyertai ialah ia tidak memerlukan penjelasan. Jika anda mahu belajar, tanya soalan maklum balas umum tentang apa yang akan membantu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.