Bantu peserta kali pertama berasa selesa
Sebahagian perwakilan anda belum pernah hadir sebelum ini, dan mereka tidak tahu peraturan tidak bertulis.
Jawapan ringkas
Peserta kali pertama memerlukan tiga perkara: tahu apa akan berlaku sebelum tiba, mencari jalan dan wajah mesra apabila tiba, dan mengetahui apa yang menjadi pilihan mereka. Nota pra-acara ringkas, tempat sambutan yang jelas dan rakan atau hos pilihan meliputi kebanyakannya.
Orientasi paling berkesan apabila ditawarkan, bukan dipaksakan. Perwakilan yang kembali harus boleh melangkaunya tanpa komen.
Ketahui siapa yang baharu, tanpa menonjolkan mereka
Tanya satu soalan semasa pendaftaran, seperti sama ada ini kali pertama anda di acara ini, dan nyatakan untuk apa ia digunakan. Jadikan pilihan jika jawatankuasa anda mahu.
Gunakan jawapan itu untuk menentukan saiz orientasi, bukan untuk melabel sesiapa pada lencana nama kecuali perwakilan itu memilihnya.
Apa yang biasanya perlu diketahui peserta kali pertama
- Bentuk hari itu: masa mula, rehat, siapa berucap, bila tamat.
- Di mana mendaftar, meletak beg, lokasi sesi, dan di mana ruang tenang, disahkan dengan tempat acara.
- Aktiviti mana yang pilihan, seperti sesi rangkaian atau latihan kumpulan, dan cara tidak menyertai tanpa perlu menjelaskan. Lihat pilihan tidak menyertai aktiviti.
- Siapa untuk ditanya bagi bantuan dan cara menghubungi mereka.
- Jangkaan pakaian, bahasa dan tatalaku seperti yang ditetapkan organisasi anda.
Tiga alat ringan
| Alat | Apa ia | Penanggungjawab | Perhatian |
|---|---|---|---|
| Nota pra-acara | Satu halaman atau e-mel ringkas dihantar sebelum hari itu dengan bentuk aturcara, ketibaan dan perkara pilihan | Urus setia | Pastikan ringkas; beri pautan, jangan ulang seluruh aturcara |
| Tempat sambutan | Tempat bertanda jelas semasa ketibaan dengan hos yang dinamakan | Penanggungjawab acara dan sukarelawan | Taklimat hos tentang apa yang boleh dan tidak boleh dijawab |
| Rakan pilihan | Perwakilan yang kembali yang menawarkan diri memperkenalkan orang baharu | Sukarelawan jawatankuasa | Padankan dengan persetujuan; benarkan kedua-dua pihak menolak |
Semak sama ada ia membantu
Tambah satu atau dua soalan pada soal selidik maklum balas anda: adakah anda tahu apa yang dijangka, dan adakah sesuatu tidak jelas semasa ketibaan? Elakkan ayat yang mengarahkan jawapan dan jangan laporkan skor kepuasan sebagai bukti aturcara berjaya.
Catat jawapan berbanding tindakan yang anda ambil, supaya pasukan tahun depan nampak apa yang patut dikekalkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan menyambut ahli barunya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pakar Rantaian Bekalan menambah soalan kali pertama sebagai pilihan pada borang pendaftarannya. Urus setia menghantar nota satu halaman kepada perwakilan itu dengan bentuk hari itu, tempat pendaftaran dan perkara pilihan.
Tiga ahli jawatankuasa yang kembali menawarkan diri sebagai rakan pilihan dan memakai penanda kecil yang dipersetujui lebih awal. Urus setia memberitahu mereka bahawa mereka boleh menolak sebarang permintaan pengenalan dan orang baharu boleh menolak bantuan tanpa komen.
Gunakan sendiri
Pelan orientasi peserta kali pertama
Salin dan lengkapkan. Segala yang bertanda pilihan hendaklah kekal pilihan pada hari itu.
- Soalan pendaftaran dan cara jawapan digunakan:
- Nota pra-acara: kandungan, tarikh hantar, penanggungjawab:
- Tempat sambutan: lokasi (disahkan dengan tempat acara), nama hos, tarikh taklimat:
- Rakan pilihan: senarai sukarelawan, kaedah pemadanan, cara mana-mana pihak boleh menolak:
- Senarai aktiviti pilihan, dengan laluan tidak menyertai bagi setiap satu:
- Di mana mendapatkan bantuan pada hari itu dan cara menghubungi mereka:
- Soalan ditambah pada borang maklum balas:
- Apa akan dikekalkan atau diubah pada kali seterusnya, dan siapa memutuskan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara cukup kecil untuk urus setia menyambut orang secara peribadi.
- Anda sudah menghantar nota pra-acara dan boleh menambah satu perenggan.
- Sukarelawan daripada jawatankuasa tersedia pada hari itu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara berbilang tempat, berbilang sesi selari atau mempunyai ramai perwakilan kali pertama dan orientasi memerlukan skrip dan taklimat.
- Hos, sukarelawan dan kakitangan tempat acara memerlukan satu taklimat dan lembaran aturan.
- Anda mahu orientasi, rangkaian dan maklum balas direka sebagai satu pengalaman perwakilan yang padu.
Mahu orientasi direka dalam pelan?
Event Blueprint boleh menyusun nota pra-acara, tempat sambutan dan taklimat hos, pendekatan rakan pilihan serta soalan maklum balas sebagai sebahagian daripada pakej perancangan, bersama tanggungjawab dan dokumen serah terima. Nada dan perkara pilihan tetap menjadi keputusan organisasi anda. Hantar ringkasan acara anda dan bilangan perwakilan kali pertama yang dijangka; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah peserta kali pertama memakai lencana berbeza?
Hanya jika setiap perwakilan memilihnya. Sesetengah orang suka isyarat itu, yang lain rasa ditonjolkan. Tawarkan sebagai pilihan, bukan lalai.
Adakah program rakan berbaloi dengan usaha?
Boleh, jika sukarelawan diberi taklimat dan kedua-dua pihak boleh menolak. Mulakan kecil dan semak maklum balas sebelum meluaskan.
Bagaimana mengukur sama ada orientasi berjaya?
Tanya satu atau dua soalan mudah tentang kejelasan semasa ketibaan dan catat komen. Jangan dakwa impak daripada satu skor.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.