Mengagihkan perwakilan kepada kumpulan kecil
Aturcara ada sesi kumpulan kecil, dan anda perlu memutuskan tempat duduk tanpa barisan di pintu.
Jawapan ringkas
Pilih kaedah pengagihan daripada tujuan sesi kumpulan kecil: tetapkan awal apabila kumpulan mesti bercampur atau seimbang, biar perwakilan memilih sendiri apabila minat paling penting, atau gabungkan keduanya. Tulis peraturannya, kapasiti bilik yang disahkan tempat acara, dan cara mudah untuk bertukar.
Beritahu perwakilan bagaimana kumpulan dibentuk dan bahawa mereka boleh meminta berpindah. Keadilan lebih mudah dijelaskan daripada dipertahankan kemudian.
Mulakan daripada tujuan sesi kumpulan kecil
Sesi untuk perbincangan mendalam tentang topik sesuai dengan pilihan sendiri. Sesi yang bertujuan mencampurkan kawasan asal, jenis majikan atau tahap pengalaman sesuai dengan penetapan awal. Sesi untuk membuat keputusan sesuai dengan kumpulan yang merangkumi peranan yang betul.
Tulis tujuan dalam satu ayat dan gunakannya untuk memilih kaedah.
Bandingkan tiga kaedah
| Kaedah | Terbaik untuk | Memerlukan | Perlu diberi perhatian |
|---|---|---|---|
| Ditetapkan awal | Kumpulan campuran, peranan seimbang, tugasan yang dipandu fasilitator | Medan pendaftaran yang akan digunakan, seorang yang mengagihkan, senarai dipaparkan awal | Perubahan saat akhir; orang ditempatkan tanpa pilihan |
| Pilih sendiri | Minat topik, dewan besar dengan beberapa pilihan | Huraian topik yang jelas, papan tanda bilik, semakan kapasiti | Topik popular terlalu penuh; perwakilan pendiam mungkin ke tepi |
| Campuran | Pilih topik, tetapi dengan peraturan imbangan | Proses dua langkah, seorang penyelaras | Penjelasan tambahan; kekalkan peraturan ringkas |
Sahkan fakta bilik, jangan anggap
- Minta tempat acara mengesahkan secara bertulis kapasiti setiap bilik kumpulan kecil untuk susun atur anda.
- Tanya siapa bertanggungjawab atas papan tanda, siapa membuka bilik dan bila.
- Sahkan bagaimana perwakilan dengan keperluan akses sampai ke kumpulan mereka dan sama ada mana-mana bilik perlu dielakkan.
- Tanya pegawai kebolehcapaian anda apa yang perlu disahkan bagi setiap bilik; jangan putuskan sendiri.
- Simpan ruang ganti atau pelan limpahan jika satu kumpulan lebih besar daripada dijangka.
Peraturan tukar yang mudah
- Terbitkan pengagihan menjelang tarikh tertentu sebelum acara, dengan kaedah dijelaskan dalam satu baris.
- Namakan seorang yang boleh diminta menukar oleh perwakilan, dan nyatakan masa tutup.
- Kemas kini senarai dan papan tanda bilik pada masa yang sama.
- Catat perubahan supaya fasilitator mendapat senarai akhir.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum profesional mengimbangi bengkelnya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Arkitek Landskap menganjurkan satu pagi dengan tiga bengkel. Urus setia mahu setiap kumpulan mencampurkan saiz amalan, maka ia menambah medan pilihan saiz amalan dan mengagihkan perwakilan, memberitahu mereka sebabnya.
Ia meminta tempat acara mengesahkan kapasiti setiap bilik secara bertulis, mendapati satu bilik lebih kecil daripada dianggap, dan mengimbangi semula lebih awal. Seorang penyelaras yang dinamakan mengendalikan permintaan tukar sehingga waktu yang dinyatakan pada hari sebelumnya.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja pengagihan kumpulan kecil
Salin dan lengkapkan sebelum pengagihan diterbitkan.
- Tujuan sesi kumpulan kecil, satu ayat:
- Kaedah: ditetapkan awal / pilih sendiri / campuran, dan sebabnya:
- Medan digunakan untuk pengagihan (pilihan jika boleh) dan siapa melihatnya:
- Bilik, kapasiti disahkan tempat acara dan susun atur:
- Pelan limpahan:
- Keperluan akses: siapa mengesahkan dengan tempat acara, dan menjelang bila:
- Tarikh terbit dan cara perwakilan diberitahu:
- Peraturan tukar: siapa mengendalikan, masa tutup, cara senarai dan papan tanda dikemas kini:
- Senarai fasilitator dikeluarkan, dan oleh siapa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Beberapa kumpulan, satu bilik setiap satu, dan seorang penyelaras dengan senarai.
- Pilihan sendiri dengan papan tanda jelas memadai untuk tujuan itu.
- Tempat acara telah mengesahkan kapasiti.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak sesi, peraturan bercampur dan beberapa fasilitator memerlukan seorang penanggungjawab pengagihan.
- Pendaftaran lewat dan pertukaran kerap mengubah senarai.
- Anda mahu sesi kumpulan kecil, rangkaian dan maklum balas sesuai dengan pengalaman perwakilan yang sama.
Mahu sesi kumpulan kecil dirancang dalam aturcara?
Event Blueprint boleh menyusun kaedah pengagihan, medan yang benar-benar diperlukan, keperluan bilik dan fasilitator untuk disahkan dengan tempat acara, peraturan tukar dan senarai yang diterima fasilitator, sebagai sebahagian daripada pakej perancangan dan lembaran aturan. Siapa pergi ke mana tetap menjadi keputusan jawatankuasa anda. Hantar aturcara anda dan sesi kumpulan kecil yang dirancang; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah perwakilan memilih kumpulan sendiri?
Apabila minat topik paling penting, ya. Apabila anda memerlukan kumpulan campuran, agihkan dan jelaskan sebabnya. Dalam kedua-dua kes, benarkan cara untuk bertukar.
Bagaimana jika sesuatu kumpulan terlalu penuh?
Sediakan pelan limpahan yang dipersetujui dengan tempat acara dan fasilitator, dan tentukan siapa memindahkan orang. Sahkan kapasiti bilik secara bertulis, jangan anggap.
Adakah kita perlukan data peribadi untuk mengagihkan?
Gunakan hanya apa yang diperlukan pengagihan dan jadikan medan pilihan jika boleh. Tanya pegawai perlindungan data anda bagaimana ia diuruskan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.