简要回答
持份者登记表列出所有与活动有利害关系的个人或群体、他们的需要、他们有多大发言权，以及团队中谁负责维系这层关系。它是一张工作表，每次筹委会会议都要检视。
它的主要用途是暴露缺口：没人沟通过的批准人、有汇报期待的资助方、已更换的场地联络人，或受影响却从未被征询的群体。
哪些人应列入登记表
- 决策者：主事人、主席、财政、理事会或董事会、资助方。
- 执行方：筹委会成员、志愿者、场地、供应商、讲者、联合主办方。
- 参加者和影响者：各类会员、批准员工出席的雇主、合作协会。
- 受影响的群体：场地的邻近住户、其他部门、替参加者代班的同事。
- 需要答复的主管机构和专业方，例如许可、认证或数据保护方面的联络人。这里记录待问的问题，答案由对方给出。
建立登记表的决策顺序
各组如何处理
| 组别 | 影响力与关注度 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 密切管理 | 高且高 | 定期联系，让其参与决定，记录共识。 |
| 保持满意 | 影响力高，关注度较低 | 在关键节点简短通报，避免意外。 |
| 保持知情 | 影响力较低，关注度高 | 清晰沟通，提供提问渠道。 |
| 留意观察 | 低且低 | 在检视会议上查看。 |
让它持续有效
每次筹委会会议都检视登记表，看有无新名字、角色变动和已作的承诺。把共识和未决请求记录在决策记录中。
个人资料只保留团队所需的，并限制查看权限。不确定什么合适时，请向负责数据保护的人询问。
实例演示 · 虚构示例
一份虚构联合主办论坛的登记表
组织和数字均为虚构，仅作说明。
两家虚构协会联合举办一日论坛，登记表有十四行。资助方影响力高、关注度中等，由财政负责联系，场地订金之前需提交一份进度说明。
建立过程中，秘书处发现没有人负责与合作协会会长的关系，而他可以批准使用其标志。副主席被指定为负责人，并约好一周内通话。
可直接使用
持份者登记表
把这张表复制到共享电子表格中。每个人或群体一行，写职位，而不只是姓名。
| 持份者 | 在活动中的角色 | 他们的需要 | 影响力 | 关注度 | 关系负责人（职位） | 下次联系及日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 筹委会人数不多，认识大部分持份者。
- 有一位明确的主事人，审批链很短。
- 有人会在每次会议后更新登记表。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 联合主办方、资助方和理事会各有不同期待，而且没有商定谁与谁沟通。
- 持份者关系依赖一个即将离任的人。
- 需要项目负责人维持联系节奏并及早提示冲突。
希望持份者的联系有人管理，而不只是列出来？
项目负责人可以与您的筹委会一起建立登记表，为每个持份者指定关系负责人，维持联系节奏，并提示需要批准人决定的事项。项目负责人负责协调和汇报，决定权仍在您的批准人手中。请把目前的持份者名单发给我们，回复会说明工作范围。
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主办方常见问题
登记表应该有多少个持份者？
专业活动一般十到二十个。更多的话，可以把次要的合并成组。
谁应该负责登记表？
日常负责人，每一行再分配给关系负责人。每次筹委会会议都检视。
持份者登记表和RACI一样吗？
不一样。登记表记录谁重要、他们需要什么。如何制作活动RACI职责矩阵记录每项任务由谁执行、批准、提供意见和被告知。
讲者和赞助方要列入吗？
要，作为执行方或资助方列入，并写明负责联系的人。登记表只记录关系，商业条款另行记录。
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